PERSONVERNERKLÆRING FOR KONSULENTER

VOLVO behandler følgende kategorier av personopplysninger delvis eller i sin helhet.

• Data om enkeltpersoner, som navn, fødselsdato, kjønn, nasjonalitet, foretrukket språk og bilde
• Organisasjonsopplysninger, som rådgivningsnummer, tjenestebeskrivelse, arbeidssted, forretningsenhet, avdeling, administrator, nærmeste underordnede
• Kontaktopplysninger, som arbeidssted, hjemmeadresse, e-postadresse og telefonnummer
• Opplysninger om konsulentadministrasjon, som konsulentavtale og opplysninger om prosjektets start- og sluttdato
• Tidsopplysninger, for eksempel arbeidstid, reell tid som er brukt til arbeidsoppgaver
• Sikkerhetsopplysninger, for eksempel tilgangskort, tilgangsrettigheter og bruk av tilgangskort og tilgangsrettigheter
• Opplysninger om helse og sikkerhet, som opplysninger om jobbrelaterte hendelser
• Produksjons-/reparasjons-/serviceopplysninger, som sporing og logging av aktiviteter utført av deg i forbindelse med produksjon, vedlikehold, reparasjon eller service på kjøretøy
• Kompetanseopplysninger, som CV-er og lærings- eller praksisaktiviteter
• Opplysninger om administrasjon av reiser, som opplysninger om forretningsreiser, bookingopplysninger, passnummer, reisefakturaer og reisefradrag
• Opplysninger om hjelp og støtte, som spørsmål fra deg, VOLVO-sjefen din og/eller personalavdelingen angående prosjektet ditt eller IT-utstyr eller støtte som er levert til deg angående dette
• IT-relaterte opplysninger, som bruker-ID, passord, påloggingsdetaljer samt data og logger om bruken din av VOLVOs IT-utstyr, -programmer eller -tjenester, i henhold til VOLVOs IT-retningslinjer som er gjeldende på den aktuelle datoen

Merk at noen opplysninger om helse og sikkerhet anses som sensitive opplysninger i henhold til det gjeldende lovverket for databeskyttelse, og derfor blir behandlet svært forsiktig. Merk at sensitive opplysninger bare behandles hvis det eksisterer juridiske forpliktelser og/eller uttrykkelig samtykke.

Merk også at kjøretøygenererte opplysninger (som kjøretøy-/chassisnummer, signaler osv.) genereres automatisk når du bruker et Volvo-eid produkt, for eksempel en lastebil. VOLVO bruker imidlertid ikke slike opplysninger med mindre bruken er knyttet til testaktiviteter, løsning av kvalitetsproblemer eller produktutvikling.

VOLVO kan også behandle en begrenset mengde personopplysninger (navn og kontaktopplysninger) om personer som du har ført opp som personer VOLVO skal kontakte i nødstilfeller.

VOLVO behandler personopplysninger basert på ett av følgende juridiske grunnlag. Se flere detaljer nedenfor.

• Kontraktsforpliktelser. VOLVO må for eksempel behandle personopplysninger for å oppfylle tjenesteavtalen som er inngått med arbeidsgiveren din.

• Legitime interesser. VOLVOs legitime interesser handler vanligvis om å administrere den daglige driften, sikre anlegg og utstyr og beholde intern kontroll. For å behandle personopplysninger på basis av en balanse av interesser utfører VOLVO en individuell vurdering av hver sak. VOLVO må for eksempel behandle bestemte personopplysninger for å kunne administrere dine forretningsreiser der VOLVOs legitime interesser er å administrere den daglige driften, eller VOLVO må behandle bestemte personopplysninger for å undersøke statusen til IT-utstyr der VOLVOs legitime interesser er å sikre utstyret.

Under spesielle forhold, og kun når ingen annen juridisk basis kan tas i bruk, kan VOLVO be deg om samtykke til å behandle personopplysningene dine. Hvis du gir oss samtykke, kan du trekke det når som helst, men dette har ingen innvirkning på rettmessigheten av behandlingen som ble utført før samtykket ble trukket.

VOLVO behandler personopplysninger, som eksemplifisert ovenfor, for formålene som er angitt nedenfor.

Administrasjon (vanligvis basert på kontraktsforpliktelser og/eller balanse av interesser)

• Muliggjøre registrering av deg i VOLVOs systemer og generell administrasjon av prosjektet ditt hos VOLVO
• Muliggjøre riktig lisensbruk
• Muliggjøre et oppdatert organisasjonsdiagram og en oppdatert journal over konsulenter, inkludert produksjon av interne rapporter og statistikker
• Muliggjøre oppfølging av prosjekter

Rapportering (vanligvis basert på juridiske forpliktelser og/eller balanse av interesser)

• Muliggjøre rapportering til myndighetene i henhold til loven
• Muliggjøre loggføring av arbeidstid for fakturering til arbeidsgiveren din

Arbeidsmiljø og produktsikkerhet (vanligvis basert på juridiske forpliktelser og/eller balanse av interesser)

• Muliggjøre oppfyllelse av VOLVOs forpliktelser til å tilby et trygt arbeidsmiljø (inkludert kontroll over og forebygging av uautorisert tilgang til VOLVOs anlegg og utstyr) og andre arbeidsmiljøforpliktelser som angitt i arbeidsmiljøloven
• Muliggjøre oppfyllelse av VOLVOs forpliktelse tilknyttet produktsikkerhet og -kvalitet

