Informacja o ochronie prywatności pracowników

Wchodzące w skład Volvo Group przedsiębiorstwo, w którym są lub byli Państwo zatrudnieni („Volvo”), jest administratorem danych osobowych, które Volvo uzyskuje od Państwa i z innych źródeł opisanych poniżej.

Pełnienie funkcji „Administratora” oznacza, że to Volvo decyduje o celu i sposobach przetwarzania Państwa danych osobowych. W gestii Volvo leży przetwarzanie Państwa danych osobowych na mocy właściwych przepisów prawa ochrony danych.  

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych należy kierować do inspektora ochrony prywatności (Privacy Officer) Volvo Group pocztą e-mail na adres gpo.office@volvo.com, pocztą tradycyjną lub telefonicznie:

AB Volvo,
Do wiadomości: Group Privacy Office, Dept
 AA14100, VGHQ SE-405 08
Göteborg, Szwecja
+46 (0)31 66 00 00

Na potrzeby Informacji o Ochronie Prywatności „dane osobowe” to wszelkie informacje dotyczące konkretnej osoby fizycznej lub identyfikujące lub mogące identyfikować konkretną osobę fizyczną. Innymi słowy, są to wszystkie informacje, które mogą być z Państwem powiązane.  

Na potrzeby Informacji o Ochronie Prywatności termin „przetwarzać” lub „przetwarzanie” oznacza każde użycie danych osobowych, w tym w szczególności zbieranie, rejestrowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, przekazywanie, udostępnianie, blokowanie, usuwanie lub zniszczenie danych osobowych.

Podstawa prawna

Volvo może przetwarzać Państwa dane osobowe, opierając się na dowolnej z następujących podstaw prawnych (zob. więcej szczegółów poniżej).

• Zobowiązanie umowne Volvo może przetwarzać Państwa dane, jeśli jest to niezbędne do wypełnienia wobec Państwa zobowiązania umownego, np. aby móc wypłacić Państwu uzgodnione w umowie wynagrodzenie, emeryturę i inne świadczenia.
• Zobowiązanie prawne. Volvo może przetwarzać Państwa dane osobowe, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań prawnych, na przykład w celu zgłoszenia Państwa dochodów urzędowi skarbowemu lub wykonania nakazów lub zakazów sądowych i spełnienia wymogów sprawozdawczych.
• Prawnie uzasadnione interesy. Volvo może przetwarzać Państwa dane osobowe, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Volvo lub osoby trzeciej. Ogólnie uważa się, że do prawnie uzasadnionych interesów Volvo należy zarządzanie codzienną działalnością operacyjną, zabezpieczanie swoich obiektów i sprzętu oraz sprawowanie kontroli wewnętrznej. Aby przetwarzanie danych osobowych pracowników Volvo opierało się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, Volvo dokonuje indywidualnej oceny każdego kandydata. Volvo musi na przykład przetwarzać określone dane osobowe w celu umożliwienia administrowania Państwa podróżami służbowymi, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Volvo jest zarządzanie codzienną działalnością operacyjną; lub w celu weryfikacji stanu i lokalizacji sprzętu IT, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Volvo jest zabezpieczenie swojego sprzętu.
  
  W przypadku stwierdzenia w niniejszym dokumencie, że Volvo opiera się na swoich uzasadnionych interesach w danym celu przetwarzania, Volvo jest zdania, że jego uzasadnione interesy nie są nadrzędne w stosunku do Twoich interesów, praw lub wolności wynikających z (i) przejrzystości zapewnianej przez Volvo w zakresie czynności przetwarzania, (ii) podejście Volvo do prywatności od samego początku, (iii) regularne przeglądy prywatności Volvo oraz (iv) prawa, które przysługują Ci w związku z przetwarzaniem. Więcej informacji na temat tego podejścia wykorzystującego test równowagi może udzielić inspektor ochrony prywatności Volvo Group (zob. dane kontaktowe poniżej).
• Żywotne interesy. Volvo może przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ochrony żywotnych interesów Państwa i innych osób, jeśli Volvo zasadnie uważa, że takie przetwarzanie Państwa danych osobowych może zapobiec powstaniu potencjalnej szkody dla Państwa lub innych osób lub ograniczyć taką szkodę.
• Zgoda. W przypadkach wyjątkowych lub w przypadku braku innej podstawy prawnej Volvo może Państwa poprosić o wyraźną zgodę na przetwarzanie określonych danych osobowych. Państwa zgoda jest dobrowolna i świadoma, mogą Państwo jej nie wyrazić albo mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie.

