Konsultin tietosuojailmoitus  

Volvo Group -yhtiö, jossa työskentelet tai olet työskennellyt (jäljempänä "Volvo"), on niiden henkilötietojen rekisterinpitäjä, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.

"Rekisterinpitäjä" tarkoittaa sitä, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo vastaa sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja määräysten mukaisesti.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan sähköpostitse (gpo.office@volvo.com), postitse tai puhelimitse:

AB Volvo,
Vastaanottaja: Group Privacy Office, Dept
AA14100, VGHQ SE-405 08
Göteborg, Ruotsi 
+46 (0)31 66 00 00

Tässä tietosuojailmoituksessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja tietystä henkilöstä tai tietoja, joiden avulla tunnistetaan tai voidaan tunnistaa tietty henkilö. Toisin sanoen ne ovat mitä tahansa tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun.  

Tässä tietosuojailmoituksessa "prosessilla" tai "käsittelyllä" tarkoitetaan henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien rajoituksetta kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, mukauttaminen, muuttaminen, siirtäminen, saataville asettaminen, estäminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Oikeudellinen perusta

Volvo voi käsitellä henkilötietojasi vähintään yhden alla mainitun oikeudellisen perusteen nojalla. Katso myös lisätietoja alla.

• Sopimusvelvoite Volvo voi käsitellä tietojasi, jos käsittely on välttämätöntä sinuun kohdistuvan sopimusvelvoitteen täyttämiseksi, esimerkiksi silloin, kun toimit itsenäisenä konsulttina ja Volvo noudattaa kanssasi tehtyä konsulttipalvelusopimusta.
• Lakivelvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos se on välttämätöntä lakivelvoitteen täyttämiseksi, esimerkiksi tuomioistuinten päätösten noudattamiseksi ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.
• Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos se on välttämätöntä Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun kannalta. Yleensä Volvon oikeutetun edun mukaista on hallita sen päivittäistä toimintaa, turvata sen tilat ja laitteet sekä ylläpitää sisäistä valvontaa. Jotta konsulttien henkilötietojen käsittely perustuisi oikeutettuun etuun, Volvo suorittaa arvioinnin tapauskohtaisesti. Esimerkki: Volvon on käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja, jotta konsulttitoimeksiantoa voidaan hallinnoida siellä, missä on Volvon oikeutetun edun mukaista hallita sen päivittäisiä toimintoja, tai Volvon on käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja tarkistaakseen IT-laitteidensa tilan ja sijainnin, jos Volvon oikeutetun edun mukaista on varmistaa laitteidensa suojaus.
  
  Kun tässä asiakirjassa todetaan, että Volvo perustelee tiettyä käsittelytarkoitusta oikeutetuilla eduillaan, Volvo katsoo, että sen oikeutettuja etuja eivät syrjäytä asiakkaan edut, oikeudet tai vapaudet, huomioiden seuraavat asiat: (i) Volvon avoimuus käsittelytoiminnassa, (ii) Volvon sisäänrakennettuun yksityisyyden suojaan perustuva lähestymistapa, (iii) Volvon säännöllinen tietosuojan tarkistus ja (iv) oikeudet, jotka asiakkaalla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat lisätietoja tästä tasapainotuksen testausmenetelmästä, ota yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan edellä olevien yhteystietojen avulla.

• Elintärkeät edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi sinun ja muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos Volvolla on päteviä syitä uskoa, että tällainen henkilötietojesi käsittely voi estää tai vähentää merkittävää mahdollista haittaa sinulle tai muille.
• Suostumus. Poikkeustilanteissa tai jos muita laillisia perusteita ei voida soveltaa, Volvo saattaa pyytää sinulta erikseen suostumusta tiettyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tällainen suostumus on täysin vapaaehtoinen.

Volvo voi käsitellä seuraavia tietoluokkia, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat olla henkilötietoja, ja yleisiin tarkoituksiin, jotka on kerrottu alla olevassa Taulukossa 1.

Huomaa, että alla olevassa luettelossa on vain esimerkkejä, eikä sitä ole tarkoitettu tyhjentäväksi luetteloksi. Volvo ei välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietojasi. Lisäksi jotkin käsittelytarkoitukset ovat päällekkäisiä, ja henkilötietojen käyttöperusteina voi olla useita käyttötarkoituksia.

Taulukko 1 – Luokat, käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen perusta

Tietoja henkilötietojen erityisryhmistä

Erityisesti todetaan, että joitakin terveys- ja turvallisuustietojen näkökohtia voidaan pitää soveltuvan tietosuojalainsäädännön nojalla henkilötietojen erityisryhminä, ja niitä on käsiteltävä erityisen huolellisesti. Nämä tiedot edellyttävät ylimääräisiä suojaustoimenpiteitä. Volvo käsittelee henkilötietojen erityisryhmiä vain, jos Volvolla on sopimuksen perusteella lupa käsitellä tällaisia tietoja, sillä on lakivelvoite tai laillinen, liiketoimintaan liittyvä tarve käsitellä tällaisia tietoja (mukaan lukien rajoituksetta varovaisuuskäytännöt yleisten terveyshätätilanteiden hallintaa varten). Tällaisissa tapauksissa Volvo ilmoittaa sinulle ja (lainsäädännön vaatiessa) pyytää nimenomaista suostumustasi tällaisten tietojen käsittelyyn. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että kanssasi tehdyn sopimuksen ehtona ei ole kaikkien suostumuspyyntöjen hyväksyntä.

