Oznámení o ochraně osobních údajů zástupců zákazníka

Správcem osobních údajů, které společnost Volvo získává od vás a ostatních zdrojů uvedených níže, je společnost skupiny Volvo Group (dále jen „společnost Volvo“), od které jste si vy nebo váš zaměstnavatel koupili, pronajali, půjčili nebo pořídili na leasing produkt nebo službu.

Pojem „správce“ znamená, že o účelu a prostředcích zpracování vašich osobních údajů rozhoduje společnost Volvo. Společnost Volvo odpovídá za zpracování vašich osobních údajů podle platných zákonů a nařízení o ochraně osobních údajů.

Pokud máte dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů, kontaktujte pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Volvo Group na e-mailu gpo.office@volvo.com nebo poštou či telefonicky:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Švédsko 
+46 (0)31 66 00 00

Pro účely tohoto oznámení o ochraně osobních údajů se pod pojmem „osobní údaje“ rozumí jakékoli informace o konkrétní osobě nebo údaje, které konkrétní osobu identifikují nebo ji mohou určit. Jinými slovy, jedná se o jakoukoli informaci, kterou je možné dát do souvislosti s vaší osobou.

Pro účely tohoto oznámení o ochraně osobních údajů se pod pojmem „zpracování“ nebo „zpracovávání“ rozumí jakékoli použití osobních údajů, včetně shromažďování, zaznamenávání, uspořádání, ukládání, přizpůsobování, pozměňování, předávání, zpřístupňování, blokování, mazání nebo zničení osobních údajů.

Právní základ

Společnost Volvo může zpracovávat vaše osobní údaje na základě některého z následujících právních důvodů, viz také podrobnější informace níže.

• Smluvní závazky. Společnost Volvo může zpracovávat vaše údaje, pokud je takové zpracování nezbytné pro splnění smluvního závazku vůči vaší osobě, např. ke splnění smluvních podmínek z objednávky nebo smlouvy o poskytování služeb podepsané vámi nebo vaším zaměstnavatelem.
• Zákonná povinnost. Společnost Volvo může zpracovávat vaše osobní údaje, pokud je takové zpracování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti, např. ke splnění soudních příkazů a zákonných požadavků pro podávání zpráv.

• Oprávněné zájmy. Společnost Volvo může zpracovávat vaše osobní údaje, pokud je takové zpracování nezbytné pro účely oprávněného zájmu společnosti Volvo nebo třetí strany. Za oprávněný zájem společnosti Volvo je obecně považováno spravování každodenního provozu, včetně spravování vztahů se zákazníky, a také obecně další rozvoj nabídky jejích produktů a služeb (ať už jí samotnou nebo ve spojení s třetími stranami) a to včetně nových inovativních produktů a služeb.

  Je-li v tomto dokumentu uvedeno, že oprávněný zájem společnosti Volvo spočívá v daném účelu zpracování, je společnost Volvo názoru, že s ohledem na (i) transparentnost, kterou společnost Volvo poskytuje při zpracování, (ii) přístup společnosti Volvo s ochranou osobních údajů již v návrhu, (iii) pravidelné revize ochrany osobních údajů společnosti Volvo a (iv) na vaše práva v souvislosti se zpracováním, vaše zájmy, práva nebo svobody nepřevažují nad jejími oprávněnými zájmy. Chcete-li získat další informace o tomto přístupu vyvážení práv, obraťte se na pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Volvo Group prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

• Životně důležité zájmy. Společnost Volvo může vaše osobní údaje zpracovávat pro účely ochrany životně důležitých zájmů vás a ostatních, pokud má oprávněný důvod se domnívat, že takové zpracování vašich osobních údajů může zabránit nebo minimalizovat jakoukoli významnou případnou újmu vám nebo ostatním.
• Souhlas, Volvo vás může požádat o výslovný souhlas se zpracováním určitých osobních údajů, například pro účely marketingu. Takový souhlas je vaším rozhodnutím a je zcela dobrovolný.