Volvo może przetwarzać następujące kategorie danych, które same lub w połączeniu z innymi danymi mogą stanowić dane osobowe, do ogólnych celów określonych w tabeli 1 poniżej.

Należy pamiętać, że poniższa lista jest tylko listą przykładów i nie jest listą wyczerpującą. Volvo niekoniecznie będzie przetwarzać wszystkie wymienione poniżej dane o Państwu, niektóre cele przetwarzania będą się pokrywać oraz może być kilka celów uzasadniających używanie przez nas Państwa danych osobowych.

Tabela 1. Kategorie danych osobowych, cele i podstawa prawna przetwarzania

Szczególne kategorie danych osobowych

Należy szczególnie podkreślić, że dane dotyczące członkostwa w związku zawodowym oraz niektóre aspekty danych BHP mogą być uznane za szczególne kategorie danych osobowych na mocy właściwych przepisów prawa ochrony prywatności danych, są traktowane ze szczególną dbałością oraz wymagają dodatkowych zabezpieczeń. Volvo będzie przetwarzać specjalne kategorie danych osobowych tylko wtedy, gdy będzie mieć odpowiednie zobowiązania wynikające z układu zbiorowego, zobowiązania prawne lub prawnie uzasadnione interesy, aby przetwarzać takie dane (w tym między innymi ostrożne praktyki mające na celu pomoc w zarządzaniu powszechnymi sytuacjami kryzysowymi w dziedzinie zdrowia). O takich przypadkach Volvo będzie Państwa informować oraz (jeśli będzie to wymagane przez przepisy prawa) zwróci się do Państwa z prośbą o udzielenie wyraźnej zgody na przetwarzanie takich danych. Udzielenie pozytywnej odpowiedzi na jakąkolwiek prośbę z naszej strony o udzielenie wspomnianej zgody nie jest warunkiem zawarcia z nami umowy.

Szczegółowe informacje dotyczące monitoringu CCTV

Volvo może używać monitoringu CCTV (zgodnie z powyższą definicją), jeśli jest to dozwolone przez przepisy prawa. Monitoring CCTV jest zasadniczo używany do kontrolowania dostępu i zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do pomieszczeń i sprzętu Volvo, w niektórych krajach może być jednak również używany na potrzeby zapewnienia zgodności z wytycznymi i procedurami BHP oraz w celu ogólnego usprawnienia procesu produkcji. Obrazy i nagrania CCTV są bezpiecznie przechowywane i udostępnia się je tylko wtedy, gdy są one niezbędne (na przykład w celu zbadania określonego incydentu).

Szczegółowe informacje dotyczące zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji

Volvo nie podejmuje regularnie ani systematycznie zautomatyzowanych decyzji powodujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki dotyczące osób fizycznych. Jeśli mają Państwo interakcje z przedsiębiorstwem wchodzącym w skład Volvo, które podejmuje takie zautomatyzowane decyzje, powinni Państwo otrzymać specjalne powiadomienie zawierające szczegółowe informacje dotyczące takiego zautomatyzowanego podejmowania decyzji. 

Volvo będzie uzyskiwać Państwa dane osobowe przede wszystkim od Państwa, np. podczas procesu składania aplikacji i przyjmowania do pracy, przez cały okres zatrudnienia oraz (w niektórych dozwolonych przez przepisy prawa przypadkach) po zakończeniu okresu zatrudnienia.

Państwa dane osobowe mogą być również uzyskane za pośrednictwem Państwa przełożonego, działu kadr lub innej osoby trzeciej, od której na Państwa polecenie mamy uzyskać Państwa dane osobowe.

Niektóre dane osobowe mogą być także generowane automatycznie przez system IT Volvo lub jego odpowiednik, na przykład podczas tworzenia identyfikatora użytkownika umożliwiającego dostęp do systemów Volvo.

Z wyjątkiem określonych informacji wymaganych na mocy przepisów prawa decyzja o przekazaniu Volvo jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolna. Tym samym nie poniosą Państwo żadnych negatywnych konsekwencji, jeśli nie zdecydują się Państwo udostępnić Volvo swoich danych osobowych.

Volvo musi jednak przetwarzać Państwa określone dane osobowe w celu administrowania Państwa zatrudnieniem w Volvo, w tym danymi związanymi z umową o pracę, udostępnianiem narzędzi i usług IT, prawami dostępu do obiektów Volvo oraz wypłatą wynagrodzenia i świadczeń.