Utviklingen din og aktivitetene dine (vanligvis basert på juridiske og/eller kontraktsmessige forpliktelser og/eller balanse av interesser)

• Muliggjøre aktiviteter med hensyn til kompetanseutvikling
• Muliggjøre og foreslå lærings- eller praksisaktiviteter

Aktiviteter knyttet til ansattes arbeid (vanligvis basert på juridiske og/eller kontraktsmessige forpliktelser og/eller legitime interesser)

• Muliggjøre utføring av arbeidsoppgaver, som å skrive e-poster, opprette dokumenter, rapporter, presentasjoner, tegninger osv.
• Muliggjøre forretningsreiser
• Muliggjøre svar på spørsmål fra deg, VOLVO-sjefen din og/eller personalavdelingen angående prosjektet ditt eller IT-utstyr/-tjenester eller levering av støtte som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene dine
• Muliggjøre oppfølging av VOLVOs retningslinjer, inkludert Volvos regler for god oppførsel og VOLVOs IT-retningslinjer som er gjeldende på den aktuelle datoen, for å sikre at retningslinjene følges, og for å undersøke mistanke om forbudt aktivitet

Forskning og utvikling og løsning av kvalitetsproblemer (vanligvis basert på legitime interesser)

• Muliggjøre forsknings- og utviklingsaktiviteter knyttet til Volvo-produkter (f.eks. lastebiler), som innebærer bruk av kjøretøydata som genereres når du bruker et produkt eid av Volvo (se ovenfor)
• Muliggjøre løsning av kvalitetsproblemer knyttet til Volvo-produkter (f.eks. lastebiler), som innebærer bruk av kjøretøydata som genereres når du bruker et produkt eid av Volvo (se ovenfor)

VOLVO henter først og fremst personopplysninger fra deg selv, VOLVO-sjefen din, arbeidsgiveren din og/eller personalavdelingen eller fra tredjeparter du har henvist oss til for å innhente personopplysninger om deg. Enkelte personopplysninger kan også bli automatisk generert fra VOLVOs IT-system, for eksempel oppretting av bruker-ID.

Personopplysninger er en forutsetning og en nødvendighet for å oppfylle konsulentavtalen din, som kanskje ikke kan inngås med mindre du oppgir de nødvendige personopplysningene.

VOLVO deler vanligvis ikke personopplysningene dine med noen utenfor Volvo-konsernet med mindre lover eller forskrifter krever det. Hvis det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysningene dine, kan VOLVO komme til å dele personopplysningene dine med andre selskaper i Volvo-konsernet, inkludert selskaper utenfor EU og EØS. Hvis det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysningene dine, kan VOLVO også komme til å dele personopplysningene dine med tredjepartsleverandører, inkludert leverandører utenfor EU og EØS.

VOLVO gjennomfører nødvendige tiltak for å etablere et tilfredsstillende sikkerhetsnivå for personopplysningene dine i henhold til det gjeldende lovverket for databeskyttelse. Dette kan for eksempel omfatte bruken av interne eller eksterne databehandlingsavtaler basert på EU-godkjente standard kontraktbestemmelser eller EU-US Privacy Shield (rammeverket om overføring av personopplysninger fra Europa til USA) eller andre lignende mekanismer som de relevante myndighetene til enhver tid har anerkjent eller vedtatt. Hvis du har spørsmål om overføringen, kan du kontakte personvernombudet i VOLVO.

VOLVO oppbevarer vanligvis personopplysninger så lenge konsulentavtalen varer. Når konsulentavtalen er avsluttet, oppbevarer VOLVO bare personopplysninger som regnes som nødvendige for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, og bare til disse formålene er oppfylt, eller – hvis senere – så lenge som det er nødvendig for å oppfylle lokale juridiske forpliktelser eller tilfredsstille lovkrav hvis det skulle oppstå en reell, varslet eller forventet tvist eller krav.  

Du har rett til å be om informasjon fra VOLVO om hvilke personopplysninger om deg VOLVO behandler, og til å få tilgang til disse personopplysningene. Du har også rett til å be om korrigering av personopplysningene dine hvis de er ukorrekte, samt å be om at personopplysningene dine slettes. Videre har du rett til å be om begrenset behandling av personopplysninger, noe som innebærer at du ber VOLVO om å begrense behandlingen av personopplysningene dine under visse omstendigheter. I tillegg har du rett til å komme med innsigelser om behandlingen basert på legitime interesser eller behandling i forbindelse med direkte markedsføring. Du har også rett til dataportabilitet (overføring av personopplysningene dine til en annen behandlingsansvarlig) hvis VOLVOs behandling av personopplysningene dine er basert på samtykke eller kontraktsmessige forpliktelser og skjer automatisk.

Du er også berettiget til å fremføre eventuelle klager på VOLVOs behandling av personopplysningene dine til en tilsynsmyndighet. Hvis du vil ha nærmere informasjon om disse rettighetene og hvordan du utøver dem, kan du kontakte personvernombudet i VOLVO. 

Mer informasjon om dataeieres rettigheter