Společnost Volvo může zpracovávat následující kategorie údajů, které samy o sobě nebo v kombinaci s ostatními údaji mohou představovat osobní údaje, a zpracovává je pro obecné účely uvedené v tabulce 1 níže.

Volvo nemusí ve vztahu k vám nutně zpracovávat všechny níže uvedené údaje a některé účely zpracování se mohou překrývat a může existovat více účelů, jež mohou ospravedlnit naše použití vašich osobních údajů.

Tabulka 1: Kategorie osobních údajů, účel a právní základ pro zpracování

Konkrétní ustanovení týkající se zvláštních kategorií osobních údajů

Je třeba zdůraznit, že některé aspekty údajů o zdravotním stavu a bezpečnosti mohou podle platných zákonů o ochraně osobních údajů patřit do zvláštní kategorie osobních údajů, je třeba s nimi zacházet s maximální opatrností a vyžadují další ochranná opatření. Společnost Volvo bude zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů pouze v případě, že jí to ukládá zákonná povinnost nebo k tomu má oprávněný obchodní zájem (včetně mimo jiné obezřetných postupů, které pomáhají zvládat rozsáhlé zdravotní krizové situace). V takových případech vás budeme informovat a (vyžaduje-li to zákon) budeme se zpracováním těchto údajů vyžadovat váš výslovný souhlas. Upozorňujeme, že udělení souhlasu se všemi takovými našimi žádostmi o udělení souhlasu není podmíněno naší smlouvou.

Konkrétní ustanovení o sledování průmyslovou kamerou CCTV

e-li to povoleno zákonem, může společnost Volvo využívat sledování CCTV (jak je definováno výše). Sledování CCTV je obecně používáno k řízení a prevenci neoprávněného přístupu do objektů a zařízení společnosti Volvo, avšak v některých zemích je ho možné použít také k zajištění dodržování pokynů a postupů v BOZP a k celkovému zlepšení výroby. Obrazové materiály a záznamy z průmyslové kamery jsou bezpečně uloženy a přístupné pouze osobám, které je musí znát (například k vyšetřování nehod).

Konkrétní ustanovení o automatizovaném rozhodování

Společnost Volvo neprovádí pravidelné ani systematické automatizované rozhodování, které by na konkrétní osobu mělo právní účinek nebo obdobně významný účinek. V případě, že komunikujete se společností Volvo, která provádí takové automatizované rozhodování, měli byste být o takovém automatizovaném rozhodování zvlášť podrobně informováni.

Společnost Volvo získává vaše osobní údaje především od vás samotných nebo od vašeho zaměstnavatele nebo od třetích osob, se kterými máme obchodní vztah (makléři, prodejci, obchodní zástupci atd.), nebo od kterých získáváme například finanční nebo úvěrové údaje nebo informace související s trestnými činy (úvěrové reportingové organizace, úvěrové referenční agentury, agentury pro prevenci podvodů). Tyto třetí osoby se před sdílením údajů s naší společností musí ujistit, že mají právo používat a sdílet vaše údaje s ostatními.

Některé osobní údaje mohou být také automaticky generovány z IT systému Volvo nebo obdobným způsobem, například při vytváření vašeho ID uživatele pro systémy Volvo.

Až na určité údaje vyžadované zákonem je vaše rozhodnutí poskytnout jakékoli osobní údaje společnosti Volvo dobrovolné.

Upozorňujeme však, že společnost Volvo musí zpracovávat určité osobní údaje pro obchodní účely, aby zajistila komunikaci se svými zákazníky, případně aby plnila své smluvní závazky. Neposkytnutím osobních údajů můžete bránit nakládání a poskytování produktů a služeb, které od společnosti Volvo vy nebo váš zaměstnavatel očekáváte.

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny s dalšími společnostmi skupiny Volvo Group a s určitými kategoriemi třetích stran (jak je podrobněji uvedeno níže), což může zahrnovat předávání vašich osobních údajů do jiných zemí.

