Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning för styrelsearbetet.
Av arbetsordningen framgår bland annat hur styrelsens arbete ska fördelas, inklusive ordförandens särskilda roll och uppgifter, instruktioner rörande arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören samt hur den finansiella rapporteringen till styrelsen ska ske. Styrelsen har dessutom antagit särskilda instruktioner för styrelsens kommittéer, som knyter an till arbetsordningen.
Styrelsens arbete bedrivs i första hand inom ramen för formella styrelsemöten samt möten i styrelsens kommittéer. Därutöver upprätthålls en löpande kontakt mellan styrelsens ordförande och koncernchefen för att diskutera den pågående verksamheten och säkerställa att styrelsens beslut verkställs.
Under 2023 hölls elva ordinarie styrelsemöten, fyra extra styrelsemöten och ett konstituerande styrelsemöte. Under 2023 tillämpade styrelsen en mötesstruktur med färre, men längre, fysiska möten kombinerat med tätare digitala möten för att få ut så mycket som möjligt av de personliga mötena, öka möteseffektiviteten och minska CO2-påverkan genom mindre resande. Som en följd därav hölls samtliga extra styrelsemöten och flera av de ordinarie styrelsemötena som videokonferensmöten. Styrelseledamöternas närvaro vid styrelsemötena 2023 framgår här. Bolagets revisor närvarade vid ett styrelsemöte under året.
Den turbulenta omvärldsutvecklingen har påverkat Volvokoncernen i flera avseenden under 2023. Bevakning och överväganden kring effekterna av detta har därför varit en viktig del av styrelsens arbete. Konsekvenserna av kriget i Ukraina, med prioritering av frågor som rör hälsa och säkerhet för kollegor och affärspartners, och Volvokoncernens strategiska inriktningar har varit ett fokusområde under året. De fortsatta ansträngningarna på leverantörskedjan och det industriella systemet, på grund av bl.a. brist på arbetskraft, material, komponenter och transporttjänster, har också varit en utmaning under året. Kostnaderna för energi, material och störningar i leveranskedjan fortsatte att öka under hela 2023. Styrelsen har noga övervakat och följt upp effekterna av den högre inflationen på Volvokoncernen och dess lönsamhet samt inlett flera proaktiva aktiviteter i samband därmed. Därutöver har styrelsen ägnat mycket tid åt att överväga hur man ska bedöma och kommunicera vissa nyckelfrågor relaterade till de kortsiktiga risker som beskrivs i not 2 till de finansiella rapporterna.
Volvokoncernens hållbarhetsarbete och hållbarhethetsmål är en integrerad del av koncernens verksamhet och följs regelbundet upp av styrelsen. Fokus på hållbarhet och motsvarande anpassning av Volvokoncernens produktportfölj har fortsatt under 2023, med särskilt fokus på strategiska beslut för elektromobilitet. För att möta den växande efterfrågan på batterielektriska tunga fordon och maskiner har Volvokoncernen inlett processen att etablera en storskalig produktionsanläggning för battericeller i Mariestad, Sverige, och att börja producera batterimoduler i Volvokoncernens lastbilsfabrik i Gent, Belgien. Volvokoncernens klimatmål enligt initiativet Science Based Targets (för mer information, se sidorna 154–156 i årsredovisningen för 2023) följs, tillsammans med bakgrundsmaterial, upp av styrelsen kvartalsvis. Vid styrelsemötet i december 2023 ägnade styrelsen tid åt koncernens bredare arbete relaterat till hållbarhet och med fokus på kommunikation, framtida miljöpåverkan och förväntningar på mänskliga rättigheter, samt regelverk kring strategi, utförande och rapportering. Styrelsen är involverad i det löpande arbetet med att stärka rapporteringen och möjliggöra konsoliderade uppföljningar inom hållbarhetsområdet.
Hastigheten i transformationen av industrin ökar och mot bakgrund av detta har styrelsen ägnat det mesta av sin tid åt strategiska frågor, med särskilt fokus på elektrifiering, digitalisering, autonoma lösningar och nya produktivitetstjänster. Dessa tekniker spelar en väsentlig roll i Volvokoncernens ambition att leda transformationen, i synnerhet elektrifieringen, i övergången till ett transportsystem med minskade koldioxidutsläpp. Som en del av det pågående teknikskiftet fortsätter Volvokoncernen att utveckla de strategiska partnerskap som tidigare ingåtts med fokus på autonoma lösningar, elektrifiering och laddningsinfrastruktur.
Styrelsens ambition är att hålla sig nära verksamheten och styrelsen får löpande uppdateringar avseende status och utveckling av koncernens transformationsarbete och strategier i relation till detta. Vidare har styrelsen ägnat tid åt talangutvärdering och successionsplanering samt åt granskning och uppföljning av bolagets kvalitetsarbete. I anslutning till detta arbete gör styrelsen vanligtvis årligen besök vid någon av bolagets verksamheter i världen. I oktober 2023 reste styrelsen till USA och besökte huvudkontoret för Volvokoncernens nordamerikanska verksamhet i Greensboro och Volvokoncernens lastbilsmonteringsanläggning i New River Valley.
Under 2023 beslutade styrelsen om en övergripande finansiell plan och investeringsram för koncernens verksamheter. Dessutom följer styrelsen regelbundet upp koncernens resultat och finansiella ställning och har fortlöpande fokus på riskrelaterade frågor såsom övergripande riskhantering och pågående legala tvister och utredningar. Styrelsen föreslog en ordinarie utdelning med 6,50 kronor per aktie och en extra utdelning med 6,50 kronor per aktie som beslutades av årsstämman 2023. Vidare granskar styrelsen regelbundet ledningens kort- och långsiktiga incitamentsprogram för att säkerställa att de uppfyller sitt syfte och driver rätt beteende i rådande affärsläge.
Under 2023 beslutade styrelsen även att inrätta en Volvo CE Transformation Committee med särskilt fokus på den strategiska riktningen och transformationen av affärsområdet Volvo Construction Equipment. Kommitténs huvudsakliga syfte är att säkerställa att VCE blir framgångsrika i transformationen.