MEDDELELSE OM BESKYTTELSE AF PERSONLIGE OPLYSNINGER FOR MEDARBEJDERE

VOLVO må behandle følgende kategorier af personlige oplysninger. Bemærk, at VOLVO ikke nødvendigvis behandler alle de følgende personlige oplysninger. Bemærk også, at eksemplerne på hver kategori ikke er udtømmende.

Individuelle oplysninger, såsom navn, fødselsdato, cpr-nummer (eller lignende), køn, nationalitet, modersmål, civilstand og billede

Professionelle oplysninger, såsom medarbejdernummer, jobbeskrivelse, stilling, arbejdssted, forretningsenhed, afdeling, chef og direkte rapporter

Kontaktoplysninger, såsom arbejdsstedets adresse, bopæl, e-mailadresse og telefonnummer

Løn og bonusordninger, såsom løn, lønforhandlinger, skattefradrag, pensionsoplysninger og bankkontooplysninger

Ansættelsesoplysninger, såsom ansættelseskontrakt og øvrige aftaler mellem dig og VOLVO, ansøgninger eller andre formularer vedrørende f.eks. orlov, ansættelsesdato og fratrædelsesdato

Tidsoplysninger, såsom arbejdstimer, forløbne timer, ferie og orlov (barsel, sygdom osv.)

Fagforeningsoplysninger, hvis relevant

Sikkerhedsoplysninger, såsom adgangskort og adgangsrettigheder samt brug af disse

Sundheds- og sikkerhedsoplysninger, såsom oplysninger om sygeorlov, rehabilitering, arbejdsulykker og sundhedsundersøgelser

Produktions-/reparations-/serviceoplysninger, såsom sporing og registrering af arbejdsopgaver i forbindelse med produktion, vedligeholdelse, reparation eller service på køretøjer

Ydelses- og evalueringsoplysninger, såsom evalueringer, vurderinger og eventuelle disciplinære fortegnelser

Kompetenceoplysninger, såsom fortegnelser om kurser og videreuddannelse

Rejseoplysninger, såsom forretningsrejser, booking af transport og ophold, pasnummer, virksomhedens kreditkortnummer, rejsefakturaer og diæter

Helpdesk- og supportoplysninger, såsom spørgsmål fra dig, din chef eller HR vedrørende din ansættelse, dit it-udstyr eller support til dig i forbindelse hermed

It-oplysninger, såsom bruger-id, adgangskoder, brugernavn og oplysninger/logge om din brug af VOLVOs it-udstyr, program eller tjenester i henhold til VOLVOs gældende it-politik

Det bemærkes især, at medlemskab i en fagforening og visse aspekter af sundheds- og sikkerhedsoplysningerne anses som følsomme data i henhold til gældende lovgivning om beskytteles heraf, hvorfor disse oplysninger behandles under høj fortrolighed. Det bemærkes også særligt, at disse følsomme oplysninger kun må behandles i tilfælde af juridiske forpligtelser, som er autoriseret i henhold til fælles overenskomster og/eller udtrykkeligt samtykke.

Bemærk også, at visse køretøjsoplysninger, f.eks. køretøjs-/chassisnummer, signaler og lignende, registreres automatisk, når du anvender et VOLVO-køretøj, f.eks. en lastbil. VOLVO anvender dog ikke disse oplysninger, medmindre anvendelsen vedrører testning, kvalitetsmæssig problemløsning eller produktudvikling. Bemærk, at dette afsnit ikke vedrører firmabiler.

VOLVO behandler muligvis også en begrænset mængde personlige oplysninger (navn og kontaktoplysninger) på personer, som du har angivet som kontaktpersoner i nødstilfælde. I visse lande er det også tilladt at behandle personlige oplysninger om pårørende i særlige tilfælde vedrørende bonusordninger og/eller arbejdslovgivning.

VOLVO behandler dine personlige oplysninger på et af følgende juridiske grundlag (se desuden yderligere oplysninger).

Juridisk forpligtelse. For eksempel kan VOLVO være juridisk forpligtet til at oplyse din indkomst til skattemyndighederne.

Kontraktmæssig forpligtelse. For eksempel skal VOLVO behandle dine personlige oplysninger for at kunne betale din løn i henhold til din ansættelseskontrakt.

Legitim interesse. VOLVOs legitime interesse er som udgangspunkt at varetage den daglige drift af virksomheden, sikre faciliteterne og udstyret og bevare den interne styring. For at kunne basere denne behandling af personlige oplysninger på en berettiget interesse foretager VOLVO en individuel vurdering pr. sag. For eksempel skal VOLVO behandle visse personlige oplysninger for at muliggøre administration af forretningsrejser – her er VOLVOs berettigede interesse at administrere den daglige drift. Et andet eksempel er, at VOLVO skal behandle visse personlige oplysninger for at vurdere status på virksomhedens it-udstyr – her er VOLVOs berettigede interesse at sikre sit udstyr.

I særlige tilfælde, og da kun i tilfælde af, at der ikke foreligger andre juridiske grundlag, kan VOLVO bede dig om tilladelse til at behandle dine personlige oplysninger.

VOLVO behandler dine personlige oplysninger jf. ovenstående eksempler til følgende overordnede formål. Bemærk, at eksemplerne på hvert formål ikke er udtømmende.

