Aviso de privacidad para empleados

La empresa Volvo Group con la que usted está o ha estado empleado (en adelante, "Volvo") es el responsable del tratamiento de los datos personales que Volvo obtiene de usted y de las otras fuentes que se describen a continuación.

"Responsable del tratamiento" significa que es Volvo quien decide el propósito y los medios para el tratamiento de sus datos personales. Volvo es responsable del tratamiento de sus datos personales según las leyes y regulaciones de protección de datos vigentes.

Si tiene preguntas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group en gpo.office@volvo.com o por correo postal o teléfono en:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Gotemburgo, Suecia

+46 (0)31 66 00 00

Para los propósitos de este Aviso de privacidad, "datos personales" es toda información sobre una persona física identificada o identificable. En otras palabras, es cualquier dato que pueda estar vinculado a usted.

Para los propósitos de este Aviso de privacidad, el término "tratamiento" significa cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, entre otros, recolección o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Base legal

Volvo puede tratar sus datos personales basándose en uno o más de los siguientes fundamentos legales; consulte también más detalles a continuación.

• Obligación contractual. Volvo puede tratar sus datos si dicho tratamiento es necesario para cumplir con una obligación contractual hacia usted, por ejemplo, para poder pagar su salario, pensión y otros beneficios acordados contractualmente.
• Obligación legal. Volvo puede tratar sus datos personales si dicho tratamiento es necesario para cumplir con una obligación legal, por ejemplo, para informar sus ingresos a las autoridades fiscales o para cumplir con las órdenes judiciales y los requisitos legales de presentación de informes.

• Intereses legítimos. Volvo puede tratar sus datos personales si dicho tratamiento es necesario para los fines de un interés legítimo perseguido por Volvo o un tercero. Por lo general, se considera que el interés legítimo de Volvo es administrar sus operaciones diarias, asegurar sus instalaciones y equipos y mantener el control interno. Para basar el tratamiento de los datos personales de sus empleados en el interés legítimo, Volvo realiza una evaluación caso a caso. Por ejemplo, Volvo necesita tratar ciertos datos personales para permitir la administración de sus viajes de negocios cuando el interés legítimo de Volvo es gestionar sus operaciones diarias; o Volvo necesita tratar ciertos datos personales para revisar el estado y la ubicación de su equipo de TI cuando el interés legítimo de Volvo es asegurar su equipo.

  Cuando se indique en el presente documento que Volvo se basa en sus intereses legítimos para un propósito de tratamiento determinado, Volvo opina que sus intereses, derechos o libertades no anulan los intereses legítimos suyos, dada (i) la transparencia que Volvo brinda sobre la actividad de tratamiento, (ii) el enfoque de privacidad por diseño de Volvo, (iii) la revisión periódica de privacidad de Volvo y (iv) los derechos que tiene en relación con la actividad de tratamiento. Si desea obtener más información sobre este enfoque de prueba de equilibrio, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group a través de los datos de contacto indicados anteriormente.
  

• Intereses vitales. Volvo puede tratar sus datos personales para proteger su interés vital y el de los demás, si Volvo tiene razones válidas para creer que dicho tratamiento de sus datos personales puede prevenir o reducir cualquier daño potencial significativo para usted u otros.
• Consentimiento. En casos excepcionales o si no puede aplicarse ningún otro motivo legal, Volvo puede solicitar su consentimiento explícito para tratar determinados datos personales. Su consentimiento es libre e informado, tiene la posibilidad de darlo o no así como de retirarlo en cualquier momento.

Volvo puede procesar las siguientes categorías de datos que, en sí mismos o en combinación con otros datos, pueden constituir datos personales y para los fines generales establecidos en la Tabla 1 a continuación.

Tenga en cuenta que la siguiente lista es solo una lista de ejemplos y no pretende ser una lista exhaustiva, y que Volvo no necesariamente procesará todos los datos que se enumeran a continuación sobre usted. Algunos de los propósitos del procesamiento se superpondrán y puede haber varios propósitos que justifiquen nuestro uso de sus datos personales.

Tabla 1: categorías, fines y base legal para el tratamiento

Específicamente sobre categorías especiales de datos personales.

Se señala específicamente que la afiliación sindical y algunos aspectos de los datos de salud y seguridad pueden considerarse categorías especiales de datos personales según las leyes de privacidad de datos aplicables y deben manejarse con especial cuidado y requieren medidas de protección adicionales. Volvo solo tratará categorías especiales de datos personales si está autorizada por un convenio colectivo para tratar dichos datos, tiene una obligación legal o una necesidad comercial legítima de tratar dichos datos (incluidas, entre otras, prácticas prudentes para ayudar a gestionar emergencias de salud generalizadas). En tales casos, Volvo le informará y (si así lo exige la ley) solicitará su consentimiento explícito para tratar dichos datos. Debe tener en cuenta que no es una condición de su contrato con nosotros que esté de acuerdo con nuestra solicitud de consentimiento.