Erityisesti CCTV-valvontaan liittyen

Volvo voi käyttää CCTV-valvontaa (edellä määritellyllä tavalla) lainsäädännön sallimissa rajoissa. CCTV-valvontaa käytetään yleensä hallittaessa ja estettäessä luvatonta kulkua Volvon tiloihin ja laitteiden luo, mutta joissakin maissa sitä voidaan käyttää myös terveys- ja turvallisuusohjeiden ja -menettelyjen noudattamisen varmistamiseen sekä tuotannon yleiseen parantamiseen. CCTV-kuvia ja -tallenteita säilytetään turvallisesti, ja niitä pääsee käyttämään vain tarvittaessa (esimerkiksi tapauksen tutkintaa varten).

Erityisesti automaattiseen päätöksentekoon liittyen

Volvo ei käytä säännöllisesti ja järjestelmällisesti automaattista päätöksentekoa, josta aiheutuu oikeudellisia vaikutuksia henkilöille tai jolla olisi vastaavanlainen merkittävä vaikutus. Jos olet vuorovaikutuksessa tällaista automaattista päätöksentekoa käyttävän Volvo-yrityksen kanssa, sinun tulee saada erityinen ilmoitus, jossa kuvataan automaattisen päätöksenteon yksityiskohdat. 

Volvo saa henkilötietosi ensisijaisesti sinulta, työnantajaltasi, Volvo-päälliköltä, henkilöstöosastolta tai muulta kolmannelta osapuolelta, jolta olet neuvonut meitä hankkimaan henkilötietojasi.

Osa henkilötiedoista saatetaan myös luoda automaattisesti Volvon IT-järjestelmästä tai vastaavasta, esimerkiksi silloin, kun luot käyttäjätunnuksesi Volvo-järjestelmiin.

Lukuun ottamatta tiettyjä lainsäädännön edellyttämiä tietoja päätöksesi antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen. Siksi sinulle ei aiheudu haitallisia seurauksia, jos et halua antaa Volvolle henkilötietojasi.

Huomaa kuitenkin, että Volvon on käsiteltävä tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja hallinnoidakseen konsulttitoimeksiantoasi Volvon kanssa, esimerkiksi IT-työkalujen ja- palvelujen tarjoamista, Volvon tilojen kulkuoikeuksia ja ajankirjausta varten. Vastaavasti Volvo ei välttämättä pysty käyttämään palvelujasi konsulttina, jos et anna tiettyjä tarpeellisia henkilötietoja tai salli Volvon käsitellä tällaisia henkilötietoja toimeksiantosi yhteydessä.

Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo Group -yhtiöiden ja tiettyjen kolmansien osapuolten ryhmien kanssa (kuvattu tarkemmin jäljempänä), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.

Henkilötietojen jakaminen Volvo Groupin sisällä

Volvo Group on globaali organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa kaikkialla maailmassa, ja henkilötietojasi voidaan siirtää tai käyttää kansainvälisesti kaikkialla Volvo Groupin globaalissa liiketoiminnassa sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä.

Henkilötietojesi siirtoa muille Volvo Groupin yrityksille (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueelta sen ulkopuolelle) säännellään yritysten välisellä sopimuksella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka tarvittavat viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet aika ajoin. Tällainen sopimus vastaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) standardeja. Sopimuksen voimassaolo tarkoittaa sitä, että kaikkien Volvo Group -yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi säilyvät ennallaan riippumatta siitä, missä Volvo Group käsittelee tietojasi.

Henkilötietojen jakaminen kolmansien osapuolten kanssa Volvo Groupin ulkopuolella

Sen lisäksi, että henkilötietoja jaetaan edellä kuvatulla tavalla Volvo Group -yritysten välillä, Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tietyille kolmansien osapuolten ryhmille, kuten seuraaville:

• Liikekumppanit, kuten Volvo Groupin toimittajat ja palveluntarjoajat, jotka toimittavat tuotteita ja palveluja Volvo Groupille (esimerkiksi IT-palvelujen tarjoajat ja matkatoimistot).
• Ammattimaiset neuvonantajat, kuten vakuutusyhtiöt, asianajajat ja muut ammattimaiset neuvonantajat, vakuutuskorvausten, tilintarkastusten ja neuvontapalvelujen vastaanoton yhteydessä.
• Vastapuolet ja niiden neuvonantajat, esimerkiksi fuusio- ja yritysostohankkeiden yhteydessä.
• Hätäapupalvelujen tarjoajat, kuten poliisi, palokunta, ambulanssi ja tiepalvelu, sinun ja muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, esimerkiksi hätäaputilanteen yhteydessä.
• Lainvalvontaviranomaiset, sääntelyviranomaiset sekä muut julkiset tahot ja oikeuslaitokset lakivelvoitteiden, kuten tuomioistuimen päätösten tai oikeudellisten raportointivaatimusten, yhteydessä, tai jos sitä pidetään välttämättömänä poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi.

