Notificare de confidenţialitate pentru reprezentantul clientului

Compania Volvo Group de la care ați cumpărat, contractat, luat în chirie sau în regim de leasing (denumită mai jos „Volvo”), în nume propriu sau în numele angajatorului dumneavoastră, un produs sau un serviciu este operatorul datelor cu caracter personal pe care Volvo le obține de la dumneavoastră sau din alte surse descrise mai jos.

„Operator” înseamnă că Volvo decide asupra scopului și mijloacelor de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal. Volvo este responsabilă pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor.

Dacă aveți întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactați responsabilul cu confidențialitatea de la Volvo Group la gpo.office@volvo.com sau prin poștă sau telefonic la:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suedia 
+46 (0)31 66 00 00

În sensul acestei notificări de confidențialitate, „date cu caracter personal” reprezintă orice informații despre o anumită persoană sau care identifică sau pot identifica o anumită persoană. Cu alte cuvinte, înseamnă orice informație care poate fi legată de persoana dumneavoastră.

În sensul prezentei Notificări de confidențialitate, termenul „prelucrare” înseamnă orice utilizare a datelor cu caracter personal, inclusiv, dar fără limitare la colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea, modificarea, transferul, divulgarea, blocarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal.

Temei legal

Volvo poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza oricăruia sau a mai multora dintre următoarele temeiuri legale; a se vedea, de asemenea, informațiile suplimentare oferite mai jos.

• Obligație contractuală Volvo vă poate prelucra datele dacă o astfel de prelucrare este necesară pentru a îndeplini o obligație contractuală față de dumneavoastră, de exemplu, pentru a respecta termenii și condițiile unei comenzi sau ale unui contract de service semnat de dumneavoastră sau de angajatorul dumneavoastră.

• Obligație legală. Volvo vă poate prelucra datele cu caracter personal dacă o astfel de prelucrare este necesară pentru a respecta o obligație legală, de exemplu, pentru a respecta ordinele judecătorești și cerințele legale de raportare.

• Interese legitime. Volvo vă poate prelucra datele cu caracter personal dacă o astfel de prelucrare este necesară în scopul unui interes legitim urmărit de Volvo sau de o terță parte. În general, se consideră că este în interesul legitim al companiei Volvo să își gestioneze operațiunile zilnice, inclusiv relațiile cu clienții, dar, de asemenea, într-un context mai general, să dezvolte în continuare produsele și serviciile pe care le oferă (fie pe cont propriu, fie în colaborare cu părți terțe) și să includă produse și servicii inovatoare.
  
  În cazul în care se menționează prin prezenta că Volvo se bazează pe interesele sale legitime pentru un anumit scop de prelucrare, Volvo este de părere că interesele sale legitime nu sunt afectate de interesele, drepturile sau libertățile dumneavoastră, date fiind (i) transparența oferită de Volvo cu privire la activitatea de prelucrare a datelor, (ii) abordarea Volvo privind confidențialitatea din faza de proiectare a sistemelor de date, (iii) revizuirea regulată a politicilor de confidențialitate Volvo și (iv) drepturile pe care le aveți în legătură cu activitatea de prelucrare. Dacă doriți să obțineți informații suplimentare cuprivire la această abordare echilibrată, vă rugăm să contactați responsabilul cu confidențialitatea Volvo Group folosind datele de contact prezentate mai sus.

• Interese vitale. Volvo poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră și al altor persoane, dacă Volvo are motive valabile să creadă că o astfel de prelucrare a datelor cu caracter personal poate preveni sau reduce orice potențial prejudiciu semnificativ pentru dumneavoastră sau pentru alții.

• Consimțământ Volvo vă poate solicita consimțământul explicit pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal, de exemplu în scop de marketing. Exprimarea unui astfel de consimțământ rămâne la alegerea dumneavoastră și constituie un act integral voluntar.

Volvo poate prelucra următoarele categorii de date care, luate în calcul ca atare sau în combinație cu alte date, pot constitui date cu caracter personal și în scopurile generale menționate în Tabelul 1 de mai jos.

