OBVESTILO O ZASEBNOSTI ZA SVETOVALCE

Družba VOLVO bo obdelala vse naslednje kategorije osebnih podatkov ali njihov del:

• Podatki o posameznikih, na primer ime, datum rojstva, spol, državljanstvo, želeni jezik, fotografija
• Podatki o organizaciji, na primer številka svetovanja, opis storitev, lokacija delovnega mesta, poslovna enota, oddelek, vodja, neposredni podrejeni
• Podatki za stik, na primer službeni naslov, domači naslov, e-poštni naslov, telefonska številka
• Administrativni podatki o svetovanju, na primer pogodba o svetovanju ter podatki o datumu začetka in konca naloge
• Časovni podatki, na primer delovni čas, čas opravljanja dela
• Varnostni podatki, na primer kartice za dostop, pravice dostopa in uporaba kartic za dostop in pravic dostopa
• Podatki o zdravju in varnosti, na primer podatki o incidentih, povezanih z delom
• Podatki o proizvodnji/popravilu/servisiranju, na primer spremljanje in beleženje dejavnosti, ki ste jih izvedli v zvezi s proizvodnjo, vzdrževanjem, popravilom ali servisiranjem vozil
• Podatki o usposobljenosti, na primer evidence učenja in dejavnosti usposabljanja
• Administrativni podatki o potovanjih, na primer podatki o poslovnih vožnjah, podrobnosti o rezervacijah, številka potnega lista, računi in povračila potnih stroškov
• Podatki službe za pomoč uporabnikom in podpore, na primer vaša vprašanja/vprašanja poslovodje/kadrovske službe družbe VOLVO v zvezi z vašo nalogo oziroma oprema IT ali podpora, ki jo prejmete v zvezi s temi vprašanji
• Podatki v zvezi z IT, na primer ID uporabnikov, gesla, podatki za prijavo ter podatki in dnevniki o vaši opremi IT, aplikacije ali storitev družbe VOLVO na podlagi politik IT družbe VOLVO, kot se občasno uporabljajo

Treba je opozoriti, da se nekateri vidiki podatkov o zdravju in varnosti štejejo za občutljive podatke na podlagi veljavne zakonodaje o varstvu podatkov, zato se z njimi ravna še posebno previdno. Prav tako je treba opozoriti, da se občutljivi podatki obdelajo le v primeru pravne obveznosti in/ali izrecnega soglasja.

Upoštevajte tudi, da se nekateri podatki, pridobljeni iz vozil (na primer številka vozila/šasije, signali itd.), samodejno pridobivajo, ko uporabljate izdelek v Volvovi lasti, na primer tovorno vozilo. Vendar družba VOLVO teh podatkov ne uporablja, razen če je uporaba povezana z dejavnostmi preizkušanja, reševanja težav s kakovostjo ali razvojem izdelkov.

Družba VOLVO bo morda obdelala tudi omejeno količino osebnih podatkov (ime in podatke za stik) oseb, ki ste jih navedli kot osebe, s katerimi lahko družba VOLVO stopi v stik v nujnih primerih.

Družba VOLVO bo obdelala vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah (preberite več podrobnosti spodaj).

• Pogodbena obveznost. Družba VOLVO mora obdelati vaše osebne podatke, da zagotovi skladnost s pogodbo o storitvah, sklenjeno z vašim delodajalcem.

• Upravičeni interesi. Družba VOLVO ima običajno upravičene interese, da upravlja vsakodnevne dejavnosti, zavaruje svoje prostore in opremo ter ohrani notranji nadzor. Da bi obdelava osebnih podatkov temeljila na ravnotežju interesov, družba VOLVO oceni vsak primer posebej. Tako mora na primer družba VOLVO obdelati nekatere osebne podatke, da omogoči upravljanje vaših poslovnih voženj, pri čemer so upravičeni interesi družbe VOLVO vodenje njenih vsakodnevnih dejavnosti. Družba VOLVO mora tudi obdelati nekatere osebne podatke, da pregleda stanje svoje opreme IT, pri čemer so upravičeni interesi družbe VOLVO zavarovanje njene opreme.

Izjemoma in le takrat, ko ni mogoče uporabiti nobene druge pravne podlage, lahko družba VOLVO prosi za vaše soglasje za obdelavo vaših osebnih podatkov. Če je uporabljeno soglasje, lahko kadar koli umaknete soglasje, kar ne bo vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi soglasja pred umikom.

Družba VOLVO bo obdelala vaše osebne podatke, kot je predstavljeno zgoraj, za spodnje namene.

Administracija (običajno na podlagi pogodbene obveznosti in/ali ravnotežja interesov)

• Omogočanje vaše registracije v sistemih družbe VOLVO in splošno upravljanje vaše naloge v družbi VOLVO
• Omogočanje pravilne uporabe licence
• Omogočanje vodenja posodobljenih organizacijske sheme in evidence svetovalcev, vključno z izdelavo notranjih poročil in statistik
• Omogočanje spremljanja projektov

Poročanje (običajno na podlagi pravne obveznosti in/ali ravnotežja interesov)

• Omogočanje poročanja organom, kot je določeno z zakonodajo
• Omogočanje spremljanja vašega delovnega časa za namene izdajanja računov vašemu delodajalcu

Delovno okolje in varnost izdelkov (običajno na podlagi pravne obveznosti in/ali ravnotežja interesov)