Específicamente sobre el monitoreo de CCTV.

Volvo puede utilizar el monitoreo de CCTV (como se define anteriormente) donde lo permita la ley. El monitoreo de CCTV se usa generalmente para controlar y prevenir el acceso no autorizado a las instalaciones y los equipos de Volvo; sin embargo, en algunos países también se puede usar con el fin de garantizar el cumplimiento de las pautas y los procedimientos de salud y seguridad y para fines generales de mejora de la producción. Las imágenes y grabaciones de CCTV se almacenan de forma segura y solo se puede acceder a ellas si es necesario (por ejemplo, para investigar un incidente).

Específicamente sobre la toma de decisiones automatizada.

Volvo no realiza una toma de decisiones automatizada de forma regular y sistemática que produzca un efecto legal sobre las personas o que tenga un efecto igualmente significativo. En el caso de que esté interactuando con una empresa Volvo que esté realizando dicha toma de decisiones automatizada, debe recibir un aviso específico que describa los detalles de la toma de decisiones automatizada.

Volvo obtendrá sus datos personales principalmente de usted mismo, por ejemplo, durante el proceso de solicitud y de incorporación, durante la duración del empleo y, en algunos casos cuando esté permitido, tras la separación del servicio.

Sus datos personales también pueden obtenerse a través de su gerente o Recursos Humanos, u otro tercero a quien nos haya dirigido para obtener sus datos personales, por ejemplo, cuando nos comunicamos con referencias que usted proporcionó a Volvo.

Algunos datos personales también pueden generarse automáticamente desde el sistema de TI de Volvo, o equivalente, por ejemplo, al crear su identificación de usuario para los sistemas Volvo.

A excepción de cierta información requerida por ley, su decisión de proporcionar cualquier dato personal a Volvo es voluntaria. Por lo tanto, no estará sujeto a consecuencias adversas si no desea proporcionar a Volvo sus datos personales.

Sin embargo, tenga en cuenta que es necesario que Volvo trate ciertos datos personales relacionados con usted para administrar su empleo con Volvo, como el contrato de trabajo, la provisión de herramientas y servicios de TI, los derechos de acceso a las instalaciones de Volvo y el pago de salario y beneficios. 

Sus datos personales pueden compartirse con otras empresas de Volvo Group y con determinadas categorías de terceros (como se detalla más adelante), lo que puede implicar la transferencia de sus datos personales a otros países.

Intercambiar datos personales dentro de Volvo Group

Volvo Group es una organización global con oficinas y operaciones en todo el mundo, y sus datos personales se pueden transferir o ser accesibles internacionalmente a través del negocio global de Volvo Group y entre sus diversas entidades y afiliadas. Cualquier transferencia de sus datos personales a otras empresas de Volvo Group (incluidas las transferencias desde dentro de la UE/EEE a fuera de la UE/EEE) se regirá por un acuerdo entre empresas basado en las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o cualquier otro mecanismo que las autoridades pertinentes hayan reconocido o aprobado de vez en cuando. Dicho acuerdo refleja los estándares contenidos en las leyes europeas de privacidad de datos (incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE). Tener este acuerdo en vigencia significa que todas las entidades de Volvo Group deben cumplir con las mismas reglas internas. También significa que sus derechos siguen siendo los mismos sin importar dónde Volvo Group realice el tratamiento de sus datos.

Intercambiar datos personales con terceros fuera de Volvo Group

Además del intercambio de datos personales entre empresas de Volvo Group como se establece anteriormente, Volvo también puede compartir sus datos personales con ciertas categorías de terceros, que incluyen:

• Socios comerciales, como proveedores de Volvo Group y proveedores de servicios en relación con su provisión de productos y servicios a Volvo Group, como proveedores de servicios de TI, agencias de viajes, agencias de nómina y administradores de beneficios, compañías de pensiones y seguros, proveedores de atención médica ocupacional, proveedores de servicios de automóviles de empresa y proveedores de tarjetas de empresa.
• Sindicatos, si corresponde, en relación con despidos, cese laboral, asuntos del plan de mejora personal, proyectos de reorganización interna y proyectos de fusiones y adquisiciones.
  
• Asesores profesionales, como aseguradoras, abogados y otros asesores profesionales en relación con reclamaciones de seguros, auditorías y recepción de servicios de asesoramiento.
• Contrapartes y sus asesores, como en relación con proyectos de fusiones y adquisiciones.
• Proveedores de servicios de emergencia, como la policía, los bomberos, la ambulancia y la asistencia en carretera en relación con la asistencia de emergencia.
• Cumplimiento de la ley, autoridades reguladoras y otros organismos públicos y judiciales en relación con obligaciones legales tales como órdenes judiciales o requisitos de informes legales o si se considera necesario en casos excepcionales para proteger el interés vital de usted o de otros.