Sdílení osobních údajů v rámci skupiny Volvo Group

Skupina Volvo Group je globální organizací s pobočkami a provozy po celém světě a vaše osobní údaje mohou být předávány nebo mohou být přístupné v rámci globálního podnikání skupiny Volvo Group i v zahraničí a mezi jejími různými subjekty a přidruženými společnostmi. Jakákoli předávání vašich osobních údajů do jiných společností skupiny Volvo Group (včetně předávání v rámci EU/EHP nebo mimo EU/EHP) se budou řídit mezipodnikovou dohodou založenou na standardních smluvních doložkách schválených EU nebo podobných mechanismech v aktuálně platném znění, které byly uznány nebo schváleny příslušnými orgány. Taková dohoda odráží standardy obsažené v evropských zákonech o ochraně osobních údajů (včetně obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů). Uzavření této dohody znamená, že všechny subjekty skupiny Volvo Group budou dodržovat stejná interní pravidla. Rovněž to znamená, že vaše práva zůstanou stejná bez ohledu na to, kde skupina Volvo Group vaše údaje zpracovává

Sdílení osobních údajů s třetími stranami mimo skupinu Volvo Group

Kromě sdílení osobních údajů mezi společnostmi skupiny Volvo Group, jak je uvedeno výše, může společnost Volvo sdílet vaše osobní údaje také s určitými kategoriemi třetích stran, mimo jiné s:

• obchodními partnery, jako jsou dodavatelé a poskytovatelé služeb skupiny Volvo Group v souvislosti se zajišťováním produktů a služeb skupině Volvo Group, jako například poskytovatelé nebo zprostředkovatelé IT služeb nebo přepravních služeb (včetně celních a obchodních služeb);

• nezávislými obchodními zástupci a výrobci nástaveb, jako jsou soukromí obchodní zástupci skupiny Volvo Group za účelem správy a rozvoje obchodního vztahu se stávajícím nebo potenciálním zákazníkem (včetně záručních reklamací);

• odbornými poradci, jako jsou pojišťovny, právníci a další odborní poradci v souvislosti s pojistnými událostmi, audity a přijímáním poradenských služeb;
• protistranami a jejich poradci, například v souvislosti s obchodními transakcemi a jinými projekty nebo spolupracemi (včetně fúzí a akvizic, pojišťoven);
• poskytovateli tísňových služeb, jako jsou policie, hasiči, záchranná služba a silniční asistence za účelem ochrany životně důležitých zájmů vás a ostatních, například pro poskytnutí mimořádné pomoci;

orgány státní správy:

• v oblasti vymáhání práva: regulačními orgány a dalšími veřejnými a soudními orgány v souvislosti se zákonnými povinnostmi, jako jsou soudní příkazy nebo požadavky na zákonné podávání zpráv, nebo je-li to ve výjimečných případech považováno za nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů vás nebo ostatních osob;
• orgány veřejné moci odpovědnými za kontrolu vývozu a cla;
• orgány veřejné moci vyžadujícími osobní údaje k udělení přístupu do vyhrazených prostor;

finančními partnery a dalšími zúčastněnými osobami: 

• úvěrovými referenčními/ratingovými agenturami, 
• agenturami pro vymáhání pohledávek,
• agenturami pro prevenci podvodů, 
• bankami a partnery na kapitálových trzích;
• pojišťovnami, pojišťovacími makléři a pojišťovacími odhadci.

Od veškerých poskytovatelů služeb třetích stran a odborných poradců, kterým jsou vaše osobní údaje zpřístupněny, se očekává, že budou chránit jejich důvěrnost a bezpečnost, a mohou vaše osobní údaje používat pouze v souladu s příslušnými zákony a nařízeními o ochraně osobních údajů.

Dále v případě, že jakákoli skupina Volvo Group se sídlem v EU/EHP předá osobní údaje externím třetím stranám, které se nacházejí mimo EU/EHP, musí příslušná společnost skupiny Volvo Group zajistit, že existují příslušná ochranná opatření, která poskytnou odpovídající úroveň ochrany vašich osobních údajů, jak to vyžadují příslušné zákony o ochraně osobních údajů (včetně obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů). Může to například zahrnovat použití standardních smluvních doložek schválených EU nebo podobných mechanismů v aktuálně platném znění, které byly uznány nebo schváleny příslušnými orgány.