• Omogočanje izpolnjevanja obveznosti družbe VOLVO za zagotavljanje varnega delovnega okolja (vključno z nadzorom in preprečevanjem nepooblaščenega dostopa do prostorov in opreme družbe VOLVO) in drugih obveznosti v zvezi z delovnim okoljem, kot so določene v zakonodaji o delovnem okolju ali delovni zakonodaji.
• Omogočanje izpolnjevanja obveznosti družbe VOLVO v zvezi z varnostjo in kakovostjo izdelkov

Vaš razvoj in dejavnosti (običajno na podlagi pravne in/ali pogodbene obveznosti in/ali ravnotežja interesov)

• Omogočanje dejavnosti v zvezi z razvojem usposobljenosti
• Omogočanje in predlaganje dejavnosti učenja in usposabljanja

Z delom povezane dejavnosti zaposlenih (običajno na podlagi pravne in/ali pogodbene obveznosti in/ali upravičenega interesa)

• Omogočanje izvajanja delovnih nalog, na primer pisanje e-poštnih sporočil, ustvarjanje dokumentov, poročil, predstavitev, risb itd.
• Omogočanje poslovnih voženj
• Omogočanje odgovarjanja na vaša vprašanja/vprašanja poslovodje/kadrovske službe družbe VOLVO v zvezi z vašo nalogo oziroma oprema IT/storitve ali zagotavljanje podpore za izvajanje vaših delovnih nalog
• Omogočanje spremljanja politik družbe VOLVO, vključno s kodeksom ravnanja skupine Volvo in politikami IT družbe VOLVO, kot se občasno uporabljajo, za zagotovitev upoštevanja teh politik in raziskovanje domnevno prepovedanih dejavnosti

Raziskave in razvoj ter reševanje težav v zvezi s kakovostjo (običajno na podlagi upravičenega interesa)

• Omogočanje dejavnosti raziskav in razvoja v zvezi z izdelki Volvo (npr. tovornimi vozili), vključno z uporabo podatkov, pridobljenih iz vozil, ko ste uporabili izdelek v Volvovi lasti (glejte zgoraj)
• Omogočanje reševanja težav v zvezi s kakovostjo izdelkov Volvo (npr. tovornih vozil), vključno z uporabo podatkov o vozilih, ko ste uporabili izdelek v Volvovi lasti (glejte zgoraj)

Družba VOLVO bo osebne podatke pridobila zlasti od vas, vašega poslovodje ali kadrovske službe družbe VOLVO oziroma druge tretje stranke, h kateri nas boste usmerili za pridobitev osebnih podatkov. Nekateri osebni podatki bodo morda samodejno pridobljeni iz sistema IT družbe VOLVO, na primer ustvarjanje ID-ja uporabnika itd.

Osebni podatki so zahtevani in nujni za izvajanje vaše pogodbe o svetovanju, ki je ni mogoče skleniti brez zahtevanih osebnih podatkov.

Družba VOLVO vaših osebnih podatkov običajno ne bo delila z nobeno osebo zunaj skupine Volvo, razen če zakon ali predpisi zahtevajo drugače. Družba VOLVO lahko vaše osebne podatke deli z drugo družbo v skupini Volvo, vključno z družbo zunaj Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, če je to nujno za izpolnjevanje namena obdelave osebnih podatkov. Družba Volvo lahko vaše osebne podatke deli tudi s tretjimi dobavitelji, vključno z dobavitelji zunaj EU/EGP, če je to nujno za namen obdelave osebnih podatkov.

Družba VOLVO bo zagotovila, da bodo vzpostavljeni ustrezni varovalni ukrepi za zagotavljanje ustreznih ravni zaščite vaših osebnih podatkov, kot je zahtevano z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov. To lahko na primer vključuje uporabo pogodb med družbami ali pogodb o obdelavi zunanjih podatkov na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je odobrila EU, ali zasebnostnega ščita EU-ZDA oziroma drugih mehanizmov, ki so jih pristojni organi občasno priznali ali odobrili. Če imate vprašanja v zvezi s prenosom, stopite v stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov družbe VOLVO.

Družba VOLVO bo med trajanjem pogodbe o svetovanju hranila vaše osebne podatke. Po prenehanju pogodbe o svetovanju bo družba VOLVO hranila samo tiste osebne podatke, za katere meni, da so nujni za izpolnitev namenov, za katere so bili zbrani, in sicer samo do izpolnitve takih namenov oziroma toliko časa, kot je morda potrebno za izpolnitev lokalnih pravnih obveznosti ali za izpolnitev morebitnih pravnih obveznosti ob dejanskem, morebitnem ali predvidenem sporu ali zahtevku.  

Imate pravico, da od družbe VOLVO zahtevate informacije o osebnih podatkih, ki jih je obdelala, in dostop do teh osebnih podatkov. Prav tako imate pravico zahtevati popravek svojih osebnih podatkov, če so ti nepravilni, in njihov izbris. Poleg tega imate pravico zahtevati omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni, da od družbe VOLVO zahtevate, naj v nekaterih okoliščinah omeji obdelavo vaših osebnih podatkov. Obdelavi lahko tudi ugovarjate na podlagi upravičenega interesa ali obdelave za neposredno trženje. Imate tudi pravico do prenosljivosti podatkov (prenosa osebnih podatkov drugemu upravljavcu), če obdelava vaših osebnih podatkov, ki jo izvaja družba VOLVO, temelji na soglasju ali pogodbeni obveznosti in je avtomatizirana.

Imate tudi pravico, da pri nadzornem organu vložite kakršne koli pritožbe v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, ki jo izvaja družba VOLVO. Za več informacij o teh pravicah in njihovem uveljavljanju stopite v stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov družbe VOLVO. 

Več informacij o pravicah oseb, na katere se nanašajo podatki