La pubblicazione e la validità della presente versione decorrono dal 2023/09/01
La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali dei suoi consulenti operato da Volvo Group ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente ha operato oppure opera come consulente di una società di Volvo Group, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda.
Ai fini della presente informativa, per "Volvo Group" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo puramente esemplificativo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisione mezzi pesanti del Volvo Group (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.
La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando Volvo Group (in autonomia o di concerto con altre entità) svolge la funzione di titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).
La presente Informativa sulla privacy non si applica quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti di Volvo Group.
Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi di Volvo Group possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.
La società di Volvo Group in cui l'utente opera o ha operato (di seguito denominata "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.
"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.
In caso di domande sul trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare il responsabile della privacy di Volvo Group al seguente indirizzo e-mail: gpo.office@volvo.com oppure tramite posta o telefono ai seguenti recapiti:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Svezia
+46 (0)31 66 00 00
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.
Base giuridica
Volvo può trattare i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche (ulteriori dettagli sono indicati anche di seguito).
Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per i fini generici indicati nella Tabella 1 di seguito.
Tenere presente che l'elenco seguente ha unicamente titolo esemplificativo e non si deve intendere come elenco esaustivo. Volvo non elabora necessariamente tutti i dati del cliente elencati di seguito, alcune finalità del trattamento si sovrappongono e potrebbero esservi diverse finalità che giustificano il nostro utilizzo dei dati personali dell'utente.
Tabella 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento
Categorie di dati personali | Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento |
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Dati individuali, come nome, data di nascita, numero di previdenza sociale (o equivalente), sesso, nazionalità, lingua preferita e foto
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Dati organizzativi, come il numero della consulenza, la descrizione dei servizi, il luogo di lavoro, la business unit, il dipartimento, il manager e i collaboratori diretti
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Informazioni di contatto, come luogo di lavoro, indirizzo di casa, e-mail e numero di telefono
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Dati amministrativi della consulenza, come il contratto di consulenza e informazioni sulla data di inizio e la data di conclusione dell'incarico
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Dati di natura temporale, come l'orario di lavoro, il monte ore lavorate, le ferie e i congedi per malattia
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Dati di sicurezza, ad es. carte di accesso, diritti di accesso e utilizzo delle carte di accesso e diritti di accesso, dati identificativi, luogo di residenza negli ultimi 5 anni
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Dati su salute e sicurezza, come informazioni sulle assenze per malattia e sugli incidenti legati al lavoro |
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Dati relativi a valutazioni e prestazioni, come valutazioni in relazione a incarichi precedenti e in corso |
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Dati sulle competenze, come documenti relativi all'apprendimento, attività di formazione e autorizzazioni di lavoro pertinenti |
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Dati amministrativi dei viaggi, come informazioni sui viaggi di lavoro, dettagli della prenotazione, numero di passaporto, fatture e indennità di trasferta |
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Dati correlati ai sistemi IT, come ID utente, password, dettagli di accesso nonché dati e log di utilizzo delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di Volvo, ai sensi delle policy IT di Volvo di volta in volta applicabili |
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Help desk e dati di supporto, come domande da parte dell'utente/del suo responsabile Volvo/delle risorse umane relative al suo incarico o al materiale IT o al supporto forniti in relazione allo stesso |
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Dati relativi a manutenzione/riparazioni/assistenza, come il tracciamento e la registrazione delle attività svolte dall'utente in connessione con la manutenzione, la riparazione o l'assistenza di un'auto aziendale |
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Dati del veicolo, come i dati relativi al veicolo o da esso generati, che vengono automaticamente generati durante l'uso di un prodotto di proprietà di Volvo, ad esempio un camion |
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Materiale visivo, come le riprese video registrate su un sistema televisivo a circuito chiuso ("CCTV") di una società del Volvo Group installato nei locali della società del Volvo Group applicabile o su altri sistemi video e di sicurezza/monitoraggio correlati, che si trovino o meno in strutture del Volvo Group, ma per i quali Volvo dispone di un legittimo interesse per la visualizzazione/l'accesso |
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Contatti di emergenza, come il nome e i recapiti delle persone da contattare in caso di emergenza indicate dall'utente |
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Specifico per categorie speciali di dati personali
Si sottolinea in modo particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Tali dati devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione. Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo se autorizzata mediante un apposito consenso, in caso di obbligo legale o di una legittima esigenza aziendale per il trattamento di tali dati (incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le prassi di prudenza attuate per contribuire a gestire le emergenze sanitarie generalizzate). In tali casi, Volvo informerà l'utente e (se richiesto dalla legge) chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo non costituisce una condizione del contratto dell'utente stesso.