Pokud máte dotazy na způsob sdílení vašich osobních údajů ze strany společnosti Volvo, obraťte se na pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny VOLVO Group prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Společnost Volvo využívá k přiměřené ochraně osobních údajů vhodná a přiměřená zákonná, technická a organizační bezpečnostní opatření, včetně bezpečnostních opatření v oblasti informačních technologií a fyzického zabezpečení.

Tato opatření musí být přiměřená rizikům spojeným se zpracováním osobních údajů a citlivosti osobních údajů a zohledňovat požadavky příslušných místních zákonů. Opatření musí být navíc neustále zdokonalována v souladu s vývojem dostupných bezpečnostních produktů a služeb.

Společnost Volvo vyžaduje, aby všechny osoby při používání systémů Volvo dodržovaly příslušné bezpečnostní zásady týkající se osobních údajů. 

Společnost Volvo uchová vaše osobní údaje, dokud k tomu bude mít oprávněný obchodní zájem (s ohledem na trvání smlouvy, požadavky spojené se zárukou a odpovědností za produkt, zákonné povinnosti podávat zprávy nebo požadavky na uchovávání nezbytných údajů v případě očekávaných sporů).

Je-li stanoveno příslušnými zákony a nařízeními o ochraně osobních údajů, můžete mít nárok:

• Požadovat přístup k osobním údajům, které o vás společnost Volvo zpracovává. Toto právo vás opravňuje vědět, zda o vás uchováváme osobní údaje, a pokud ano, získat informace o konkrétních částech a kategoriích osobních údajů a jejich kopii.
• Požadovat opravu svých osobních údajů. Toto právo vás opravňuje k opravě osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
• Vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů (pro přímý marketing a jiné účely): Toto právo vás opravňuje požadovat, aby společnost Volvo nepokračovala ve zpracovávání vašich osobních údajů.
• Požádat o vymazání nebo odstranění osobních údajů. Toto právo vás opravňuje požadovat vymazání nebo odstranění osobních údajů, mimo jiné v případech, kdy tyto osobní údaje již nebudou nezbytné k dosažení účelu.
• Požádat o omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vás opravňuje požadovat, aby společnost Volvo zpracovávala vaše osobní údaje pouze za omezených okolností, mimo jiné na základě vašeho souhlasu.
• Požádat o přenositelnost osobních údajů. Toto právo vás opravňuje k získání kopie (v přenosném a, je-li to technicky proveditelné, snadno použitelném formátu) vašich osobních údajů, nebo požádat společnost Volvo o předání těchto osobních údajů jinému správci údajů.
• V případě, že vaše osobní údaje nebo jejich část zpracováváme na základě vašeho souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat. V takovém případě společnost Volvo zastaví jakékoli další zpracování vašich osobních údajů nebo jejich příslušné části (avšak takové odvolání neovlivní předešlou zákonnost zpracování údajů).

Upozorňujeme, že společnost Volvo nemusí být vždy povinna žádosti o vymazání, omezení zpracování, vznesení námitky nebo přenositelnost údajů vyhovět. Posuzovat se bude zákonnost zpracování společnosti Volvo u jednotlivých případů a výjimky z těchto práv.

Dále máte právo vznést jakékoli námitky týkající se zpracování vašich osobních údajů společností Volvo orgánu dozoru. Další informace o těchto právech a způsobu jejich uplatnění získáte u pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Volvo Group prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Společnost Volvo doporučuje toto oznámení o ochraně osobních údajů pravidelně kontrolovat, abyste byli informováni o všech jeho změnách.

Vyhrazujeme si právo toto oznámení o ochraně osobních údajů v případě potřeby změnit. Pokud tak učiníme, uvedeme v horní části tohoto oznámení o ochraně osobních údajů datum, kdy byly takové změny provedeny a/nebo kdy nabydou účinnosti.