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane innym przedsiębiorstwom wchodzącym w skład Volvo Group oraz określonym kategoriom osób trzecich (zob. poniżej), co może wiązać się z przekazywaniem Państwa danych osobowych do innych krajów.

Udostępnianie danych osobowych w ramach Volvo Group

Volvo Group to przedsiębiorstwo międzynarodowe, które ma oddziały i prowadzi działalność na całym świecie, Państwa dane osobowe mogą być zatem przekazywane lub udostępniane w ramach takiej międzynarodowej działalności Volvo Group, a także między różnymi jednostkami, w tym jednostkami stowarzyszonymi, Volvo Group. Wszelkie przypadki przekazania Państwa danych osobowych do innych przedsiębiorstw wchodzących w skład Volvo Group (w tym przekazania tych danych z UE/EOG poza UE/EOG) będą podlegać zawartej między tymi przedsiębiorstwami umowie opartej na zatwierdzonych przez UE standardowych klauzulach umownych lub innym mechanizmom kontroli określanych lub zatwierdzanych przez właściwe organy. Wspomniana umowa odzwierciedla standardy określone w europejskich przepisach prawa ochrony prywatności danych (w tym w unijnym ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych). Zawarcie tej umowy oznacza, że wszystkie jednostki wchodzące w skład Volvo Group muszą przestrzegać tych samych zasad wewnętrznych. Oznacza to również, że Państwa prawa są takie same bez względu na miejsce przetwarzania Państwa danych przez Volvo Group.

Udostępnianie danych osobowych osobom trzecim spoza Volvo Group

Volvo może udostępniać dane osobowe nie tylko w ramach przedsiębiorstw wchodzących w skład Volvo Group, jak określono powyżej, ale również określonym kategoriom podmiotów zewnętrznych, takim jak:

• Partnerzy biznesowi, w tym dostawcy i usługodawcy Volvo Group, którzy dostarczają produkty i świadczą usługi na rzecz Volvo Group, w tym dostawcy usług informatycznych, biura podróży, firmy świadczące usługi kadrowo-płacowe, towarzystwa emerytalne i firmy ubezpieczeniowe, dostawcy usług medycyny pracy, dostawcy usług dotyczących samochodów służbowych i wystawcy kart firmowych.
• Związki zawodowe, w stosownych przypadkach, w związku ze zwolnieniami, sprawami dotyczącymi rozwiązania stosunku pracy, sprawami dotyczącymi planu rozwoju zawodowego, projektami reorganizacji wewnętrznej oraz projektami fuzji i przejęć.
• Zawodowi doradcy, w tym ubezpieczyciele, prawnicy i inni zawodowi doradcy (w związku z roszczeniami ubezpieczeniowymi, audytami i świadczeniem usług doradczych).
• Kontrahenci i ich doradcy, np. w związku z projektami fuzji i przejęć.
• Służby ratunkowe, w tym policja, straż pożarna, pogotowie ratunkowe i pomoc drogowa (w związku z pomocą udzielaną w nagłych wypadkach).
• Organy ochrony porządku publicznego, organy regulacyjne i inne organy publiczne i sądowe (w związku ze zobowiązaniami prawnymi, takimi jak wykonywanie nakazów lub zakazów sądowych lub prawnych wymogów dotyczących sprawozdawczości, lub jeśli ich udział zostanie uznany za konieczny, aby chronić żywotne interesy Państwa lub innych osób).

Wszyscy zewnętrzni usługodawcy i zawodowi doradcy, którym ujawniane są Państwa dane osobowe, muszą chronić poufność i bezpieczeństwo tych danych oraz mogą ich używać wyłącznie zgodnie z właściwymi przepisami prawa ochrony prywatności danych.

Ponadto w przypadku, gdy jakiekolwiek wchodzące w skład Volvo Group przedsiębiorstwo z siedzibą w UE/EOG przekazuje dane osobowe podmiotowi zewnętrznemu spoza UE/EOG, przedsiębiorstwo takie upewni się, że zastosowano odpowiednie zabezpieczenia, które zapewniają odpowiedni stopień ochrony Państwa danych osobowych zgodnie z właściwymi przepisami prawa ochrony prywatności danych (w tym przepisami unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Zabezpieczenia te mogą na przykład obejmować zastosowanie zatwierdzonych przez UE standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów kontroli określanych lub zatwierdzanych przez właściwe organy.