Kaikkien ulkopuolisten palveluntarjoajien ja ammattimaisten neuvonantajien, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan suojaavan ja heidän täytyy suojata henkilötietojesi luottamuksellisuus ja yksityisyys, ja ne voivat käyttää henkilötietojasi vain soveltuvien tietosuojalakien ja -määräysten mukaisesti.

Jos mikä tahansa EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo Group -yritys lisäksi siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitseville kolmansille osapuolille, asianomainen Volvo Group -yritys varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka suojaavat henkilötietosi riittävän hyvin soveltuvan tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Tähän voi sisältyä esimerkiksi EU:n hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai muun sellaisen mekanismin käyttö, jonka tarvittavat viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.

Volvo käyttää henkilötietojen riittävään suojaukseen asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisaation liittyviä turvatoimenpiteitä, mukaan lukien tietotekniikan suojaus ja fyysiset turvatoimet.

Nämä toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa henkilötietojen käsittelyn aiheuttamiin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen, ja niissä otetaan huomioon soveltuvan paikallisen lainsäädännön vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti käytettävissä olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.

Volvo edellyttää, että kaikki noudattavat henkilötietoihin liittyviä soveltuvia turvallisuuskäytäntöjä käyttäessään Volvon järjestelmiä. 

Volvo säilyttää henkilötietojasi normaalisti konsultointitoimeksiannon ajan ja siten, kuin tietojen säilytysaikataulussa ja sovellettavissa täydennyksissä on dokumentoitu. Kun toimeksiantosi on päättynyt, Volvo käsittelee vain niitä henkilötietoja, joita pidetään tarpeellisina niiden tarkoitusten saavuttamiseksi, joita varten ne on kerätty, ja vain siihen asti, että kyseinen tarkoitus on saavutettu, tai jos pitempään, vain niin kauan kuin vaatimusten täyttäminen edellyttää paikallisten lakivelvoitteiden tai lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi todellisen, uhkaavan tai odotetun riidan tai vaatimuksen yhteydessä.

Sinulla voi olla oikeus seuraaviin asioihin, jos soveltuvassa tietosuojalaeissa ja -määräyksissä niin säädetään:

• Pääsy niihin henkilötietoihisi, joita Volvo käsittelee: tämän oikeuden nojalla saat tietää, onko meillä henkilötietoja sinusta, ja jos on, saat käyttöösi tiedot ja kopiot henkilötietojen tarkoista kokonaisuuksista ja luokista.
• Henkilötietojasi koskeva oikaisupyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää korjaamaan henkilötietosi, jos niissä on virheitä tai puutteita.
•  Henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen: tämän oikeuden nojalla voit pyytää, ettei Volvo enää käsittele henkilötietojasi.
• Henkilötietojasi koskeva poistamispyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää poistamaan henkilötietosi, myös silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita tiettyihin tarkoituksiin.
• Henkilötietojesi käsittelyä koskeva rajoittamispyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa ja suostumuksellasi.
• Henkilötietojasi koskeva siirtopyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää kopion henkilötiedoistasi (kannettavassa ja helposti käytettävässä muodossa, jos se on teknisesti mahdollista) tai pyytää Volvoa lähettämään tällaiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Jos henkilötietojesi tai niiden osan käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa henkilötietojesi tai niiden asiaankuuluvan osan käsittelyn (tällainen peruutus ei kuitenkaan vaikuta peruutusta edeltävien tietojenkäsittelytoimintojen laillisuuteen).

Huomaa, että Volvolla ei ehkä aina ole velvollisuutta noudattaa tietojen poistamista, rajoittamista, vastustamista tai siirtämistä koskevaa pyyntöä. Volvon lakivelvoitteet ja poikkeukset tällaisista oikeuksista voidaan arvioida tapauskohtaisesti.

Sinulla on myös oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valituksia, joita sinulla voi olla koskien Volvon toimesta tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Saat lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käytöstä ottamalla yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.

Volvo kehottaa tarkistamaan tämän tietosuojailmoituksen säännöllisin väliajoin mahdollisten muutosten varalta.

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta tarpeen mukaan. Kun näin tehdään, tämän tietosuojailmoituksen alkuun kirjataan päivämäärä, jona muutokset on tehty ja/tai jona ne tulevat voimaan.