Deze versie is gepubliceerd en is geldig vanaf 2023/09/01
Deze verklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens van haar medewerkers door de Volvo Group ('Privacyverklaring'). Als u een medewerker bent of was van een bedrijf van de Volvo Group, kunnen we persoonsgegevens over u verwerken.
Ten behoeve van deze verklaring betekent de 'Volvo Group' AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste bedrijfsgebieden en truckafdelingen van de Volvo Group (zoals die van tijd tot tijd bestaan) zoals Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer de Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor de doeleinden van de Volvo Group (dat wil zeggen wanneer de Volvo Group (alleen of samen met andere entiteiten) een verwerkingsverantwoordelijke is en daarom bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt).
Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van de Volvo Group.
Naast deze privacyverklaring kunnen sommige systemen, toepassingen en processen van de Volvo Group eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en doorgegeven.
Het bedrijf van de Volvo Group waarbij u in dienst bent of bent geweest (hierna 'Volvo' genoemd), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Volvo van u verkrijgt en van de andere bronnen die hieronder worden beschreven.
'Verwerkingsverantwoordelijke' betekent dat Volvo bepaalt met welk doeleinde en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.
Als u vragen heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, afdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden
+46 (0) 31 66 00 00
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is 'persoonsgegevens' alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term 'verwerken' of 'verwerking' elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, registreren, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, doorgeven, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.
Rechtsgrond
Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden; zie ook hieronder voor nadere toelichtingen.
Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde. Het is normaliter als een gerechtvaardigd belang van Volvo beschouwd om de dagelijkse werkzaamheden te beheren, de vestigingen en apparatuur te beveiligen en interne controle te behouden. Volvo beoordeelt per geval of het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers op basis van gerechtvaardigde belangen van toepassing is. Volvo moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken om het beheer van uw zakenreizen mogelijk te maken waarbij het een gerechtvaardigd belang van Volvo is om zijn dagelijkse werkzaamheden te beheren; of Volvo moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status en locatie van zijn IT-apparatuur te beoordelen waarbij het een gerechtvaardigd belang van Volvo is om zijn apparatuur te beveiligen.
Waar hierin wordt vermeld dat Volvo vertrouwt op zijn gerechtvaardigde belangen voor een bepaald verwerkingsdoeleinde, is Volvo van mening dat zijn gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gezien (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de algemene benadering door Volvo van privacy, (iii) de regelmatige privacybeoordeling door Volvo en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingsaanpak, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Vitale belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken om de vitale belangen van u en anderen te beschermen als Volvo geldige redenen heeft om aan te nemen dat een dergelijke verwerking van uw persoonsgegevens aanzienlijke potentiële schade voor u of anderen kan voorkomen of verminderen.
Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.
Houd er rekening mee dat de onderstaande lijst slechts een lijst met voorbeelden is en niet bedoeld is als een uitputtende lijst. Volvo zal niet noodzakelijk alle hieronder vermelde gegevens over u verwerken, en sommige verwerkingsdoeleinden zullen elkaar overlappen en er kunnen meerdere doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.
Tabel 1 - Categorieën, doel en juridische grond voor verwerking
Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden van verwerking | Juridische grond voor verwerking |
|---|---|---|
Individuele gegevens, zoals naam, geboortedatum, burgerservicenummer (of daarmee vergelijkbaar), geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal, burgerlijke staat en foto
|
|
|
Organisatiegegevens, zoals medewerkernummer, functiebeschrijving, functie, werkplek, bedrijfseenheid, afdeling, manager en directe ondergeschikten
|
|
|
Contactgegevens, zoals werkadres, huisadres, e-mail en telefoonnummer
|
|
|
Gegevens over loon en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals salaris, salarisaanpassingen, belastingaftrek, pensioeninformatie en bankrekeninggegevens
|
|
|
Gegevens over dienstverbandadministratie, zoals arbeidscontract en andere overeenkomsten tussen u en Volvo, aanvragen of andere formulieren met betrekking tot ouderschapsverlof, en informatie over datum indiensttreding en beëindiging
|
|
|