Volvo nu va prelucra neapărat toate datele dumneavoastră enumerate mai jos, iar unele dintre scopurile prelucrării se vor suprapune, deoarece pot exista mai multe scopuri care justifică utilizarea de către noi a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Tabelul 1 – Categorii, scop şi temei legal pentru prelucrare

Informaţii specifice despre categorii speciale de date cu caracter personal

Se impune precizarea că unele aspecte ale datelor privind sănătatea și siguranța pot fi considerate categorii speciale de date cu caracter personal, în conformitate cu legile aplicabile privind confidențialitatea datelor, iar acestea trebuie tratate cu atenție suplimentară, pe lângă faptul că necesită măsuri de protecție suplimentare. Volvo va prelucra categoriile speciale de date cu caracter personal doar dacă are o obligație legală în acest sens sau o nevoie legitimă în afaceri de a prelucra astfel de date (inclusiv, dar fără a se limita la practicile prudente care facilitează gestionarea urgențelor sanitare generalizate). În astfel de cazuri, vă vom informa și (dacă legea prevede acest lucru) vă vom solicita consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date. Trebuie să știți că în contractul încheiat cu noi nu există o condiție obligatorie de a fi de acord cu orice solicitare de exprimare a consimțământului pe care o primiți de la noi.

Informaţii specifice despre monitorizarea CCTV

Volvo poate utiliza monitorizarea CCTV (așa cum a fost definită mai sus) acolo unde este permisă de lege. Monitorizarea CCTV este în general utilizată pentru a controla și a preveni accesul neautorizat la sediile și echipamentele Volvo, dar, în unele țări, poate fi utilizată și în scopul asigurării conformității cu principiile și procedurile de sănătate și siguranță și în scopuri generale de îmbunătățire a producției. Imaginile și înregistrările CCTV sunt stocate în siguranță și accesibile numai în funcție de necesități (de exemplu, pentru a investiga un incident).

Informaţii specifice despre luarea automată a deciziilor

Volvo nu efectuează în mod regulat și sistematic luarea automată a unor decizii care ar putea produce efect juridic asupra persoanelor fizice sau care ar exercita un efect similar semnificativ. În cazul în care interacționați cu o companie Volvo care practică luarea automată a unor astfel de decizii, ar trebui să primiți o notificare specifică, care să vă ofere mai multe informații asupra luării automate a deciziilor.

Volvo va obține, în primul rând, datele dumneavoastră cu caracter personal de la dumneavoastră, de la angajatorul dumneavoastră sau de la terțele părți cu care colaborăm (brokeri, dealeri, reprezentanți de vânzări etc.) sau de la care obținem date, cum ar fi date financiare și date privind creditele, precum și date legate de infracțiuni, pe care le obținem de la organismul de raportare a creditelor, de la agențiile de informații privind creditele și de la agențiile de prevenire a fraudei. Acestor terțe părți le revine responsabilitatea de a se asigura că au dreptul de a utiliza și de a partaja datele dumneavoastră cu alții, înainte de a le partaja ca atare cu noi.

Unele date cu caracter personal ar putea fi, de asemenea, generate automat din sistemul IT Volvo sau echivalent, de exemplu, atunci când vă creați ID-ul de utilizator în sistemele Volvo.

Cu excepția anumitor informații cerute de lege, decizia dumneavoastră de a furniza orice fel de date cu caracter personal către compania Volvo este voluntară.

În orice caz, trebuie să rețineți că este necesar ca Volvo să prelucreze anumite date cu caracter personal pentru a interacționa cu clienții săi în scopuri comerciale și în vederea respectării obligațiilor contractuale. Nefurnizarea datelor cu caracter personal poate periclita manipularea și livrarea produselor și a serviciilor pe care dumneavoastră sau angajatorul dumneavoastră le-ați putea aștepta de la Volvo. 