Specifico per il monitoraggio CCTV
Volvo può utilizzare il monitoraggio CCTV (come definito sopra) ove consentito dalla legge. Il monitoraggio CCTV viene generalmente utilizzato per controllare e prevenire l'accesso non autorizzato alle strutture e alle apparecchiature Volvo, ma in alcuni Paesi può essere utilizzato anche allo scopo di garantire la conformità alle linee guida e alle procedure di salute e sicurezza e per scopi di miglioramento generale della produzione. Le immagini e le registrazioni CCTV sono archiviate in modo sicuro e accessibili solo in caso di necessità (ad esempio per indagare su un incidente).
Specifico per il processo decisionale automatizzato
Volvo non esegue in modo regolare e sistematico un processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici riguardanti le persone o che possa avere un effetto altrettanto significativo. Nel caso in cui interagisca con una società Volvo in cui viene eseguito tale processo decisionale automatizzato, l'utente deve ricevere un avviso specifico con dettagli di tale processo.
Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, dal suo datore di lavoro, dal suo responsabile Volvo o dalle Risorse umane oppure da qualsiasi altra terza parte a cui l'utente abbia indirizzato Volvo al fine di ottenere tali dati personali.
Alcuni dati personali potrebbero anche essere generati automaticamente dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio durante la creazione dell'ID utente per i sistemi Volvo.
Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria. Pertanto, l'utente non andrà incontro a conseguenze negative se non desidera fornire a Volvo i propri dati personali. Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per amministrarne l'incarico di consulenza con Volvo, ad esempio per la fornitura di strumenti e servizi IT, i diritti di accesso alle strutture Volvo e la registrazione dei tempi. Di conseguenza, Volvo potrebbe non essere in grado di assumere l'utente come consulente, se questi non fornisce alcuni dati personali necessari o se non consente a Volvo di trattare tali dati personali necessari in relazione all'incarico dell'utente stesso.
I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società di Volvo Group e con alcune categorie di terze parti (come illustrato nei dettagli di seguito): ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.
Condivisione dei dati personali all'interno di Volvo Group
Il Volvo Group è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali di Volvo Group e tra le sue varie entità e affiliate. Qualsiasi trasferimento dei dati personali ad altre società di Volvo Group (compresi i trasferimenti dall'interno all'esterno dell'UE/del SEE) sarà regolato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Con questo accordo in vigore, tutte le entità di Volvo Group devono rispettare le stesse regole interne. e i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui Volvo Group elabora i dati.
Condivisione dei dati personali con terze parti esterne a Volvo Group
Oltre a condividere i dati personali tra le società di Volvo Group come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:
Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.
Inoltre, nel caso in cui una società di Volvo Group che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società di Volvo Group interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Ad esempio ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.
In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il responsabile della privacy di Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.
Tali misure, adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla loro sensibilità, tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.
Durante l'uso dei suoi sistemi, Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali.
Di norma Volvo conserverà i dati personali dell'utente per tutta la durata dell'incarico di consulenza e come documentato nel programma di conservazione dei dati e nelle integrazioni applicabili. Al termine dell'incarico, Volvo tratterà solo i dati personali ritenuti necessari per adempiere agli scopi per i quali sono stati raccolti e solo fino a quando tale scopo non sarà stato soddisfatto o, se successivo, per il tempo necessario a ottemperare agli obblighi legali locali o per rispettare le normative vigenti in caso di controversia o reclamo effettivo, minacciato o previsto.
Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:
Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. È possibile che gli obblighi legali di Volvo e l'eccezione a tali diritti siano valutati caso per caso.
L'utente ha inoltre il diritto di presentare a un'autorità di vigilanza eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il responsabile della privacy di Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa.
Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.