Aviso de privacidad para consultores
 

Esta versión se publicó y es válida desde el 2023/09/01

Este aviso proporciona información sobre el tratamiento de datos personales de sus consultores por parte de Volvo Group ("Aviso de privacidad"). Si es o ha estado contratado como consultor de una empresa de Volvo Group, podemos tratar sus datos personales.

Para los efectos de este aviso, “Volvo Group” significa AB Volvo (publ.) y entidades controladas directa o indirectamente por AB Volvo, incluidas, entre otras, entidades que pertenecen a cualquiera de las principales áreas comerciales y divisiones de camiones de Volvo Group (que puedan existir de vez en cuando), como Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions y Volvo Energy.

Este Aviso de privacidad se aplica solo cuando Volvo Group recopila o trata datos personales para los fines de Volvo Group (es decir, cuando Volvo Group (ya sea solo o en común con otras entidades) es un responsable del tratamiento y, por lo tanto, determina los fines para los cuales y la manera en que se trata cualquier dato personal).

Este Aviso de privacidad no se aplica cuando Volvo Group recopila o trata datos personales en nombre de otra empresa, como los distribuidores, importadores, proveedores y clientes independientes de Volvo Group.

Además de este Aviso de privacidad, algunos sistemas, aplicaciones y procesos de Volvo Group pueden contener sus propios avisos de privacidad, que brindan detalles adicionales sobre qué datos personales específicos se recopilan y cómo se almacenan, utilizan y transfieren.

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La empresa Volvo Group que usted está o ha visitado (en lo sucesivo, "Volvo") es el responsable del tratamiento de los datos personales que Volvo obtiene de usted y de las otras fuentes que se describen a continuación.

"Responsable del tratamiento" significa que es Volvo quien decide el propósito y los medios para el tratamiento de sus datos personales. Volvo es responsable del tratamiento de sus datos personales según las leyes y regulaciones de protección de datos vigentes.

Si tiene preguntas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group en gpo.office@volvo.com o por correo postal o teléfono en:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Gotemburgo, Suecia

+46 (0)31 66 00 00

Para los propósitos de este Aviso de privacidad, "datos personales" es toda información sobre una persona física identificada o identificable. En otras palabras, es cualquier dato que pueda estar vinculado a usted.

Para los propósitos de este Aviso de privacidad, el término "tratamiento" significa cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, entre otros, recolección o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Base legal

Volvo puede tratar sus datos personales basándose en uno o más de los siguientes fundamentos legales; consulte también más detalles a continuación.

  • Obligación contractual. Volvo puede tratar sus datos si dicho tratamiento es necesario para cumplir con una obligación contractual hacia usted, por ejemplo, si usted es un consultor individual y Volvo debe cumplir con el acuerdo de servicios de consultoría vigente con usted.
  • Obligación legal. Volvo puede tratar sus datos personales si dicho tratamiento es necesario para cumplir con una obligación legal, por ejemplo, para cumplir con órdenes judiciales y requisitos de informes legales.
  • Intereses legítimos. Volvo puede tratar sus datos personales si dicho tratamiento es necesario para los fines de un interés legítimo perseguido por Volvo o un tercero. Por lo general, se considera que el interés legítimo de Volvo es administrar sus operaciones diarias, asegurar sus instalaciones y equipos y mantener el control interno. Para basar el tratamiento de los datos personales de sus consultores en el interés legítimo, Volvo realiza una evaluación caso a caso. Por ejemplo, Volvo necesita tratar ciertos datos personales para permitir la administración de su tarea de consultoría cuando el interés legítimo de Volvo es gestionar sus operaciones diarias; o Volvo necesita tratar ciertos datos personales para revisar el estado y la ubicación de su equipo de TI cuando el interés legítimo de Volvo es asegurar su equipo.

     

    Cuando se indique en el presente documento que Volvo se basa en sus intereses legítimos para un propósito de tratamiento determinado, Volvo opina que sus intereses, derechos o libertades no anulan los intereses legítimos suyos, dada (i) la transparencia que Volvo brinda sobre la actividad de tratamiento, (ii) el enfoque de privacidad por diseño de Volvo, (iii) la revisión periódica de privacidad de Volvo y (iv) los derechos que tiene en relación con la actividad de tratamiento. Si desea obtener más información sobre este enfoque de prueba de equilibrio, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group a través de los datos de contacto indicados anteriormente.

  • Intereses vitales. Volvo puede tratar sus datos personales para proteger su interés vital y el de los demás, si Volvo tiene razones válidas para creer que dicho tratamiento de sus datos personales puede prevenir o reducir cualquier daño potencial significativo para usted u otros.
  • Consentimiento. En casos excepcionales o si no puede aplicarse ningún otro motivo legal, Volvo puede solicitar su consentimiento explícito para tratar determinados datos personales. Dicho consentimiento es su elección y es totalmente voluntario.

Volvo puede procesar las siguientes categorías de datos que, en sí mismos o en combinación con otros datos, pueden constituir datos personales y para los fines generales establecidos en la Tabla 1 a continuación.

Tenga en cuenta que la siguiente lista es solo una lista de ejemplos y no pretende ser una lista exhaustiva, y que Volvo no necesariamente procesará todos los datos que se enumeran a continuación sobre usted. Algunos de los propósitos del procesamiento se superpondrán y puede haber varios propósitos que justifiquen nuestro uso de sus datos personales.

Tabla 1: categorías, fines y base legal para el tratamiento

Categorías de datos personales

Finalidades del procesamiento

Fundamento legal para el procesamiento

 

Datos individuales, como nombre, fecha de nacimiento, número de seguro social (o equivalente), sexo, nacionalidad, idioma preferido y foto.