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi partajate cu alte companii din cadrul Volvo Group și cu anumite categorii de părți terțe (așa cum se menționează mai jos), ceea ce poate implica transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în alte țări.

Partajarea datelor cu caracter personal în cadrul Volvo Group

Volvo Group este o organizație globală, cu birouri și operațiuni în întreaga lume, iar datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate sau accesate la nivel internațional, în cadrul activității globale a Volvo Group și între diferitele sale entități și filiale. Orice transfer de date cu caracter personal către alte companii din cadrul Volvo Group (inclusiv transferuri din interiorul UE/SEE în afara UE/SEE) va fi guvernat de un acord încheiat între companii, bazat peclauze contractuale standard, aprobate de UE sau de alte mecanisme recunoscute sau aprobate uneori de autoritățile competente. Un astfel de acord reflectă standardele incluse în legile europene privind confidențialitatea datelor (inclusiv în Regulamentul general privind protecția datelor din UE). Acest acord aflat în vigoare înseamnă că toate entitățile din cadrul Volvo Group trebuie să respecte aceleași reguli interne. De asemenea, înseamnă că drepturile dumneavoastră în acest sens rămân neschimbate, indiferent de locul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal de către Volvo Group.

Partajarea datelor cu caracter personal cu terţe părţi din afara Volvo Group

Pe lângă partajarea datelor cu caracter personal între companiile din cadrul Volvo Group, astfel cum s-a precizat anterior, Volvo poate partaja datele dumneavoastră cu caracter personal cu anumite categorii de părți terțe, precum:

• Parteneri de afaceri, cum ar fi furnizorii de servicii IT și furnizorii de servicii de transport (inclusiv cei din sectoarele vamal și comercial), precum și intermediarii.

• Dealeri independenți și carosieri, precum dealerii Volvo Group, în scopul gestionării și dezvoltării relației de afaceri (inclusiv solicitările de garanție) cu un client sau cu un reprezentant al clienților;

• Consilieri specializați, precum companii de asigurări, avocați și alți consilieri specializați, cu referire la polițe de asigurare, audituri și furnizarea de servicii de consultanță.

• Omologi și consilierii acestora, de exemplu, în legătură cu tranzacții comerciale și alte proiecte sau colaborări (inclusiv proiecte de fuziune și achiziție). Companii de asigurări).

• Furnizori de servicii de urgență, precum poliție, pompieri, ambulanță și asistență rutieră, pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră și al altor persoane, de exemplu, în legătură cu asistența de urgență.

Autorități guvernamentale:

• În domeniul aplicării legii: autorități de reglementare și alte organe publice și juridice, cu referire la obligațiile legale, cum ar fi ordinele judecătorești sau cerințele legale de raportare sau, dacă este necesar, în cazuri excepționale, pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră sau al altora.

• Autorități publice responsabile cu controlul exporturilor și cu operațiunile vamale

• Autorități publice care solicită date cu caracter personal pentru a permite accesul în spații restricționate

Partenerii financiari și alte părți interesate: 

• agențiile de informații privind creditele/agențiile de rating de credit; 

• organismele de recuperare a datoriilor;

• agențiile de prevenire a fraudei; 

• băncile și partenerii de pe piețele de capital;

• companiile de asigurări, brokerii de asigurări și evaluatorii de asigurări.

Toți furnizorii de servicii terță parte și consilierii specializați cărora li se dezvăluie datele dumneavoastră cu caracter personal sunt obligați și trebuie să protejeze confidențialitatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal și le pot utiliza numai în conformitate cu legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor.

În plus, în cazul în care orice companie din cadrul Volvo Group care se află în UE/SEE transferă date cu caracter personal către terțe părți externe din afara UE/SEE, compania respectivă din cadrul Volvo Group se va asigura că se aplică niveluri adecvate de protecție a datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform reglementărilor legilor aplicabile privind confidențialitatea datelor (inclusiv în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor din UE). De exemplu, acest aspect poate include utilizarea unor clauze contractuale standard aprobate de UE sau a oricăror altor mecanisme care au fost recunoscute sau aprobate uneori de autoritățile competente.

