Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska också utfärda riktlinjer till verkställande direktör. Utöver detta ska styrelsen se till att kontrollen av bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt är betryggande.
Styrelsen har antagit en arbetsordning för sitt arbete som innehåller regler för antalet ordinarie styrelsemöten, ärenden som skall behandlas vid ordinarie styrelsemöten samt styrelseordförandens åligganden.
Styrelsen har även utfärdat skriftliga anvisningar, där det anges hur den finansiella rapporteringen till styrelsen skall ske och där arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktören preciseras.
Styrelsens uppgifter utförs till del av dess Revisionskommitté, Ersättningskommitté och Transformation Committee.
De externa revisorerna redogör för sina iakttagelser till styrelsen i dess helhet en gång per år.
Styrelsen i Volvo är föremål för de oberoendekrav som följer av Svensk kod för bolagsstyrning ("Koden"). Vidare är revisionskommittén föremål för oberoendekrav enligt aktiebolagslagen. Nedan följer en kort redogörelse för oberoendekraven.
Oberoendekraven innebär i huvuddrag att endast en person från bolagets ledning får ingå i styrelsen, att en majoritet av de stämmovalda ledamöterna i styrelsen skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen samt att åtminstone två av de stämmovalda ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen också skall vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare.
Koden uppställer dessutom krav på att en majoritet av ledamöterna i revisionskommittén skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen samt att åtminstone en av de ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen också skall vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare.
Av aktiebolagslagen följer att revisionskommitténs ledamöter inte får vara anställda av bolaget samt att minst en ledamot av revisionskommittén skall vara oberoende i förhållande till bolaget, bolagsledningen och bolagets större aktieägare samt ha redovisnings-och revisionskompetens.
Beträffande ersättningskommittén uppställer Koden kravet att ledamöterna i ersättningskommittén, med undantag för styrelseordföranden om denne är ledamot i ersättningskommittén, skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.
Volvo har sedan länge haft internkontrollprocesser.
Volvo följer internkontrollprinciper framtagna av the Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO). COSO-principerna består av fem sammanhängande komponenter. Komponenterna är kontrollmiljö, riskvärdering, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt utvärdering/övervakning.
Sedan 2005 har Volvo haft en särskild avdelning för intern kontroll. Funktionen för intern kontroll har till syfte att ge stöd åt ledningsgrupperna inom affärsområdena, så att de löpande kan tillse god och förbättrad intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Revisionskommittén informeras om resultatet av det arbete som funktionen för intern kontroll inom Volvo bedriver rörande risker, kontrollaktiviteter och uppföljning i den finansiella rapporteringen.
Volvo har också en funktion för internrevision, Group Internal Audit, med huvudsaklig uppgift att oberoende kontrollera att bolagen i koncernen följer de principer och regler som anges i koncernens direktiv, riktlinjer och instruktioner för den finansiella rapporteringen. Chefen för Group Internal Audit rapporterar direkt till den verkställande direktören, koncernens chefsjurist och revisionskommittén.
För mer information se rubriken "Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen" i bolagsstyrningsrapporten.
Styrelsen har en revisionskommitté, främst i syfte att utöva tillsyn över koncernens ekonomiska redovisning och rapportering och över revisionen av bokslutet.
I revisionskommitténs uppgifter ingår bland annat att svara för beredningen av styrelsens arbete med att kvalitetssäkra koncernens finansiella rapportering genom att granska delårsrapporter, årsredovisning och koncernredovisning. Revisionskommittén har även till uppgift att granska och övervaka juridiska och skattemässiga frågor inom koncernen samt fullgörandet av lagar och föreskrifter, som kan ha en väsentlig inverkan på den finansiella rapporteringen. Ytterligare en uppgift för revisionskommittén är att granska och övervaka bolagets revisorers opartiskhet och självständighet. Kommittén har också ansvar för att utvärdera såväl interna som externa revisorers arbete samt i förekommande fall hantera upphandlingen av revisorstjänster. Revisionskommittén godkänner även i förväg vilka andra tjänster än revision som får upphandlas av bolagets revisorer.Revisionskommittén fastställer vidare riktlinjer för transaktioner med till Volvo närstående bolag och personer. Slutligen ska revisionskommittén utvärdera kvaliteten, relevansen och effektiviteten i koncernens system för intern kontroll med avseende på den finansiella rapporteringen samt med avseende på internrevision och riskhantering och fullgöra de uppgifter som i övrigt åligger en revisionskommitté.
Revisionskommittén består av följande ledamöter:
Styrelsen har en ersättningskommitté i syfte att bereda och besluta i frågor om ersättning till högre chefer i koncernen. Kommittén ska lämna rekommendationer till styrelsen avseende styrelsens beslut om anställnings- och ersättningsvillkor för verkställande direktören och, om sådan utsetts, den vice verkställande direktören i AB Volvo, principerna för ersättningar, inklusive pensioner och avgångsvederlag, till övriga medlemmar i koncernledningen samt principerna för system beträffande rörlig lön, aktiebaserade incitamentsprogram, pensioner och avgångsvederlag för andra högre chefer i koncernen.
Ersättningskommittén ska även följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar till ledningen, tillämpningen av ersättning för Volvokoncernens ledning och gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i koncernen.
Styrelsen ska för varje räkenskapsår upprätta en rapport över den ersättning som omfattas av riktlinjerna. Ersättningsrapporten ska innehålla den totala ersättningen, det vill säga både ersättning som har betalats ut och den som återstår att betala ut, samt redogöra för hur sådan ersättning står i relation till riktlinjerna. Ersättningsrapporten ger också information om ersättningen till AB Volvos verkställande direktör och koncernchef samt, om sådan utsetts, vice verkställande direktör. Ersättningsapporten ska överlämnas till årsstämman för godkännande.
Ersättningskommittén består av följande ledamöter:
Uppgifter
Styrelsen har en Transformation Committee, som inrättades under 2022, som fokuserar på affärsområdet Volvo Construction Equipments strategiska riktning och transformation. Kommitténs huvudsakliga syfte är att säkerställa att VCE blir framgångsrika i transformationen.
Sammansättning
Transformation Committee består av följande ledamöter:
