INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER FOR KONSULENTER

VOLVO vil behandle følgende kategorier af personlige oplysninger eller nogle af dem.

• Individuelle oplysninger, såsom navn, fødselsdato, køn, nationalitet, modersmål og billede
• Professionelle oplysninger, såsom konsulentnummer, servicebeskrivelse, arbejdssted, forretningsenhed, afdeling, chef og direkte rapporter
• Kontaktoplysninger, såsom arbejdssted, bopæl, e-mailadresse og telefonnummer
• Konsulentadministrationsdata, såsom konsulentkontrakt og oplysninger om projektets start- og afslutningsdato
• Tidsdata, såsom arbejdstider, tidsforbrug
• Sikkerhedsoplysninger, såsom adgangskort og adgangsrettigheder samt brug af disse
• Sundheds- og sikkerhedsoplysninger, såsom oplysninger om arbejdsulykker
• Produktions-/reparations-/serviceoplysninger, såsom sporing og registrering af arbejdsopgaver i forbindelse med produktion, vedligeholdelse, reparation eller service på køretøjer
• Kompetenceoplysninger, såsom fortegnelser om kurser og videreuddannelse
• Rejseoplysninger, såsom forretningsrejser, booking af transport og ophold, pasnummer, rejsefakturaer og diæter
• Helpdesk- og supportoplysninger, såsom spørgsmål fra dig/din VOLVO-chef/HR vedrørende din opgave, dit it-udstyr eller support til dig i forbindelse hermed
• It-oplysninger, såsom bruger-id, adgangskoder, brugernavn og oplysninger/logge om din brug af VOLVOs it-udstyr, program eller tjenester i henhold til VOLVOs gældende it-politik

Det bemærkes især, at visse aspekter af sundheds- og sikkerhedsoplysningerne anses som værende følsomme oplysninger i henhold til gældende lovgivning om beskyttelse heraf, hvorfor disse oplysninger behandles strengt fortroligt. Det bemærkes også særligt, at disse følsomme oplysninger kun må behandles i tilfælde af juridiske forpligtelser og/eller udtrykkeligt samtykke.

Bemærk også, at visse køretøjsoplysninger, f.eks. køretøjs-/chassisnummer, signaler og lignende, registreres automatisk, når du anvender et VOLVO-køretøj, f.eks. en lastbil. VOLVO anvender dog ikke disse oplysninger, medmindre anvendelsen vedrører testning, kvalitetsmæssig problemløsning eller produktudvikling.

VOLVO behandler muligvis også en begrænset mængde personlige oplysninger (navn og kontaktoplysninger) på personer, som du har angivet som kontaktpersoner i nødstilfælde.

VOLVO behandler dine personlige oplysninger på et af følgende juridiske grundlag (se desuden yderligere oplysninger).

• Kontraktmæssig forpligtelse. For eksempel skal VOLVO behandle dine personlige oplysninger for at kunne overholde den serviceaftale, der er indgået med din arbejdsgiver.

• Legitime interesser. VOLVOs legitime interesser er som udgangspunkt at varetage den daglige drift af virksomheden, sikre faciliteterne og udstyret og bevare den interne styring. For at kunne basere denne behandling af personlige oplysninger på en berettiget interesse foretager VOLVO en individuel vurdering pr. sag. For eksempel skal VOLVO behandle visse personlige oplysninger for at muliggøre administration af forretningsrejser – her er VOLVOs legitime interesser at administrere den daglige drift. Et andet eksempel er, at VOLVO skal behandle visse personlige oplysninger for at vurdere status på virksomhedens it-udstyr – her er VOLVOs legitime interesser at sikre sit udstyr.

I særlige tilfælde, og da kun i tilfælde af, at der ikke foreligger andre juridiske grundlag, kan VOLVO bede dig om tilladelse til at håndtere dine personlige oplysninger. Hvis det sker, kan du når som helst trække din tilladelse tilbage. Dette påvirker dog ikke lovligheden af den håndtering, der sker på baggrund af din tilladelse, inden denne blev trukket tilbage.

VOLVO behandler dine personlige oplysninger jf. ovenstående eksempler til følgende formål.

Administration (typisk baseret på kontraktmæssige forpligtelser og/eller legitime interesser)

• Registrering af dig i VOLVOs systemer samt generel administration af din opgave hos VOLVO
• Sikring af korrekt licensbrug
• Ajourføring af virksomhedsdiagram og konsulentfortegnelser, herunder udarbejdelse af interne rapporter og statistikker
• Opfølgning på projekter

Rapportering (typisk baseret på juridiske forpligtelser og/eller legitime interesser)

• Indberetning til myndighederne i henhold til gældende lovgivning
• Overvågning af din arbejdstid med henblik på fakturering til din arbejdsgiver

Arbejdsmiljø og produktsikkerhed (typisk baseret på juridiske forpligtelser og/eller legitime interesser)

• Opfyldelse af VOLVOs forpligtelser i relation til et sikkert arbejdsmiljø, herunder kontrol og forebyggelse af uautoriseret adgang til VOLVOs faciliteter og udstyr, samt andre arbejdsmiljømæssige forpligtelser i henhold til gældende lovgivning om arbejdsmiljø og -rettigheder
• Opfyldelse af VOLVOs forpligtelser i henhold til produktsikkerhed og -kvalitet

