Дата публикации и вступления в силу этой версии: 2023.09.01
В настоящем уведомлении содержится информация о том, как Volvo Group обрабатывает персональные данные своих сотрудников («Уведомление о конфиденциальности»). Если вы являетесь или были сотрудником компании Volvo Group, мы можем обрабатывать ваши персональные данные.
В данном уведомлении «Volvo Group» означает AB Volvo (публичное акционерное общество) и организации, прямо или косвенно контролируемые AB Volvo, включая, помимо прочего, компании, относящиеся к любому из основных бизнес-направлений Volvo Group и подразделений грузовых автомобилей (которые могут существовать время от времени), такие как Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions и Volvo Energy.
Настоящее Уведомление о конфиденциальности применимо только тогда, когда Volvo Group собирает или иным образом обрабатывает персональные данные для целей Volvo Group (т. е. когда Volvo Group (самостоятельно или совместно с другими лицами) является оператором (контролером данных) и, следовательно, определяет цели и способы обработки каких-либо персональных данных).
Настоящее Уведомление о конфиденциальности не применимо в случаях, когда Volvo Group собирает или иным образом обрабатывает персональные данные от имени другой компании, например, независимых дилеров, импортеров, поставщиков и клиентов Volvo Group.
Помимо этого Уведомления о конфиденциальности, некоторые системы, приложения и процессы Volvo Group могут включать собственные уведомления о конфиденциальности, в которых содержится дополнительная информация о том, какие именно персональные данные подлежат сбору, а также как осуществляется хранение, использование и передача этих персональных данных.
Компания Volvo Group, в которой вы являетесь или являлись сотрудником (далее именуемая «Volvo»), является оператором (контролером) персональных данных, которые Volvo получает от вас и из других источников, описанных ниже.
«Оператор» («Контролер») в применении к компании Volvo означает, что Volvo принимает решения о целях и способах обработки переданных компании персональных данных. Volvo несет ответственность за обработку ваших персональных данных в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами о защите информации.
Вопросы, связанные с обработкой ваших персональных данных, можно задать сотруднику Volvo Group по вопросам конфиденциальности по адресу электронной почты gpo.office@volvo.com, обычной почты или по телефону:
AB Volvo,
Кому: Group Privacy Office,
Dept AA14100, VGHQ SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00
Для целей настоящего Уведомления о конфиденциальности под «персональными данными» понимается любая информация о конкретном физическом лице или информация, при помощи которой определяется или может быть определено конкретное физическое лицо. Другими словами, это любая информация, которую можно связать с вами.
Для целей настоящего Уведомления о конфиденциальности термин «обрабатывать» или «обработка» означает любое использование персональных данных, включая, помимо прочего, сбор, запись, систематизацию, хранение, уточнение, изменение, передачу, предоставление, блокирование, удаление или уничтожение персональных данных.
Правовые основания
Volvo может обрабатывать персональные данные на любых из нижеупомянутых правовых оснований (также см. дополнительную информацию ниже).
Обратите внимание, что приведенный ниже список представляет собой лишь перечень примеров и не является исчерпывающим. Volvo не всегда будет обрабатывать все перечисленные ниже данные о вас, некоторые из целей обработки будут частично совпадать, и может быть несколько целей, которые обосновывают использование нами ваших персональных данных.
Таблица 1 — Категории данных, а также цели и правовые основания обработки данных
Категории персональных данных | Цели обработки данных | Правовое основание обработки данных |
---|---|---|
Общие данные физического лица: например, ФИО, дата рождения, номер социального страхования (или его аналог), пол, гражданство, предпочтительный язык, семейное положение и фотография
|
|
|
Организационные данные: например, номер сотрудника, описание обязанностей, должность, место работы, подразделение, отдел, руководитель и непосредственные подчиненные |
|
|
Контактные данные: например, рабочий адрес, домашний адрес, адрес электронной почты и номер телефона
|
|
|
Данные по заработной плате и другим выплатам: например, информация о заработной плате, пересмотре размера окладов, налоговых вычетах, пенсии, а также реквизиты банковских счетов
|
|
|
Данные по управлению кадровыми вопросами: например, трудовой договор и другие соглашения между вами и Volvo, заявления и другие формы, касающиеся, например, отпуска по уходу за ребенком, а также информация о дате приема на работу и дате прекращения трудового договора
|
|
|
Данные учета времени: например, рабочее время, отработанное время, отпуска, отгулы и другие периоды отсутствия (отпуск по уходу за ребенком, отпуск по болезни и т. д.)
|
|
|
Данные о членстве в профсоюзе, если это применимо и уместно и при условии, что обработка таких персональных данных разрешена в соответствии с действующим законодательством
|
|
|
Данные безопасности, такие как карточки доступа, права на получение доступа и использование карточек доступа и прав доступа, личные адреса, профессиональный опыт, место рождения, данные членов семьи, номера телефонов, поездки за последние 5 лет, учетные записи в социальных сетях, уровень образования, данные паспорта и удостоверения личности
|
|
|
Данные о здоровье и безопасности: например, информация о несчастных случаях на производстве и отпусках по болезни, планах реабилитации, медосмотрах и результатах медицинского освидетельствования пострадавших на производстве
|
|
|
Данные о результатах работы и ее оценке, такие как оценки, аттестации и дисциплинарные записи, если таковые имеются, а также персональные предпочтения, например, в отношении мобильности и карьерного развития
|
|
|
Данные о компетентности: например, записи об обучении и участии в учебных мероприятиях, а также соответствующие разрешения на работу
|
|
|
Данные по управлению командировками: информация о командировках, данные бронирований, номер паспорта, номер корпоративной кредитной карты, счета из командировок, командировочные выплаты
|
|
|
Данные, связанные с ИТ: например, идентификатор (ID) пользователя, пароли, данные для входа, а также данные и журнальные записи об использовании вами ИТ-оборудования, приложений и услуг Volvo, в соответствии с ИТ-политиками Volvo, действительными в соответствующий период времени
|
|
|
Данные о работе со справочными службами и службой поддержки: например, вопросы от вас /вашего руководителя /отдела кадров, связанные с вашим трудоустройством или ИТ-оборудованием, либо сведения о соответствующей поддержке, предоставленной вам
|
|
|
Данные о техническом обслуживании / ремонте / сервисном обслуживании: например, отслеживание и ведение журналов деятельности, осуществленной вами в связи с техническим обслуживанием, ремонтом или сервисным обслуживанием автомобиля, предоставленного компанией или отделом
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Подробные сведения о специальных категориях персональных данных
Особо отмечается, что членство в профсоюзе, а также некоторые аспекты данных о здоровье и безопасности могут рассматриваться как специальные категории персональных данных в соответствии с применимыми законами о конфиденциальности данных и их следует обрабатывать с особой осторожностью и с применением дополнительных мер защиты. Компания Volvo будет обрабатывать специальные категории персональных данных только в том случае, если Volvo уполномочена на обработку таких данных коллективным договором, имеет юридическое обязательство или законную деловую потребность в обработке таких данных (включая, помимо прочего, надлежащие методы, способствующие управлению распространенными чрезвычайными ситуациями в области охраны здоровья). В таких случаях Volvo проинформирует вас и (если это требуется по закону) запросит у вас явно выраженное согласие на обработку таких данных. Вы должны знать, что ваш договор с нами не подразумевает положительного ответа на любой направленный нами запрос о согласии.
Подробные сведения о системе видеонаблюдения
Volvo может использовать систему видеонаблюдения (как определено выше), если это разрешено законом. Система видеонаблюдения обычно используется для контроля и предотвращения несанкционированного доступа к помещениям и оборудованию Volvo, однако в некоторых странах она также может использоваться с целью обеспечения соблюдения руководящих принципов и процедур по охране здоровья и безопасности, а также в целях общего совершенствования производства. Изображения и записи камер видеонаблюдения хранятся в безопасности и доступны только в случае служебной необходимости (например, для расследования инцидента).
Подробные сведения об автоматизированном принятии решений
Volvo не осуществляет на регулярной и систематической основе автоматизированное принятие решений, которые имеют юридические последствия в отношении отдельных лиц или могут иметь настолько же значительные последствия. Если вы взаимодействуете с компанией Volvo, которая принимает такие автоматизированные решения, вы должны получить специальное уведомление с подробными сведениями о таком автоматизированном принятии решений.
Volvo будет получать ваши персональные данные в первую очередь от вас самих, например, во время процесса подачи заявления и приема на работу, в течение всего срока работы и, в некоторых случаях, когда это разрешено, при увольнении.
Ваши персональные данные также могут быть получены через вашего руководителя или из отдела кадров либо через другую третью сторону, к которой вы направили нас для получения ваших персональных данных, например по запросу информации у рекомендателей, чьи контактные данные вы предоставили Volvo.
Некоторые персональные данные могут автоматически генерироваться ИТ-системой Volvo или аналогичной системой, например при создании вашего идентификатора пользователя в системах Volvo.
За исключением определенных сведений, предоставление которых обязательно по закону, ваше решение предоставить Volvo какие-либо персональные данные является добровольным. Таким образом, вы не подвергнетесь неблагоприятным последствиям, если не захотите предоставлять Volvo свои персональные данные.
Однако, пожалуйста, обратите внимание, что Volvo необходимо обрабатывать определенные персональные данные, относящиеся к вам, для управления вашей работой в Volvo, например, для заключения трудового договора, предоставления ИТ-инструментов и услуг, прав доступа в помещения Volvo и выплаты заработной платы и пособий.
Ваши персональные данные могут быть переданы другим компаниям Volvo Group и третьим сторонам определенных категорий (как более подробно описано ниже), что может подразумевать передачу персональных данных в другие страны.
Совместное использование персональных данных внутри Volvo Group
Volvo Group — это глобальная организация, имеющая офисы и ведущая бизнес по всему миру, поэтому ваши персональные данные могут передаваться или быть доступными в разных странах в рамках глобального бизнеса Volvo Group, а также совместно использоваться ее различными организациями и аффилированными компаниями. Любая передача ваших персональных данных другим компаниям Volvo Group (включая передачу из ЕС/ЕЭЗ за пределы ЕС/ЕЭЗ) регулируется межфирменным соглашением, основанным на утвержденных ЕС Стандартных договорных условиях или других подобных механизмах, которые на текущий момент времени признаны или утверждены соответствующими органами. Такое соглашение отражает стандарты, содержащиеся в европейских законах о конфиденциальности данных (включая Общий регламент ЕС о защите данных). Наличие этого соглашения означает, что все подразделения Volvo Group должны соблюдать одни и те же внутренние правила. Это также означает, что ваши права остаются неизменными независимо от того, где в Volvo Group обрабатываются ваши данные.
Передача персональных данных третьим сторонам вне Volvo Group
Помимо совместного использования персональных данных компаниями Volvo Group, описанного выше, Volvo также может передавать ваши персональные данные третьим сторонам некоторых категорий, в том числе следующим лицам:
Любые сторонние поставщики услуг и профессиональные консультанты, которым раскрываются ваши персональные данные, обязаны защищать конфиденциальность и безопасность ваших персональных данных и могут использовать ваши персональные данные только в соответствии с применимым законодательством и нормативными актами о конфиденциальности данных.
Кроме того, в случае, если какая-либо компания Volvo Group, расположенная на территории ЕС/ЕЭЗ, передает персональные данные третьим сторонам, находящимся за пределами ЕС/ЕЭЗ, то соответствующая компания Volvo Group должна убедиться в наличии соответствующих мер предосторожности, обеспечивающих адекватный уровень защиты персональных данных в соответствии с требованиями применимого законодательства о конфиденциальности данных (включая Общий регламент ЕС о защите персональных данных). В частности, это может включать использование утвержденных ЕС Стандартных договорных условий или других подобных механизмов, которые на текущий момент времени признаны или утверждены соответствующими органами.
При возникновении вопросов о передаче компанией Volvo куда-либо ваших персональных данных свяжитесь с сотрудником Volvo Group, отвечающим за защиту данных, используя указанные выше контактные данные.
Volvo использует надлежащие и разумные юридические, технические и организационные меры безопасности, включая безопасность информационных технологий и меры физической защиты, для необходимой защиты персональных данных.
Эти меры соответствуют рискам, связанным с обработкой персональных данных, и степени конфиденциальности персональных данных, а также учитывают требования применимого местного законодательства. Кроме того, эти меры постоянно совершенствуются по мере разработки доступных продуктов и услуг в области безопасности.
Volvo требует, чтобы все лица соблюдали соответствующие политики безопасности в отношении персональных данных при использовании систем Volvo.
Volvo обычно хранит ваши персональные данные на протяжении периода трудоустройства, в соответствии с нашим положением о хранении данных и применимыми приложениями. После прекращения трудовых отношений с вами компания Volvo будет обрабатывать исключительно персональные данные, необходимые для выполнения целей, для которых они были собраны, и исключительно до завершения выполнения этих целей или, если дольше, в течение такого времени, которое может быть необходимо для соблюдения юридических, налоговых или льготных обязательств по местному законодательству либо для соблюдения требований законодательства в случае действительного, предполагаемого или ожидаемого спора или иска.
Если это предусмотрено применимыми законами и иными нормативными актами о конфиденциальности данных, вы можете иметь право на следующие действия:
В случае, если обработка нами ваших персональных данных или их части основана на вашем согласии, отозвать ваше согласие в любое время, и в этом случае Volvo прекратит любые дальнейшие действия по обработке ваших персональных данных или их соответствующей части (однако отзыв согласия не аннулирует законности действий по обработке данных до отзыва).
Примечание. Компания Volvo не всегда может быть обязана выполнять запрос на удаление, ограничение или перенос данных либо удовлетворять возражения субъекта данных. Возможно проведение оценки юридических обязательств Volvo и исключений из указанных прав с учетом специфики конкретного случая.
Вы также имеете право подавать жалобы в органы надзора в отношении обработки компанией Volvo ваших персональных данных. Для получения дополнительной информации об этих правах и способах их осуществления свяжитесь с сотрудником Volvo Group по вопросам конфиденциальности, используя указанные выше контактные данные.
Компания Volvo рекомендует периодически просматривать данное Уведомление о конфиденциальности, чтобы узнавать о любых изменениях в нем.
Мы оставляем за собой право вносить изменения в данное Уведомление о конфиденциальности по мере необходимости. При внесении изменений в верхней части данного Уведомления о конфиденциальности добавляется дата внесения любых таких изменений и/или их вступления в силу.