Se espera y se requiere que cualquier proveedor de servicios externo y asesor profesional a quien se divulguen sus datos personales proteja la confidencialidad y seguridad de sus datos personales y solo puede usar sus datos personales de conformidad con las leyes y regulaciones de privacidad de datos aplicables.

Además, en el caso de que cualquier empresa de Volvo Group que esté ubicada dentro de la UE/EEE transfiera datos personales a terceros externos que se encuentren fuera de la UE/EEE, la empresa de Volvo Group correspondiente se asegurará de que existen las protecciones adecuadas que proporcionar niveles adecuados de protección de sus datos personales según lo exigen las leyes de privacidad de datos aplicables (incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE). Por ejemplo, esto puede incluir el uso de cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o cualquier otro mecanismo que las autoridades pertinentes hayan reconocido o aprobado de vez en cuando.

Si tiene preguntas sobre cómo Volvo compartirá sus datos personales, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group a través de los datos de contacto indicados anteriormente.

Volvo utiliza medidas de seguridad legales, técnicas y organizativas adecuadas y razonables, incluida la seguridad de la tecnología de la información y las medidas de seguridad física, para proteger adecuadamente los datos personales.

Estas medidas son adecuadas para los riesgos que plantea el tratamiento de datos personales y la sensibilidad de los datos personales y tienen en cuenta los requisitos de la legislación local vigente. Además, las medidas se mejoran continuamente en consonancia con el desarrollo de los productos y servicios de seguridad disponibles.

Volvo exige que todas las personas cumplan con las políticas de seguridad vigentes relacionadas con los datos personales cuando utilicen los sistemas Volvo.

Volvo normalmente conservará sus datos personales durante el empleo y tal como se documenta en nuestro programa de retención de datos y los suplementos aplicables. Después de que su empleo haya finalizado, Volvo solo tratará los datos personales que se consideren necesarios para el cumplimiento de los fines para los que se recopilaron y solo hasta que se haya cumplido dicho propósito o, si es más tarde, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las obligaciones legales, fiscales o de beneficios locales o para satisfacer cualquier requisito legal en caso de una disputa o reclamo real, amenazado o anticipado.

Usted puede tener derecho, cuando así lo dispongan las leyes y regulaciones de privacidad de datos vigentes, a:

• Solicitar acceso a los datos personales que Volvo trata sobre usted: este derecho le permite saber si tenemos datos personales sobre usted y, si lo hacemos, a obtener información y una copia de las piezas y categorías específicas de datos personales.
• Solicitar una rectificación de sus datos personales: este derecho le permite corregir sus datos personales si son inexactos o incompletos.
• Oponerse al procesamiento de sus datos personales: este derecho le permite solicitar que Volvo ya no procese sus datos personales.
• Solicitar la eliminación de sus datos personales: este derecho le permite solicitar la eliminación de sus datos personales, incluso cuando dichos datos personales ya no sean necesarios para lograr los fines.
• Solicitar la restricción del procesamiento de sus datos personales: este derecho le permite solicitar que Volvo procese sus datos personales solo en circunstancias limitadas, incluso con su consentimiento.
• Solicitar la portabilidad de sus datos personales: este derecho le permite recibir una copia (en un formato portátil y, si es técnicamente factible, fácilmente utilizable) de sus datos personales, o solicitar a Volvo que transmita dichos datos personales a otro controlador de datos.
• En el caso de que el tratamiento que realizamos de sus datos personales o parte de los mismos se base en su consentimiento, retirar en cualquier momento su consentimiento, en cuyo caso Volvo cesará cualquier actividad de tratamiento adicional de sus datos personales o la parte pertinente de los mismos (sin embargo, tal retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento efectuada con anterioridad).
  

Tenga en cuenta que es posible que Volvo no siempre esté obligado a cumplir con una solicitud de eliminación, restricción, objeción o portabilidad de datos. Se deberá evaluar caso a caso las obligaciones legales de Volvo y la excepción a dichos derechos.

También tiene derecho a presentar una reclamación en relación con el tratamiento de sus datos personales por parte de Volvo ante las autoridades competentes. Para obtener más información sobre estos derechos y cómo ejercerlos, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group a través de los datos de contacto indicados anteriormente.

Volvo recomienda la revisión periódica de este Aviso de privacidad para estar al tanto de cualquier cambio.

Nos reservamos el derecho de modificar este Aviso de privacidad según sea necesario. Cuando lo hagamos, indicaremos cerca de la parte superior de este Aviso de privacidad la fecha en que se realizan dichos cambios y/o cuando entran en vigencia.