Din videreudvikling og aktiviteter (typisk baseret på juridiske og/eller kontraktmæssige forpligtelser og/eller legitime interesser)

• Aktiviteter til kompetenceudvikling
• Tilbud om kurser og videreuddannelse

Arbejdsrelaterede aktiviteter for medarbejderne (typisk baseret på juridiske og/eller kontraktmæssige forpligtelser og/eller berettiget interesse)

• Problemfri udførelse af arbejdet, herunder oprettelse og forsendelse af e-mails, dokumenter, rapporter, præsentationer, illustrationer osv.
• Forretningsrejser
• Hjælp til spørgsmål fra dig/din VOLVO-chef/HR vedrørende din opgave, dit it-udstyr, dine it-tjenester eller it-support til dig i forbindelse med udførelse af dine arbejdsopgaver
• Opfølgning på VOLVOs politikker, herunder Volvo-koncernens gældende etiske regelsæt og VOLVOs gældende it-politikker, for at sikre, at disse overholdes, og for at undersøge eventuel mistanke om forbudte aktiviteter

Forskning og udvikling samt løsning af kvalitetsproblemer (typisk baseret på berettiget interesse)

• Forsknings- og udviklingsrelaterede aktiviteter vedrørende Volvo-produkter, f.eks. lastbiler, der omfatter brugen af køretøjsdata, der registreres ved anvendelse af Volvos produkter (se ovenfor)
• Løsning af kvalitetsproblemer vedrørende Volvo-produkter, f.eks. lastbiler, der omfatter brugen af køretøjsdata, der registreres ved anvendelse af Volvos produkter (se ovenfor)

VOLVO indsamler primært dine personlige oplysninger fra dig, din VOLVO-chef, din arbejdsgiver eller HR, eller fra en tredjepart, hvor du har bedt os rekvirere disse oplysninger. Visse personlige oplysninger kan også blive oprettet automatisk via VOLVOs it-system, f.eks. et bruger-id.

Personlige oplysninger er påkrævet og nødvendige i forbindelse med udførelsen af din konsulentopgave, som ikke kan påbegyndes uden de personlige oplysninger.

VOLVO videregiver normalt ikke dine personlige oplysninger til nogen uden for Volvo Group, medmindre det kræves af gældende love eller regler. VOLVO kan dog få brug for at dele dine personlige oplysninger med øvrige selskaber i Volvo Group, herunder selskaber uden for EU/EØS, for at nå målet med håndtering af oplysningerne. I forbindelse med behandling af oplysningerne kan Volvo også få brug for at dele dine personlige oplysninger med tredjepartsleverandører, herunder virksomheder uden for EU/EØS.

VOLVO vil sikre sig, at de nødvendige sikkerhedsmæssige foranstaltninger er truffet for at beskytte dine personlige oplysninger i henhold til gældende lovgivning om databeskyttelse. Dette kan f.eks. omfatte anvendelsen af interne eller eksterne databehandlingsaftaler baseret på EU-godkendte standardkontraktbestemmelser, Privacy Shield-aftalen mellem EU og USA eller lignende sikkerhedsmekanismer i henhold til de relevante myndigheders bestemmelser. Hvis du har spørgsmål om overførslen af personlige oplysninger, bedes du kontakte VOLVOs persondataansvarlige.

VOLVO opbevarer typisk dine personlige oplysninger, så længe konsulentaftalen løber. Efter at din konsulentopgave er udført, opbevarer VOLVO kun dine personlige oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvormed de blev indsamlet, og da kun frem til dette er sket fyldest eller, hvis der går længere tid, i det omfang, det er nødvendigt for at overholde gældende lokal lovgivning eller for at overholde eventuelle lovmæssige krav i tilfælde af en faktisk eller forventet tvist eller reklamation.  

Du har ret til at anmode VOLVO om at få oplysninger om, hvilke personlige oplysninger i forbindelse med VOLVO, selskabet håndterer, samt om at få adgang til disse personlige oplysninger. Du har desuden ret til at anmode om rettelse af dine personlige oplysninger, hvis de ikke er korrekte, og til at anmode om sletning af dine personlige oplysninger. Du har desuden ret til at anmode om, at håndteringen af dine personlige oplysninger begrænses. Det betyder, at du anmoder VOLVO om at begrænse håndteringen af dine personlige oplysninger under bestemte omstændigheder. Du har også ret til at protestere imod håndtering i forbindelse med legitime interesser eller i forbindelse med direkte markedsføring. Du har også ret til dataoverførsel (overførsel af dine personlige data til en anden dataansvarlig), hvis VOLVOs håndtering af dine personlige oplysninger er baseret på tilsagn eller en kontraktlig forpligtelse og er automatiseret.

Du har også ret til at klage over VOLVOs håndtering af dine personlige oplysninger til en overvågende myndighed. Du kan få flere oplysninger om disse rettigheder, og hvordan du udøver dem, ved at kontakte VOLVOs persondataansvarlige. 

Yderligere oplysninger om den registreredes rettigheder