Administration (typisk baseret på kontraktmæssige forpligtelser og/eller berettiget interesse)

Registrering af dig i VOLVOs systemer samt generel administration af din ansættelse hos VOLVO

Sikring af korrekt licensbrug

Ajourføring af virksomhedsdiagram og medarbejderfortegnelser, herunder udarbejdelse af interne rapporter og statistikker

Ajourføring af lønudbetaling, pensionsudbetaling og andre medarbejderfordele samt vurderinger af løn, herunder udarbejdelse af interne rapporter og statistikker

Opfølgning på projekter

Rapportering (typisk baseret på juridiske forpligtelser og/eller berettiget interesse)

Rapportering til myndighederne i henhold til gældende lovgivning, såsom skattemyndighederne

Overvågning af din arbejdstid, orlov og ferie med henblik på godtgørelse samt af hensyn til fakturering

Arbejdsmarkedslovgivningen (typisk baseret på juridiske forpligtelser)

Opfyldelse af VOLVOs forpligtelser i henhold til overenskomster med fagforeninger eller arbejdslovgivningen

Arbejdsmiljø og produktsikkerhed (typisk baseret på juridiske forpligtelser og/eller berettiget interesse)

Opfyldelse af VOLVOs forpligtelser i relation til et sikkert arbejdsmiljø, herunder kontrol og forebyggelse af uautoriseret adgang til VOLVOs faciliteter og udstyr, samt andre arbejdsmiljømæssige forpligtelser i henhold til gældende lovgivning om arbejdsmiljø og -rettigheder

Opfyldelse af VOLVOs forpligtelser i henhold til produktsikkerhed og -kvalitet

Medarbejderudvikling (typisk baseret på juridiske og/eller kontraktmæssige forpligtelser og/eller berettiget interesse)

Aktiviteter inden for kompetenceudvikling samt medarbejderudviklingssamtaler og -vurderinger

Tilbud om kurser og videreuddannelse

Arbejdsrelaterede aktiviteter for medarbejderne (typisk baseret på juridiske og/eller kontraktmæssige forpligtelser og/eller berettiget interesse)

Problemfri udførelse af arbejdet, herunder oprettelse og forsendelse af e-mails, dokumenter, rapporter, præsentationer, illustrationer osv.

Forretningsrejser

Hjælp til spørgsmål fra dig, din chef eller HR vedrørende din ansættelse, dit it-udstyr, dine it-tjenester eller it-support til dig i forbindelse med udførelse af dine arbejdsopgaver

Opfølgning på VOLVOs politikker, herunder Volvo-koncernens gældende etiske regelsæt og VOLVOs gældende it-politikker, for at sikre, at disse overholdes, og for at undersøge eventuel mistanke om forbudte aktiviteter

Forskning og udvikling samt løsning af kvalitetsproblemer (typisk baseret på berettiget interesse)

Forsknings- og udviklingsrelaterede aktiviteter vedrørende Volvo-produkter, f.eks. lastbiler, der omfatter brugen af køretøjsdata, der registreres ved anvendelse af Volvos produkter (se ovenfor)

Løsning af kvalitetsproblemer vedrørende Volvo-produkter, f.eks. lastbiler, der omfatter brugen af køretøjsdata, der registreres ved anvendelse af Volvos produkter (se ovenfor)

VOLVO indsamler primært dine personlige oplysninger fra dig, din chef eller HR, eller fra en tredjepart, hvor du har bedt os rekvirere disse oplysninger. Visse personlige oplysninger kan indsamles automatisk fra VOLVOs it-system eller lignende, f.eks. i forbindelse med oprettelse af dit bruger-id til et VOLVO-system.

Som standard deler VOLVO aldrig dine personlige oplysninger med nogen uden for Volvo-koncernen, medmindre det påbydes ved lov eller i henhold til en fælles overenskomst. Dog kan VOLVO få brug for at dele dine personlige oplysninger med øvrige selskaber i Volvo-koncernen, herunder selskaber uden for EU/EØS, i forbindelse med behandling af oplysningerne. I forbindelse med behandling af oplysningerne kan Volvo også få brug for at dele dine personlige oplysninger med tredjepartsleverandører, herunder virksomheder uden for EU/EØS. I alle tilfælde gør VOLVO sit yderste for at sikre, at de nødvendige sikkerhedsmæssige foranstaltninger er truffet for at beskytte dine personlige oplysninger i henhold til gældende lovgivning om beskyttelse af følsomme oplysninger. Dette kan f.eks. omfatte anvendelsen af interne eller eksterne databehandlingsaftaler baseret på EU-godkendte standardkontraktbestemmelser, Privacy Shield-aftalen mellem EU og USA eller lignende sikkerhedsmekanismer i henhold til de relevante myndigheders bestemmelser. Hvis du har spørgsmål om overførslen af personlige oplysninger, bedes du kontakte VOLVOs persondataansvarlige.

VOLVO opbevarer typisk dine personlige oplysninger, så længe du er ansat. Efter din fratrædelse opbevarer VOLVO kun dine personlige oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvormed de blev indsamlet, og da kun frem til dette er sket fyldest eller, hvis der går længere tid, i det omfang, det er nødvendigt for at overholde gældende lokal lovgivning og skatteretlige bestemmelser, eller for at overholde eventuelle lovmæssige krav i tilfælde af en faktisk eller forventet tvist eller reklamation.

Du har ret til at anmode om adgang til dine personlige oplysninger. Du er også berettiget til at anmode VOLVO om at rette eller slette dine personlige oplysninger eller begrænse behandlingen af dem. Du kan også gøre indsigelse mod VOLVOs behandling af dine personlige oplysninger eller anmode om dataoverførsel. Bemærk, at VOLVO dog ikke altid er forpligtet til at efterkomme en anmodning om sletning, begrænsning, indsigelse eller dataoverførsel. Dette vurderes fra sag til sag i henhold til VOLVOs juridiske forpligtelser og undtagelser for førnævnte rettigheder.

Yderligere oplysninger om den registreredes rettigheder