Tijdgegevens, zoals werkuren, gewerkte tijd, vakantie en verloven (ouderschapsverlof, ziekteverlof, enzovoort)
|
|
|
Gegevens over lidmaatschap van een vakbond, indien van toepassing en relevant, en onder voorbehoud of het verwerken van dergelijke persoonsgegevens is toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving
|
|
|
Beveiligingsgegevens, zoals toegangskaarten, toegangsrechten en gebruik van toegangskaarten en toegangsrechten, persoonlijke adressen, professionele ervaring, geboorteplaats, gegevens van gezinsleden, telefoonnummers, reizen van de afgelopen 5 jaar, socialemedia-accounts, opleidingsniveau, paspoort- en id-gegevens
|
|
|
Gezondheids- en veiligheidsgegevens, zoals informatie over werkgerelateerde incidenten, ziekteverlof, herintegratieplannen, werkgerelateerde incidenten en gezondheidsonderzoeken
|
|
|
Prestatie- en evaluatiegegevens, zoals evaluaties, beoordelingen en disciplinaire registers, indien van toepassing, evenals persoonlijke voorkeuren, bijvoorbeeld over mobiliteit en loopbaantrajecten
|
|
|
Competentiegegevens, zoals leerregisters en trainingsactiviteiten en relevante werkautorisaties
|
|
|
Gegevens over reisadministratie, zoals informatie over zakenreizen, boekingsdetails, paspoortnummer, nummer van bedrijfscreditcard, reisfacturen en reiskostenvergoedingen
|
|
|
IT-gerelateerde gegevenszoals gebruikers-id, wachtwoorden, inlogdetails en gegevens en logboeken over uw gebruik van IT-apparatuur, toepassingen of services van Volvo, conform het IT-beleid van Volvo, zoals van tijd tot tijd van toepassing
|
|
|
Helpdesk- en ondersteuningsgegevens, zoals vragen van u/uw manager/HR over uw dienstverband of IT-apparatuur of ondersteuning die u in dit opzicht ontvangt
|
|
|
Gegevens over onderhoud/reparatie/servicebeurten, zoals het bijhouden en registreren van activiteiten die u heeft ondernomen in verband met onderhoud, reparatie of servicebeurten voor een auto van de zaak of een afdelingsauto
|
|
|
Voertuiggegevens, zoals voertuiggerelateerde gegevens of door het voertuig gegenereerde gegevens die automatisch worden gegenereerd als u een voertuig van Volvo gebruikt, zoals een truck
|
|
|
Beeldmateriaal, zoals videobeelden die worden opgenomen op een gesloten televisiesysteem van de Volvo Group ('CCTV') dat is geïnstalleerd op het toepasselijke bedrijfsterrein van de Volvo Group of andere video- en gerelateerde beveiligings-/toezichtsystemen en indien van toepassing toezicht op geautomatiseerde productie, al dan niet op het terrein van de Volvo Group, maar waarvoor het bekijken/krijgen van toegang een gerechtvaardigd doeleinde vormt voor ons
|
|
|
Gegevens van nabestaanden, zoals de naam en contactgegevens van personen die door u zijn opgegeven voor contact in geval van nood
|
|
|
Gegevens over externe betrokkenheid zoals bestuurslidmaatschappen en andere dienstverbanden of aanstellingen buiten de Volvo Group
|
|
|
Specifiek over bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Er wordt specifiek op gewezen dat lidmaatschap van vakbonden en sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als bijzondere categorieën van persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo verwerkt alleen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als Volvo bij collectieve overeenkomst toestemming heeft gekregen om dergelijke gegevens te verwerken, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigde zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken (inclusief maar niet beperkt tot voorzichtige praktijken om wijdverbreide noodsituaties op gezondheidsgebied te helpen beheersen). In dergelijke gevallen zal Volvo u informeren en (indien wettelijk vereist) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.
Specifiek over cameratoezicht
Volvo mag cameratoezicht gebruiken (zoals hierboven gedefinieerd) waar dit wettelijk is toegestaan. Cameratoezicht wordt over het algemeen gebruikt om ongeoorloofde toegang tot de terreinen en apparatuur van Volvo te controleren en te voorkomen, maar in sommige landen kan het ook worden gebruikt om naleving van richtlijnen en procedures voor gezondheid en veiligheid te waarborgen en voor algemene productieverbeteringsdoeleinden. Camerabeelden en -opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken).
Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming
Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming.
Volvo zal uw persoonsgegevens voornamelijk van uzelf verkrijgen, bijvoorbeeld tijdens de sollicitatie- en onboardingprocedure, tijdens de duur van het dienstverband en, in sommige gevallen waar toegestaan, na scheiding.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen via uw manager of Human Resources, of een andere derde aan wie u ons heeft doorverwezen om uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld wanneer we contact opnemen met referenties die door u aan Volvo zijn verstrekt.
Sommige persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door het IT-systeem van Volvo of een daarmee vergelijkbaar systeem, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikers-id in Volvo-systemen.
Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig. U zult daarom geen nadelige gevolgen ondervinden als u uw persoonsgegevens niet aan Volvo wilt verstrekken.
Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot u moet verwerken om uw dienstverband bij Volvo te beheren, zoals het arbeidscontract, de levering van IT-tools en services, toegangsrechten tot de terreinen van Volvo en de betaling van salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derden (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden doorgegeven.
Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group
De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Alle doorgiften van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief doorgiften van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensprivacy (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door de Volvo Group worden verwerkt.
Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group
Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derde partijen, waaronder:
Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.
Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.
Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en services.
Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.
Volvo bewaart uw persoonsgegevens normaal gesproken tijdens het dienstverband en zoals gedocumenteerd in ons gegevensbewaarschema en toepasselijke aanvullingen. Nadat uw dienstverband is beëindigd, zal Volvo alleen de persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk worden geacht voor het afronden van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en alleen tot het moment waarop aan dit doeleinde is voldaan, of, indien langer, zolang dat vereist is om te voldoen aan lokale wettelijke, belastings- of aan secundaire arbeidsvoorwaarden gerelateerde verplichtingen of om te voldoen aan eventuele juridische vereisten in het geval van een feitelijk, dreigend of te verwachten geschil of een feitelijke, dreigende of te verwachten claim.
U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:
Verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit geeft u het recht om te weten of we persoonsgegevens over u bewaren en, als we dat doen, daarover informatie en een kopie van de specifieke stukken en categorieën van persoonsgegevens te verkrijgen.
Verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: Dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
Verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens, ook wanneer dergelijke persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om de doeleinden te bereiken.
Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, ook met uw toestemming.
Verzoeken om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om een kopie (in een draagbaar en, indien technisch haalbaar, gemakkelijk bruikbaar formaat) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of om Volvo te verzoeken om dergelijke persoonsgegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te zenden.
In het geval dat onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo zal stoppen met alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan (een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingsactiviteiten voorafgaand aan de intrekking).
Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om gegevens te verwijderen, de verwerking ervan te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan of gegevens over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.
U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende verwerking van uw persoonsgegevens door Volvo voor te leggen aan een toezichthoudende autoriteit. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Group Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.
Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.
Deze versie is gepubliceerd en is geldig vanaf 2023/09/01
Deze verklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens van haar medewerkers door de Volvo Group ('Privacyverklaring'). Als u een medewerker bent of was van een bedrijf van de Volvo Group, kunnen we persoonsgegevens over u verwerken.
Ten behoeve van deze verklaring betekent de 'Volvo Group' AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste bedrijfsgebieden en truckafdelingen van de Volvo Group (zoals die van tijd tot tijd bestaan) zoals Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer de Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor de doeleinden van de Volvo Group (dat wil zeggen wanneer de Volvo Group (alleen of samen met andere entiteiten) een verwerkingsverantwoordelijke is en daarom bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt).
Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van de Volvo Group.
Naast deze privacyverklaring kunnen sommige systemen, toepassingen en processen van de Volvo Group eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en doorgegeven.
Het bedrijf van de Volvo Group waarbij u in dienst bent of bent geweest (hierna 'Volvo' genoemd), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Volvo van u verkrijgt en van de andere bronnen die hieronder worden beschreven.
'Verwerkingsverantwoordelijke' betekent dat Volvo bepaalt met welk doeleinde en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.
Als u vragen heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, afdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden
+46 (0) 31 66 00 00
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is 'persoonsgegevens' alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term 'verwerken' of 'verwerking' elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, registreren, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, doorgeven, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.
Rechtsgrond
Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden; zie ook hieronder voor nadere toelichtingen.
Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde. Het is normaliter als een gerechtvaardigd belang van Volvo beschouwd om de dagelijkse werkzaamheden te beheren, de vestigingen en apparatuur te beveiligen en interne controle te behouden. Volvo beoordeelt per geval of het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers op basis van gerechtvaardigde belangen van toepassing is. Volvo moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken om het beheer van uw zakenreizen mogelijk te maken waarbij het een gerechtvaardigd belang van Volvo is om zijn dagelijkse werkzaamheden te beheren; of Volvo moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status en locatie van zijn IT-apparatuur te beoordelen waarbij het een gerechtvaardigd belang van Volvo is om zijn apparatuur te beveiligen.
