Deze versie is gepubliceerd en is geldig vanaf 2023/09/01
Deze verklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens van haar klanten en prospects door een bedrijf dat deel uitmaakt van de Volvo Group ("Privacyverklaring"). Indien u een individu of een medewerker bent of bent geweest van een bedrijf dat een product of dienst heeft gekocht, of gehuurd, geleased of aangenomen of om een aanbod heeft gevraagd in een rol prospect van een bedrijf van de Volvo Group, kunnen we persoonsgegevens over u verwerken.
In het kader van deze kennisgeving betekent de 'Volvo Group' AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot de entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste bedrijfsgebieden en truckafdelingen van de Volvo Group (zoals die van tijd tot tijd bestaan) zoals Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operation, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer een bedrijf dat deel uitmaakt van de Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor zijn eigen doeleinden (d.w.z. wanneer een bedrijf van de Volvo Group (alleen of samen met andere entiteiten) een voor de verwerking verantwoordelijke is en derhalve bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt).
Houd er rekening mee dat de verwerking van voertuiggerelateerde persoonsgegevens niet onder deze privacyverklaring valt, maar onder de privacyverklaring voor Operators en chauffeurs [link].
Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer een bedrijf van de Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van de Volvo Group.
Naast deze privacyverklaring kunnen sommige systemen, toepassingen en processen van een bedrijf van de Volvo Group eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en overgedragen.
Het bedrijf van de Volvo Group waarvan u, namens uzelf of uw werkgever, een product of dienst heeft gekocht, gehuurd, geleased of ingehuurd (hierna 'Volvo' genoemd) is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die Volvo van u en de andere bronnen die hieronder worden beschreven.
'Verwerkingsverantwoordelijke' betekent dat Volvo bepaalt met welk doel en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de van toepassing zijnde wetten en voorschriften voor de privacy van persoonsgegevens.
Mocht u vragen hebben over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:
AB Volvo,
T.a.v.: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden
+46 (0) 31 66 00 00
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is 'persoonsgegevens' alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term 'verwerken' of 'verwerking' elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, opnemen, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, overdragen, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietiging van persoonsgegevens.
Rechtsgrondslag
Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de hieronder vermelde juridische gronden die hier nader worden toegelicht.
Wettelijke verplichting. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en wettelijke rapportagevereisten.
Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde partij. Over het algemeen wordt aangenomen dat het in het legitieme belang van Volvo is om de dagelijkse activiteiten te beheren, inclusief het beheer van klantenrelaties, maar ook, meer in het algemeen, om de producten en diensten die het bedrijf aanbiedt verder te ontwikkelen (door Volvo zelf of in samenwerking met derden) en inclusief nieuwe producten en diensten.
Volvo zal bijvoorbeeld uw voorkeurstaal moeten kennen om goed met u te kunnen communiceren bij dagelijkse activiteiten. Waar hierin wordt vermeld dat Volvo vertrouwt op zijn gerechtvaardigde belangen voor een bepaald verwerkingsdoel, is Volvo van mening dat zijn gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gezien (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de algemene benadering door Volvo van privacy, (iii) Volvo's regelmatige privacybeoordeling en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingsaanpak, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.
Volvo zal niet noodzakelijk alle hieronder vermelde gegevens over u verwerken, en sommige verwerkingsdoeleinden zullen elkaar overlappen en er kunnen verschillende doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.
Tabel 1 - Categorieën, doel en juridische grond voor verwerking
Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden van verwerking | Juridische grond voor verwerking |
|---|---|---|
Contactgegevens, zoals naam, e-mail, adres en telefoonnummer, naaste familie, paspoort- en identiteitsgegevens
|
|
|
Organisatiegegevens, zoals bedrijfsnaam, functie, werkplek en land
|
|
|
Individuele gegevens, zoals voorkeurstaal, foto, kledingmaat en voedingsvoorkeuren |
|
|
IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikers-id, wachtwoorden, inlogdetails en gegevens en logbestanden over uw gebruik van IT-apparatuur, -toepassingen of -services van Volvo
|
|
|
|
|
|
Gegevens over fabricage/reparatie/onderhoud, zoals het bijhouden en registreren van activiteiten (inclusief garantieclaims) die u heeft ondernomen in verband met fabricage, onderhoud, reparatie of service voor producten
|
|
|
Beeldmateriaal, zoals videobeelden die worden opgenomen op een gesloten televisiecircuit ("CCTV") van de Volvo Group dat is geïnstalleerd op de desbetreffende locatie van de Volvo Group of andere video- en gerelateerde beveiligings-/bewakingssystemen, al dan niet op het terrein van de Volvo Group.
