NOTIFICARE PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA PENTRU CONSULTANȚI

VOLVO va prelucra, integral sau parțial, următoarele categorii de date cu caracter personal.

• Date individuale, precum numele, data nașterii, sexul, naționalitatea, limba preferată de utilizare, starea civilă, fotografia
• Date despre organizație, cum ar fi numărul serviciului de consultanță, descrierea serviciilor, locul de muncă, unitatea de activitate, departamentul, managerul, subordonații direcți
• Date de contact, cum ar fi adresa punctului de lucru, adresa de domiciliu, adresa de e-mail, numărul de telefon
• Date de administrare a serviciilor de consultanță, cum ar fi contractul de consultanță și informații despre data începerii activității și despre data încheierii acesteia
• Date legate de programul de lucru, cum ar fi orele de lucru, timpul de lucru
• Date de securitate, cum ar fi cardurile de acces, drepturile de acces și utilizarea cardurilor de acces și a drepturilor de acces
• Date privind starea de sănătate și date de protecția muncii, cum ar fi informații despre incidentele legate de muncă
• Date de fabricare/reparare/service, precum urmărirea și monitorizarea activităților desfășurate de dumneavoastră în legătură cu fabricarea, întreținerea, repararea sau service-ul pentru vehicule
• Date de competență, cum ar fi sesiunile de formare și activitățile de instruire
• Date de gestionare a deplasărilor, cum ar fi informații despre călătorii de afaceri, detalii de rezervare, numărul pașaportului, facturile și diurnele de călătorie
• Date privind biroul de asistență, cum ar fi întrebări din partea dumneavoastră/managerului VOLVO/personalului de resurse umane cu referire la activitatea dumneavoastră sau la dispozitivele IT sau la sprijinul care vi se acordă în legătură cu aceste aspecte
• Date IT, cum ar fi ID-ul de utilizator, parolele, detaliile de conectare, precum și date și jurnale despre utilizarea de către dumneavoastră a dispozitivelor IT, a aplicațiilor sau a serviciilor IT ale companiei VOLVO, conform politicilor IT ale VOLVO, după cum se aplică uneori

Se precizează în mod special că unele aspecte ale datelor privind starea de sănătate și protecția muncii sunt considerate date sensibile, în conformitate cu legile aplicabile privind protecția datelor, și trebuie tratate cu o atenție deosebită. Se precizează în mod special că datele sensibile sunt procesate numai în cazul obligațiilor legale și/sau al consimțământului explicit.

Rețineți, de asemenea, că anumite date generate de vehicule (de exemplu, numărul vehiculului/șasiului, semnale etc.) sunt generate automat atunci când utilizați un produs deținut de Volvo, de exemplu, un autocamion. În orice caz, VOLVO nu utilizează astfel de date, cu excepția cazului în care utilizarea lor este legată de activitățile de testare, de rezolvare a problemelor legate de calitate sau de dezvoltare a produselor.

De asemenea, VOLVO poate procesa o cantitate limitată de date cu caracter personal (numele și datele de contact) ale persoanelor indicate de dumneavoastră ca fiind persoane care trebuie contactate de VOLVO în caz de urgență.

Volvo va procesa datele dumneavoastră cu caracter personal pe următoarele temeiuri legale, așadar, consultați și detaliile de mai jos.

• Obligația contractuală. De exemplu, VOLVO trebuie să vă prelucreze datele cu caracter personal pentru a respecta contractul de servicii încheiat cu angajatorul dumneavoastră.

• Interese legitime. Interesele legitime ale VOLVO sunt, în mod normal, acelea de a-și gestiona operațiunile zilnice, de a-și securiza locațiile și echipamentele și de a menține controlul intern. Pentru a-și baza prelucrarea datelor cu caracter personal pe armonizarea intereselor, VOLVO face o evaluare de la caz la caz. De exemplu, VOLVO trebuie să prelucreze anumite date cu caracter personal pentru a permite gestionarea deplasărilor dumneavoastră de afaceri, în cazul în care interesele legitime ale VOLVO sunt de a-și gestiona operațiunile zilnice; sau VOLVO trebuie să prelucreze anumite date cu caracter personal pentru a examina starea dispozitivelor IT, în cazul în care interesele legitime ale VOLVO sunt de a-și securiza echipamentele IT.

În cazuri excepționale și numai atunci când nu se poate aplica alt motiv juridic, VOLVO vă poate solicita consimțământul de a vă prelucra datele cu caracter personal. Dacă este implicată exprimarea consimțământului, aveți dreptul să vi-l retrageți în orice moment, dar acest lucru nu va afecta legalitatea procesării datelor bazate pe consimțământul exprimat anterior retragerii sale.

VOLVO va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, așa cum s-a arătat mai sus, în scopurile menționate în cele ce urmează.

Administrare (în mod normal, bazată pe obligații contractuale și/sau pe armonizarea intereselor)

• Facilitarea înregistrării dumneavoastră în sistemele VOLVO și administrarea generală a situației dumneavoastră de activitate în cadrul VOLVO
• Facilitarea utilizării adecvate a licențelor
• Facilitarea menținerii unui grafic organizațional actualizat și a evidenței consultanților, inclusiv elaborarea de rapoarte și statistici interne
• Facilitarea monitorizării proiectelor

Raportare (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau pe armonizarea intereselor)

• Facilitarea raportării către autorități, conform legii
• Facilitarea monitorizării timpului dumneavoastră de lucru în scopuri de facturare cu privire la angajatorul dumneavoastră

Siguranța mediului de lucru și a produselor (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau pe armonizarea intereselor)