Wszelkie pytania dotyczące sposobu udostępniania przez Volvo Państwa danych osobowych należy kierować do inspektora ochrony prywatności Volvo Group, korzystając z danych kontaktowych podanych powyżej.

Volvo stosuje odpowiednie i uzasadnione prawne, techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, w tym zabezpieczenia infrastruktury informatycznej i zabezpieczenia fizyczne, aby odpowiednio chronić dane osobowe.

Środki te są odpowiednie do zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz do wrażliwości danych osobowych, a także uwzględniają wymogi właściwych przepisów prawa krajowego. Środki są stale ulepszane wraz z rozwojem dostępnych produktów i usług z zakresu bezpieczeństwa.

Volvo wymaga od wszystkich osób używających systemów Volvo przestrzegania obowiązujących zasad bezpieczeństwa danych osobowych. 

Volvo będzie zasadniczo przechowywać Państwa dane osobowe w okresie zatrudnienia oraz zgodnie z naszym harmonogramem zatrzymania danych i jego odpowiednimi uzupełnieniami. Po zakończeniu Państwa zatrudnienia Volvo będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie w czasie i zakresie niezbędnym do realizacji celów, dla których dane te zostały zebrane, lub, jeśli przetwarzanie to będzie mieć miejsce później, przez okres niezbędny do wywiązania się z krajowych zobowiązań prawnych, zobowiązań podatkowych lub zobowiązań dotyczących świadczeń lub do spełnienia wymogów prawnych w przypadku rzeczywistego, zapowiadanego lub potencjalnego sporu lub roszczenia.

Na mocy właściwych przepisów prawa ochrony prywatności danych mogą mieć Państwo prawo do:

• Żądania dostępu do Państwa danych osobowych przetwarzanych przez Volvo (czyli dowiadywania się, czy przechowujemy Państwa dane osobowe, a jeśli przechowujemy, to do uzyskania kopii oraz informacji na temat określonych elementów i kategorii danych osobowych).
• Żądania sprostowania Państwa danych osobowych (czyli sprostowania Państwa danych osobowych, jeśli są one niedokładne lub niekompletne).
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (czyli żądania zaprzestania przetwarzania przez Volvo Państwa danych osobowych).
• Żądania usunięcia Państwa danych osobowych (także wówczas, gdy Państwa dane osobowe nie są już potrzebne do osiągnięcia celów).
• Żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych (czyli żądania, aby Państwa dane osobowe były przetwarzane przez Volvo tylko w określonych okolicznościach, w tym za Państwa zgodą).
• Żądania przeniesienia Państwa danych osobowych czyli otrzymania kopii Państwa danych osobowych (w przenośnym oraz, jeśli jest to technicznie wykonalne, łatwo nadającym się do użytku formacie) lub żądania od Volvo przekazania Państwa danych osobowych innemu administratorowi danych).
• Jeśli podstawą przetwarzania przez nas całości lub części Państwa danych osobowych jest Państwa zgoda, mogą Państwo w każdej chwili tę zgodę wycofać, w którym to przypadku Volvo zaprzestanie wszelkiego dalszego przetwarzania całości lub części Państwa danych osobowych (takie wycofanie zgody nie wpływa jednak na legalność działań związanych z przetwarzaniem danych przed wycofaniem rzeczonej zgody).
  

Volvo nie zawsze musi jednak mieć obowiązek spełnienia żądania dotyczącego usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia lub wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Stosowna ocena może być przeprowadzana indywidualnie dla każdego przypadku na podstawie zobowiązań prawnych Volvo i wyjątku od tych praw.

Mogą Państwo też wnieść do odpowiedniego organu nadzorczego skargę dotyczącą przetwarzania przez Volvo Państwa danych osobowych. Więcej informacji na temat tych praw i sposobu ich wykonywania może udzielić inspektor ochrony prywatności Volvo Group (zob. dane kontaktowe powyżej).

Volvo zachęca do okresowego przeglądu Informacji o Ochronie Prywatności, aby mogli się Państwo na bieżąco dowiadywać o ewentualnych jej zmianach.

W zależności od potrzeb zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Informacji o Ochronie Prywatności. Po dokonaniu takiej zmiany u góry Informacji o Ochronie Prywatności pojawi się data wprowadzenia lub wejścia w życie takiej zmiany.