Dacă aveți întrebări cu privire la modul în care Volvo va partaja datele dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactați responsabilul cu confidențialitatea datelor al VOLVO Group prin intermediul datelor de contact furnizate anterior. 

Volvo utilizează măsuri de securitate juridice, tehnice și organizatorice adecvate și rezonabile, inclusiv măsuri de securitate a tehnologiei informației și de securitate fizică, pentru a proteja în mod adecvat datele cu caracter personal.

Aceste măsuri sunt conforme riscurilor generate de prelucrarea datelor cu caracter personal și sensibilității datelor cu caracter personal și iau în considerare reglementările legislației locale aplicabile. În plus, măsurile sunt îmbunătățite continuu, în conformitate cu dezvoltarea produselor și serviciilor de securitate disponibile.

Volvo le solicită tuturor persoanelor implicate să respecte politicile de securitate aplicabile legate de datele cu caracter personal atunci când utilizează sistemele Volvo. 

Volvo va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât există un scop comercial legitim pentru aceasta (inclusiv, dar fără limitare la luarea în considerare a perioadelor contractuale, a garanției și a cerințelor de asumare a răspunderii pentru produse, a obligațiilor legale de raportare și/sau a cerințelor de retenție care se impun în vederea soluționării unor eventuale litigii).

După cum este prevăzut în legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor, puteți avea dreptul:

• Să solicitați acces la datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de Volvo: acest aspect vă dă dreptul să știți dacă deținem date cu caracter personal despre dumneavoastră și, dacă da, să obțineți informații și o copie a anumitor date și categorii de date cu caracter personal.

• Să solicitați rectificarea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul de a vă modifica datele cu caracter personal dacă acestea sunt inexacte sau incomplete.

• Să vă opuneți prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal (în scopuri de marketing direct și în alte scopuri): acest aspect vă dă dreptul să solicitați ca Volvo să nu vă mai prelucreze datele cu caracter personal. 

• Să solicitați ștergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitați ștergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv în cazul în care aceste date cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru realizarea scopurilor de colectare a lor.

• Să solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitați ca Volvo să vă prelucreze datele cu caracter personal numai în circumstanțe limitate și doar cu acordul dumneavoastră.

• Să solicitați portabilitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să primiți o copie (într-un format transferabil și, dacă este fezabil din punct de vedere tehnic, ușor de utilizat) a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau să solicitați ca Volvo să transmită aceste date cu caracter personal unui alt operator de date.

• În cazul în care prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau a unora dintre aceste date se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul la retragerea în orice moment a consimțământului, caz în care Volvo va înceta orice alte activități de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau a unora dintre aceste date (cu toate acestea, o astfel de retragere a consimțământului nu va afecta caracterul legal al activităților de prelucrare a datelor anterior retragerii consimțământului). 

Vă rugăm să rețineți că Volvo nu poate fi întotdeauna obligat să se conformeze unei solicitări de ștergere, restricționare, împotrivire față de prelucrare sau portabilitate a datelor. Evaluarea obligațiilor legale ale Volvo și a excepției de la aceste drepturi se va face pentru fiecare caz în parte.

De asemenea, aveți dreptul să depuneți către o autoritate de supraveghere orice plângere aveți cu privire la modul în care Volvo prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal. Pentru mai multe informații despre aceste drepturi și despre modul în care puteți să le exercitați, vă rugăm să contactați responsabilul de confidențialitate a datelor din cadrul Volvo Group prin intermediul datelor de contact prezentate anterior.

Volvo încurajează revizuirea periodică a acestei notificări de confidențialitate, pentru a rămâne la curent cu orice modificări aduse acesteia.

Ne rezervăm dreptul de a modifica această notificare de confidențialitate după cum este necesar. Când o vom face, vom menționa în partea de sus a acestei notificări de confidențialitate data la care sunt efectuate astfel de modificări și/sau data la care acestea intră în vigoare.