• Facilitarea îndeplinirii obligațiilor VOLVO de a asigura un mediu de lucru sigur (inclusiv prin controlul și prevenirea accesului neautorizat în sediile sau la echipamentele VOLVO) și a altor obligații privind mediul de lucru, astfel cum sunt stabilite de mediul de lucru sau de legislația muncii
• Facilitarea îndeplinirii obligațiilor VOLVO referitoare la siguranța și calitatea produselor

Dezvoltarea și activitățile dumneavoastră (în mod normal, bazate pe obligații legale și/sau contractuale și/sau pe armonizarea intereselor)

• Facilitarea activităților privind dezvoltarea competențelor
• Facilitarea și sugerarea de activități de învățare și instruire

Activități legate de prestația angajaților (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau contractuale și/sau pe interese legitime)

• Facilitarea performanței în privința sarcinilor dumneavoastră de lucru, cum ar fi trimiterea de e-mailuri, elaborarea de documente, rapoarte, prezentări, schițe etc.
• Facilitarea deplasărilor în interes de afaceri
• Facilitarea găsirii răspunsului la întrebări din partea dumneavoastră/managerului VOLVO/personalului dumneavoastră privitor la activitatea dumneavoastră sau la dispozitivele/serviciile IT sau la furnizarea asistenței necesare pentru îndeplinirea sarcinilor dumneavoastră de lucru
• Facilitarea monitorizării politicilor VOLVO, inclusiv a Codului de conduită Volvo Group și a politicilor IT ale VOLVO, aplicabile din când în când, pentru a se asigura că aceste politici sunt respectate și pentru a investiga activitățile suspecte interzise

Cercetare și dezvoltare și soluționarea problemelor de calitate (în mod normal, bazate pe un interes legitim)

• Facilitarea activităților de cercetare și dezvoltare referitoare la produsele Volvo (de exemplu, autocamioane), care implică utilizarea datelor vehiculului generate atunci când ați folosit un produs deținut de Volvo (consultați observațiile de mai sus)
• Facilitarea soluționării problemelor de calitate referitoare la produsele Volvo (de exemplu, autocamioane), care implică utilizarea datelor vehiculului generate atunci când ați folosit un produs deținut de Volvo (consultați observațiile de mai sus)

VOLVO va obține în principal datele cu caracter personal chiar de la dumneavoastră, de la managerul dumneavoastră VOLVO, de la angajatorul dumneavoastră sau de la departamentul de resurse umane sau de la o altă terță parte către care ne-ați direcționat pentru colectarea datelor cu caracter personal. Unele date cu caracter personal ar putea fi, de asemenea, generate automat din sistemul informatic al VOLVO, cum ar fi situația de creare a ID-urilor de utilizator.

Datele cu caracter personal sunt obligatorii și necesare pentru a vă putea derula contractul de consultanță, care nu poate fi încheiat fără datele cu caracter personal solicitate.

În mod normal, VOLVO nu va distribui datele dumneavoastră cu caracter personal față de nimeni din afara Volvo Group, cu excepția cazului în care acest lucru este impus prin lege sau printr-o serie de reglementări. În orice caz, în situația în care este necesar pentru a îndeplini scopul prelucrării datelor cu caracter personal, VOLVO poate să transmită datele dumneavoastră cu caracter personal către altă companie din cadrul Volvo Group, inclusiv către companii din afara Uniunii Europene sau din afara Spațiului Economic European (UE/SEE). De asemenea, Volvo poate, în cazul în care este necesar pentru a îndeplini scopul prelucrării datelor cu caracter personal, să transmită datele dumneavoastră cu caracter personal către furnizori terți, inclusiv către furnizori din afara UE/SEE.

VOLVO se va asigura că sunt implementate măsuri adecvate care să ofere un nivel corespunzător de protecție a datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform prevederilor legale aplicabile privind protecția datelor. De exemplu, acest lucru poate include utilizarea unor acorduri intercomunitare sau de prelucrare externă a datelor bazate pe clauzele contractuale standard aprobate de UE sau de EU-US Privacy Shield sau pe alte mecanisme care au fost recunoscute sau aprobate din timp în timp de către autoritățile competente. Dacă aveți întrebări privind transferul, contactați responsabilul pentru protecția datelor de la VOLVO.

În mod normal, VOLVO va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe toată durata derulării contractului de consultanță. După încheierea contractului de consultanță, VOLVO va păstra numai datele cu caracter personal considerate necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și numai până în momentul în care aceste scopuri au fost îndeplinite sau, ulterior, pentru perioada de timp necesară îndeplinirii obligațiilor legale locale sau pentru a îndeplini orice cerințe legale în cazul unei dispute sau revendicări reale, percepute ca amenințare sau anticipate.  

Aveți dreptul să solicitați de la VOLVO informații despre datele dumneavoastră cu caracter personal procesate de VOLVO și despre accesul la aceste date cu caracter personal. De asemenea, aveți dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal, dacă acestea sunt incorecte, dar și ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Mai mult, aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal, ceea ce înseamnă că solicitați ca VOLVO să limiteze prelucrarea datelor cu caracter personal doar la anumite circumstanțe. De asemenea, aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor pe baza interesului legitim în acest sens sau prelucrării datelor pentru marketing direct. De asemenea, aveți dreptul la transferabilitatea datelor (adică la transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal către un alt operator), în cazul în care prelucrarea acestora de către VOLVO este efectuată pe baza consimțământului sau a obligației contractuale și este automatizată.

De asemenea, aveți dreptul să depuneți către o autoritate de supraveghere orice plângere aveți cu privire la modul în care VOLVO prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal. Pentru mai multe informații despre aceste drepturi și despre modul de exercitare a lor, vă rugăm să contactați ofițerul de protecția datelor de la VOLVO. 

Mai multe informații despre drepturile persoanelor vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal