Integritetsmeddelande för medarbetare

Företaget inom Volvokoncernen som du är eller har varit anställd på (nedan kallat ”Volvo”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Volvo samlar in från dig och de andra källor som beskrivs nedan.

”Personuppgiftsansvarig” betyder att det är Volvo som bestämmer ändamålet och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via gpo.office@volvo.com, post eller telefon:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg
+46 (0)31 66 00 00

I det här integritetsmeddelandet avses med ”personuppgifter” all information om en viss person eller information som identifierar eller kan identifiera en specifik person. Med andra ord är det vilken information som helst som kan kopplas till dig.

I det här integritetsmeddelandet avser termen ”behandla” eller ”behandling” all användning av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstörelse av personuppgifter.

Rättslig grund

Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter baserat på en eller flera av följande rättsliga grunder, se även ytterligare information nedan.

• Avtalsförpliktelse Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om sådan behandling krävs för att uppfylla en avtalsförpliktelse gentemot dig, till exempel för att kunna betala din avtalsenliga lön, pension och andra förmåner.
• Rättslig förpliktelse. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om behandlingen krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att rapportera din inkomst till skattemyndigheterna eller för att följa domstolsbeslut och rättsliga rapporteringskrav.

• Berättigade intressen. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om behandlingen krävs för att tillgodose ett berättigat intresse som Volvo eller en tredje part har. Det anses i allmänhet vara i Volvos berättigade intresse att sköta den dagliga verksamheten, säkra dess anläggningar och dess utrustning och upprätthålla intern kontroll. Volvo gör en bedömning från fall till fall för att kunna basera sin behandling av anställdas personuppgifter på berättigade intressen. Volvo behöver till exempel behandla vissa personuppgifter för att kunna administrera dina affärsrelaterade resor då Volvos berättigade intresse är att sköta den dagliga verksamheten. Volvo kan också behöva behandla vissa personuppgifter för att granska status och plats för sin IT-utrustning då Volvos berättigade intresse är att säkra sin utrustning.
  
  När det häri anges att Volvo förlitar sig på sina berättigade intressen för ett visst behandlingsändamål anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med tanke på (i) den öppenhet som Volvo tillhandahåller när det gäller behandlingsverksamheten, (ii) Volvos strategi för inbyggd integritet, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsverksamheten. Om du vill få mer information om denna intresseavvägning, kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som anges ovan.

• Vitala intressen. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter för att skydda dina och andras grundläggande intressen, om Volvo har giltiga skäl att tro att sådan behandling av dina personuppgifter kan förhindra eller minska en betydande potentiell skada för dig eller andra.
• Samtycke. I undantagsfall, eller då inget annat laga skäl kan åberopas, kan Volvo komma att be om ditt uttryckliga samtycke till behandling av vissa personuppgifter. Ditt samtycke är fritt och informerat, och du har möjlighet att välja att inte ge ditt samtycke och att när som helst återkalla det.

Volvo kan komma att behandla följande kategorier av uppgifter som i sig eller i kombination med andra uppgifter kan utgöra personuppgifter och för de allmänna ändamål som anges i Tabell 1 nedan.

Observera att listan nedan endast är en lista med exempel och inte är avsedd att vara uttömmande. Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla uppgifter som anges här nedan om dig. Vissa av ändamålen för behandlingen kommer att överlappa varandra och det kan finnas flera ändamål som berättigar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1 - Kategorier, ändamål och rättslig grund för behandling

Specifikt om särskilda kategorier av personuppgifter

Det noteras särskilt att fackföreningstillhörighet och vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter kan betraktas som särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och ska hanteras med extra försiktighet och kräver ytterligare skyddsåtgärder. Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo enligt kollektivavtal har tillstånd att behandla sådana uppgifter, har en rättslig förpliktelse eller ett legitimt affärsbehov att behandla sådana uppgifter (inklusive men inte begränsat till ansvarsfull praxis för att hantera omfattande hälsokriser). I sådana fall kommer Volvo att informera dig och (om det krävs enligt lag) efterfråga ditt uttryckliga samtycke till behandling av sådana uppgifter. Observera att ditt avtal med oss kräver inte att du ska godkänna en begäran om samtycke från oss.

Specifikt om kamerabevakning

Volvo kan komma att använda kameraövervakning (enligt beskrivning ovan) när det är tillåtet enligt lag. Kameraövervakning används vanligtvis för att kontrollera och förhindra obehörigt tillträde till Volvos lokaler och utrustning, men i vissa länder kan den också användas för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer och processer för hälsa och säkerhet och för övergripande produktionsförbättringsändamål. Övervakningsbilder och -inspelningar lagras säkert och är endast tillgängliga vid behov (till exempel för att utreda en incident).

Särskilt om automatiserat beslutsfattande

Volvo utför inte regelbundet och systematiskt automatiserat beslutsfattande som har en rättslig effekt på individer eller som skulle ha en liknande betydande effekt. Om du interagerar med ett Volvobolag som utför ett sådant automatiserat beslut bör du få ett särskilt meddelande som beskriver detaljerna i det automatiserade beslutet. 

Specifikt om enkäter

Enkätsvaren är anonymiserade och sammanställda så att de inte kan direkt identifiera dig. Syftet med de insamlade enkätsvaren, tillsammans med de uppgifter som Volvo tillhandahåller om dig (namn, företagets e-postadress och andra demografiska uppgifter) är för att utvärdera, skapa rapporter och analyser om anställdas engagemang, erfarenhet, uppfattning, prestation, ledarskapseffektivitet samt hur du agerar i enlighet med Volvos värderingar.
Även om Volvo har bett leverantören om ett specifikt aggregerat tröskelvärde för svaren (genomfört ytterligare avidentifiering) så kan en individs identitet fortfarande vara möjlig att fastställas baserat på den information som lämnas i kommentars-/fritextfält. Men innan fler analyser av kommentars-/fritextfält så kommer materialet att anonymiseras ytterligare. Det är dock fortfarande av vikt att du försöker undvika att identifiera dig själv eller en annan person direkt eller indirekt inom dessa kommentars-/fritextfälten. 

Volvo kommer i första hand att få dina personuppgifter från dig personligen, till exempel under ansöknings- och introduktionsprocessen, under hela anställningstiden och, i vissa fall då det är tillåtet, vid uppsägning.

Dina personuppgifter kan också komma att inhämtas via din chef eller personalavdelning, eller annan tredje part som du har bett oss att inhämta dina personuppgifter från, t.ex. när vi kontaktar referenser som du har lämnat till Volvo.

Vissa personuppgifter kan också genereras automatiskt från Volvos IT-system eller motsvarande, till exempel när du skapar ditt användar-id till Volvos system.

Med undantag för viss information som krävs enligt lag är ditt beslut att lämna personuppgifter till Volvo frivilligt. Du kommer därför inte att drabbas av negativa konsekvenser om du inte vill lämna dina personuppgifter till Volvo.

Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter om dig för att administrera din anställning hos Volvo, till exempel anställningsavtalet, tillhandahållandet av IT-verktyg och IT-tjänster, tillträdesbehörigheter till Volvos lokaler och utbetalning av lön och förmåner. 

Dina personuppgifter kan komma att delas med andra bolag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (som beskrivs närmare nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.

Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen

Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom hela Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag. Alla överföringar av dina personuppgifter till andra bolag inom Volvokoncernen (inklusive överföringar från EU/EES till länder utanför EU/EES) regleras av ett koncernövergripande avtal baserat på EU-kommissionens godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som från tid till annan erkänts eller godkänts av berörda myndigheter. Sådana avtal återspeglar de standarder som finns i europeisk dataskyddslagstiftning (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Att ha det här avtalet innebär att alla Volvokoncernens enheter måste följa samma interna regler. Det betyder också att dina rättigheter är desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.

Delning av personuppgifter med tredje part utanför Volvokoncernen

Utöver den delning av personuppgifter mellan bolag inom Volvokoncernen som anges ovan kan Volvo också komma att dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:

• Affärspartner, till exempel Volvokoncernens leverantörer i samband med deras leverans av produkter och tjänster till Volvokoncernen, såsom IT-tjänstleverantörer, resebyråer, lönebyråer och förmånsadministratörer, pensions- och försäkringsbolag, leverantörer av företagshälsovård, tjänstebilsleverantörer och företagskortsutfärdare.

• Fackföreningar, i tillämpliga fall, i samband med permitteringar, uppsägningsärenden, PPI-frågor (Plan for Personal Improvement), interna omorganisationsprojekt och fusions- och förvärvsprojekt.

• Professionella rådgivare, till exempel försäkringsgivare, advokater och andra professionella rådgivare i samband med försäkringsanspråk, revisioner och mottagande av rådgivningstjänster.

• Motparter och deras rådgivare, till exempel i samband med fusions- och förvärvsprojekt.

• Räddningstjänstpersonal, till exempel polis, brandkår, ambulans och vägassistans vid nödsituationer.

• Rättsväsende, tillsynsmyndigheter och andra offentliga och rättsliga organ i samband med rättsliga förpliktelser, till exempel domstolsbeslut eller lagstadgade rapporteringskrav eller om det i undantagsfall anses nödvändigt för att skydda dina eller andras grundläggande intressen.

Alla tredjepartsleverantörer och professionella rådgivare till vilka dina personuppgifter lämnas ut förväntas och är skyldiga att skydda sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter och får endast använda dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och dataskyddsförordningar.

Om något av Volvokoncernens företag som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta företaget i Volvokoncernen att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder som ger en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan t.ex. inbegripa användning av EU-kommissionens godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som från tid till annan erkänts eller godkänts av berörda myndigheter.

Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo använder lämpliga och rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationstekniska och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt.

Dessa åtgärder är lämpliga i förhållande till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till personuppgifternas känslighet och tar hänsyn till kraven i tillämplig lokal lagstiftning. Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i linje med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och -tjänster.

Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys för personuppgifter när de använder Volvos system.

Volvo kommer normalt att spara dina personuppgifter under anställningen och enligt vad som anges i vårt datalagringsschema och tillämpliga tillägg. Efter att din anställning har upphört kommer Volvo endast att behandla de personuppgifter som anses nödvändiga för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in och endast fram tills dess att dessa ändamål har uppfyllts eller, om det sker senare, under den tid som kan krävas för att uppfylla lokala rättsliga, skattemässiga eller förmånsrelaterade förpliktelser eller för att uppfylla alla rättsliga krav i händelse av en faktisk, hotad eller förväntad tvist eller ett anspråk.

Där det föreskrivs i tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar kan du ha rätt att:

• Begära tillgång till de personuppgifter som Volvo behandlar om dig: denna rättighet ger dig rätt att få veta om vi har personuppgifter om dig och, i så fall, att få information om, och en kopia av, de specifika delarna och kategorierna av personuppgifter.

• Begära rättelse av dina personuppgifter: denna rättighet ger dig rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga.

• Invända mot behandlingen av dina personuppgifter: denna rättighet ger dig rätt att begära att Volvo inte längre behandlar dina personuppgifter.

• Begära att dina personuppgifter ska raderas eller tas bort: denna rättighet ger dig rätt att begära radering eller borttagning av dina personuppgifter, även om sådana personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppfylla ändamålet.

• Begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas: denna rättighet ger dig rätt att begära att Volvo endast behandlar dina personuppgifter under begränsade omständigheter, inklusive med ditt samtycke.

• Begära överföring av dina personuppgifter: denna rättighet ger dig rätt att få en kopia (i ett portabelt och, om det är tekniskt möjligt, lätt användbart format) av dina personuppgifter, eller begära att Volvo överför sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Om vår behandling av dina personuppgifter eller en del av dem grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke, i vilket fall Volvo kommer att upphöra med all ytterligare behandling av dina personuppgifter eller den relevanta delen av dem (ett sådant återkallande påverkar dock inte lagligheten av databehandlingsaktiviteterna före återkallandet). 

Observera att Volvo inte alltid är skyldigt att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. Bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga skyldigheter samt undantag från sådana rättigheter.

Du har även rätt att framföra de klagomål du kan tänkas ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo rekommenderar att du regelbundet granskar detta integritetsmeddelande för att hålla dig informerad om eventuella ändringar.

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta integritetsmeddelande efter behov. När vi gör det kommer vi att notera det datum då sådana ändringar görs och/eller när de träder i kraft i början av detta integritetsmeddelande.