|
|
|
|
|
|
Contractgegevens, zoals verkooporders, contracten en andere overeenkomsten tussen u en Volvo |
|
|
Gegevens gekoppeld aan de verhuur/lease/huur/gebruik/lening van een voertuig zoals rijbewijsnummer en status, kentekenplaat |
|
|
Criminaliteits- en fraudegerelateerde gegevens (meestal ontvangen van fraudepreventiebureaus en kredietinformatiebureaus) |
|
|
Screening- en sanctiegerelateerde gegevens met inbegrip van negatieve berichten in de media, aanwezigheid op sanctielijsten, watchlists, politieke blootstelling, uiteindelijke begunstigden van het bedrijf van de klant, informatie over ontvangers van giften/giften (zoals naam, bedrijf/werkgever, betrokkenheid van een openbaar ambtenaar, rol). |
|
|
Gebruiksgegevens: gegevens over het gebruik dat u maakt van een product of een dienst, met inbegrip van routines en gewoonten (die niet afkomstig zijn van telematicagegevens). |
|
|
Verzekeringsgerelateerde gegevens met inbegrip van ongevallen, naam van de verzekeringsmaatschappij, enz. |
|
|
Specifiek over bijzondere categorieën persoonsgegevens
Er wordt specifiek op gewezen dat sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als speciale categorieën met persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo verwerkt alleen speciale categorieën persoonsgegevens als Volvo een wettelijke verplichting of een legitieme zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken (inclusief maar niet beperkt tot zorgvuldige praktijken om wijdverbreide noodsituaties op gezondheidsgebied te helpen beheersen). In dergelijke gevallen zullen we u informeren en (indien wettelijk verplicht) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.
Specifiek over cameratoezicht
Volvo mag cameratoezicht gebruiken (zoals hierboven gedefinieerd) waar dit wettelijk is toegestaan. Cameratoezicht wordt over het algemeen gebruikt om ongeoorloofde toegang tot de gebouwen en apparatuur van Volvo te controleren en te voorkomen, maar in sommige landen kan het ook worden gebruikt om naleving van richtlijnen en procedures voor gezondheid en veiligheid te waarborgen en voor algemene productieverbeteringsdoeleinden. Camerabeelden en -opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken).
Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming
Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming.
Volvo verkrijgt uw persoonlijke gegevens voornamelijk van uzelf of uw werkgever of van derden met wie wij zaken doen (makelaars, dealers, vertegenwoordigers enz.) of van wie wij de gegevens krijgen, zoals bijvoorbeeld financiële en kredietgegevens en gegevens over criminaliteit die wij krijgen van kredietinformatiebureaus, kredietreferentiebureaus, fraudepreventiebureaus. Dergelijke derde partijen moeten ervoor zorgen dat ze de rechten hebben om uw gegevens te gebruiken en te delen met anderen voordat ze met ons delen.
Sommige persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door de IT- of andere systemen van Volvo, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikersnaam in de Volvo-systemen.
Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig.
Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens moet verwerken om voor zakelijke doeleinden en contractuele verplichtingen met zijn klanten te communiceren. Het niet verschaffen van persoonsgegevens kan de verwerking en levering belemmeren van de producten en diensten die u of uw werkgever verwachten van Volvo.
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derde partijen (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden overgedragen.
Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group
De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Alle overdrachten van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief overdrachten van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door Volvo Group worden verwerkt.
Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group
Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derde partijen, waaronder:
Zakenpartners, zoals de leveranciers en dienstverleners van de Volvo Group in verband met hun levering van producten en diensten aan de Volvo Group, zoals IT-dienstverleners en vervoerders (inclusief douane en handel) en tussenpersonen.
Overheidsinstanties:
Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.
Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.
Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de VOLVO Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en -diensten.
Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.
Volvo bewaart uw persoonsgegevens zolang er een gerechtvaardigd zakelijk doel voor bestaat (inclusief maar niet beperkt tot het in aanmerking nemen van contractuele perioden, garantie- en productaansprakelijkheidsvereisten, wettelijke rapportageverplichtingen en/of bewaarvereisten die nodig zijn voor verwachte geschillen).
U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:
Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om de gegevens te verwijderen, te bewerken, te corrigeren of over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.
U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende Volvo's verwerking van uw persoonsgegevens voor te leggen aan een toezichthoudende instantie. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Group Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.
Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.