Waar hierin wordt vermeld dat Volvo vertrouwt op zijn gerechtvaardigde belangen voor een bepaald verwerkingsdoeleinde, is Volvo van mening dat zijn gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gezien (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de algemene benadering door Volvo van privacy, (iii) de regelmatige privacybeoordeling door Volvo en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingsaanpak, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Vitale belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken om de vitale belangen van u en anderen te beschermen als Volvo geldige redenen heeft om aan te nemen dat een dergelijke verwerking van uw persoonsgegevens aanzienlijke potentiële schade voor u of anderen kan voorkomen of verminderen.
Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.
Houd er rekening mee dat de onderstaande lijst slechts een lijst met voorbeelden is en niet bedoeld is als een uitputtende lijst. Volvo zal niet noodzakelijk alle hieronder vermelde gegevens over u verwerken, en sommige verwerkingsdoeleinden zullen elkaar overlappen en er kunnen meerdere doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.
Tabel 1 - Categorieën, doel en juridische grond voor verwerking
Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden van verwerking | Juridische grond voor verwerking |
|---|---|---|
Individuele gegevens, zoals naam, geboortedatum, burgerservicenummer (of daarmee vergelijkbaar), geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal, burgerlijke staat en foto
|
|
|
Organisatiegegevens, zoals medewerkernummer, functiebeschrijving, functie, werkplek, bedrijfseenheid, afdeling, manager en directe ondergeschikten
|
|
|
Contactgegevens, zoals werkadres, huisadres, e-mail en telefoonnummer
|
|
|
Gegevens over loon en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals salaris, salarisaanpassingen, belastingaftrek, pensioeninformatie en bankrekeninggegevens
|
|
|
Gegevens over dienstverbandadministratie, zoals arbeidscontract en andere overeenkomsten tussen u en Volvo, aanvragen of andere formulieren met betrekking tot ouderschapsverlof, en informatie over datum indiensttreding en beëindiging
|
|
|
Tijdgegevens, zoals werkuren, gewerkte tijd, vakantie en verloven (ouderschapsverlof, ziekteverlof, enzovoort)
|
|
|
Gegevens over lidmaatschap van een vakbond, indien van toepassing en relevant, en onder voorbehoud of het verwerken van dergelijke persoonsgegevens is toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving
|
|
|
Beveiligingsgegevens, zoals toegangskaarten, toegangsrechten en gebruik van toegangskaarten en toegangsrechten, persoonlijke adressen, professionele ervaring, geboorteplaats, gegevens van gezinsleden, telefoonnummers, reizen van de afgelopen 5 jaar, socialemedia-accounts, opleidingsniveau, paspoort- en id-gegevens
|
|
|
Gezondheids- en veiligheidsgegevens, zoals informatie over werkgerelateerde incidenten, ziekteverlof, herintegratieplannen, werkgerelateerde incidenten en gezondheidsonderzoeken
|
|
|
Prestatie- en evaluatiegegevens, zoals evaluaties, beoordelingen en disciplinaire registers, indien van toepassing, evenals persoonlijke voorkeuren, bijvoorbeeld over mobiliteit en loopbaantrajecten
|
|
|
Competentiegegevens, zoals leerregisters en trainingsactiviteiten en relevante werkautorisaties
|
|
|
Gegevens over reisadministratie, zoals informatie over zakenreizen, boekingsdetails, paspoortnummer, nummer van bedrijfscreditcard, reisfacturen en reiskostenvergoedingen
|
|
|
IT-gerelateerde gegevenszoals gebruikers-id, wachtwoorden, inlogdetails en gegevens en logboeken over uw gebruik van IT-apparatuur, toepassingen of services van Volvo, conform het IT-beleid van Volvo, zoals van tijd tot tijd van toepassing
|
|
|
Helpdesk- en ondersteuningsgegevens, zoals vragen van u/uw manager/HR over uw dienstverband of IT-apparatuur of ondersteuning die u in dit opzicht ontvangt
|
|
|
Gegevens over onderhoud/reparatie/servicebeurten, zoals het bijhouden en registreren van activiteiten die u heeft ondernomen in verband met onderhoud, reparatie of servicebeurten voor een auto van de zaak of een afdelingsauto
|
|
|
Voertuiggegevens, zoals voertuiggerelateerde gegevens of door het voertuig gegenereerde gegevens die automatisch worden gegenereerd als u een voertuig van Volvo gebruikt, zoals een truck
|
|
|
Beeldmateriaal, zoals videobeelden die worden opgenomen op een gesloten televisiesysteem van de Volvo Group ('CCTV') dat is geïnstalleerd op het toepasselijke bedrijfsterrein van de Volvo Group of andere video- en gerelateerde beveiligings-/toezichtsystemen en indien van toepassing toezicht op geautomatiseerde productie, al dan niet op het terrein van de Volvo Group, maar waarvoor het bekijken/krijgen van toegang een gerechtvaardigd doeleinde vormt voor ons
|
|
|
Gegevens van nabestaanden, zoals de naam en contactgegevens van personen die door u zijn opgegeven voor contact in geval van nood
|
|
|
Gegevens over externe betrokkenheid zoals bestuurslidmaatschappen en andere dienstverbanden of aanstellingen buiten de Volvo Group
|
|
|
Specifiek over bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Er wordt specifiek op gewezen dat lidmaatschap van vakbonden en sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als bijzondere categorieën van persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo verwerkt alleen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als Volvo bij collectieve overeenkomst toestemming heeft gekregen om dergelijke gegevens te verwerken, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigde zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken (inclusief maar niet beperkt tot voorzichtige praktijken om wijdverbreide noodsituaties op gezondheidsgebied te helpen beheersen). In dergelijke gevallen zal Volvo u informeren en (indien wettelijk vereist) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.
Specifiek over cameratoezicht
Volvo mag cameratoezicht gebruiken (zoals hierboven gedefinieerd) waar dit wettelijk is toegestaan. Cameratoezicht wordt over het algemeen gebruikt om ongeoorloofde toegang tot de terreinen en apparatuur van Volvo te controleren en te voorkomen, maar in sommige landen kan het ook worden gebruikt om naleving van richtlijnen en procedures voor gezondheid en veiligheid te waarborgen en voor algemene productieverbeteringsdoeleinden. Camerabeelden en -opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken).
Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming
Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming.
Volvo zal uw persoonsgegevens voornamelijk van uzelf verkrijgen, bijvoorbeeld tijdens de sollicitatie- en onboardingprocedure, tijdens de duur van het dienstverband en, in sommige gevallen waar toegestaan, na scheiding.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen via uw manager of Human Resources, of een andere derde aan wie u ons heeft doorverwezen om uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld wanneer we contact opnemen met referenties die door u aan Volvo zijn verstrekt.
Sommige persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door het IT-systeem van Volvo of een daarmee vergelijkbaar systeem, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikers-id in Volvo-systemen.
Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig. U zult daarom geen nadelige gevolgen ondervinden als u uw persoonsgegevens niet aan Volvo wilt verstrekken.
Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot u moet verwerken om uw dienstverband bij Volvo te beheren, zoals het arbeidscontract, de levering van IT-tools en services, toegangsrechten tot de terreinen van Volvo en de betaling van salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derden (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden doorgegeven.
Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group
De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Alle doorgiften van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief doorgiften van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensprivacy (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door de Volvo Group worden verwerkt.
Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group
Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derde partijen, waaronder:
Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.
Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.
Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en services.
Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.
Volvo bewaart uw persoonsgegevens normaal gesproken tijdens het dienstverband en zoals gedocumenteerd in ons gegevensbewaarschema en toepasselijke aanvullingen. Nadat uw dienstverband is beëindigd, zal Volvo alleen de persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk worden geacht voor het afronden van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en alleen tot het moment waarop aan dit doeleinde is voldaan, of, indien langer, zolang dat vereist is om te voldoen aan lokale wettelijke, belastings- of aan secundaire arbeidsvoorwaarden gerelateerde verplichtingen of om te voldoen aan eventuele juridische vereisten in het geval van een feitelijk, dreigend of te verwachten geschil of een feitelijke, dreigende of te verwachten claim.
U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:
Verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit geeft u het recht om te weten of we persoonsgegevens over u bewaren en, als we dat doen, daarover informatie en een kopie van de specifieke stukken en categorieën van persoonsgegevens te verkrijgen.
Verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: Dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
Verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens, ook wanneer dergelijke persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om de doeleinden te bereiken.
Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, ook met uw toestemming.
Verzoeken om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om een kopie (in een draagbaar en, indien technisch haalbaar, gemakkelijk bruikbaar formaat) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of om Volvo te verzoeken om dergelijke persoonsgegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te zenden.
In het geval dat onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo zal stoppen met alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan (een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingsactiviteiten voorafgaand aan de intrekking).
Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om gegevens te verwijderen, de verwerking ervan te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan of gegevens over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.
U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende verwerking van uw persoonsgegevens door Volvo voor te leggen aan een toezichthoudende autoriteit. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Group Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.
Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.