 

 

  •  Permitir el registro de un consultor en los sistemas de TI de Volvo.

 

  •  Administración general de asignación.

 

 

  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

 

 

Datos organizativos, como el número de consultoría, la descripción de los servicios, el lugar de trabajo, la unidad de negocio, el departamento, el gerente y los subordinados directos.

 

 

  • Permitir mantener un registro actualizado de los consultores, incluida la producción de informes internos y estadísticas.

 

  • Habilitación de reorganizaciones internas y proyectos de fusiones y adquisiciones.

 

 

  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

 

 

Dato de contacto, como la ubicación del trabajo, la dirección particular, el correo electrónico y el número de teléfono.

 

 

  •  Comunicarse con consultores.

 

  • Mantener la responsabilidad de los registros comerciales.

 

 

  •  Interés legítimo (para gestionar y comunicarse con la fuerza laboral).

 

 

Datos de administración de consultoría, como contrato de consultoría e información sobre la fecha de inicio de la asignación y la fecha de término.

 

 

  • Mantener la responsabilidad de los registros comerciales.

 

  • Administración general de consultoría.

 

 

  • Cumplir con la obligación legal.

 

  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

 

Datos de tiempo, como horas de trabajo, tiempo de trabajo, vacaciones y licencia por enfermedad.

 

 

  • Permitir realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo con fines de facturación a su empleador.

 

 

  • Cumplir con la obligación legal.

 

  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

 

Datos de seguridad, como tarjetas de acceso, derechos de acceso y uso de tarjetas de acceso y derechos de acceso, datos de identidad, lugar de residencia durante los últimos 5 años.

 

 

  • Permitir el cumplimiento de las obligaciones de Volvo de proporcionar un entorno de trabajo seguro (incluido el control y la prevención del acceso no autorizado a las instalaciones o equipos de Volvo) y otras obligaciones del entorno de trabajo según lo establecido por el entorno de trabajo o las leyes laborales.

 

 

  •  Cumplir con la obligación legal.

 

  • Proteger intereses vitales.

 

  •  Interés legítimo (para mantener la seguridad).

Datos de salud y seguridad, como información sobre incidentes relacionados con el trabajo y licencias por enfermedad.

  • Gestionar la salud y la seguridad en las instalaciones de Volvo Group.
  •  Permitir los servicios de emergencia en caso de situaciones de emergencia como incendio, accidente, enfermedad repentina o agresión física.
  • Cumplir con la obligación legal.
  •  Proteger intereses vitales.
  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

Datos de desempeño y evaluación, como evaluaciones y valoraciones en relación con asignaciones anteriores y en curso.

  • Actividades propicias con respecto al desarrollo/mejora de competencias, así como evaluaciones y valoraciones de desempeño.
  •  Permitir y proponer actividades de aprendizaje y capacitación.
  • Cumplir con la obligación legal.
  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

Datos de competencia, como registros de aprendizaje y actividades de capacitación y autorizaciones de trabajo pertinentes.

  • Gestionar la educación, la capacitación y el desarrollo.
  • Interés legítimo (para gestionar el personal)

Datos de administración de viajes, como información sobre viajes de negocios, detalles de reserva, número de pasaporte, facturas de viaje y asignaciones.

  •  Permitir viajes de negocios.
  •  Interés legítimo (para gestionar el personal)

Datos relacionados con TI, como ID de usuario, contraseñas, detalles de inicio de sesión, así como datos y registros sobre su uso de los equipos, aplicaciones o servicios de TI de Volvo, según las políticas de TI de Volvo, según corresponda de vez en cuando.

  • Permitir la realización de tareas laborales, como redacción de correos electrónicos, elaboración de documentos, informes, presentaciones, dibujos, etc.
  • Habilitar el uso adecuado de la licencia.
  •  Permitir el seguimiento de las políticas de Volvo, incluido el Código de conducta de Volvo Group y las políticas de TI de Volvo, según corresponda de vez en cuando, para garantizar que se cumplan dichas políticas e investigar las sospechas de prohibición.
  • Mantener registros del sistema con el fin de garantizar la seguridad, solucionar problemas y realizar auditorías.
  • Cumplir con la obligación legal.
  • Interés legítimo (para gestionar procesos y sistemas empresariales, gestión de accesos, protección de datos y ciberseguridad en general).

Mesa de ayuda y datos de soporte, como preguntas de usted/su gerente de Volvo/RR. HH. relacionadas con su asignación o equipo de TI o soporte que se le proporcionó en relación con el mismo.

  • Permitir responder preguntas de usted/su gerente/RR. HH. con respecto a su empleo o equipos/servicios de TI o la provisión de apoyo necesario para el desempeño de sus tareas laborales.
  • Interés legítimo (para gestionar procesos y sistemas comerciales).

Datos de mantenimiento/reparación/servicio, como el seguimiento y registro de las actividades realizadas por usted en relación con el mantenimiento, reparación o servicio en un automóvil del departamento.

  • Permitir brindarle beneficios, como acceso a un automóvil del departamento, que implica el uso de datos relacionados con el vehículo o datos generados por el vehículo cuando ha utilizado un automóvil del departamento.
  • Interés legítimo.

Datos del vehículo, como datos relacionados con el vehículo o datos generados por el vehículo que se generan automáticamente si utiliza un producto propiedad de Volvo, como un camión.

  • Permitir actividades de investigación y desarrollo relacionadas con productos Volvo (por ejemplo, camiones), que implican el uso de datos relacionados con el vehículo o datos generados cuando ha utilizado un automóvil del departamento.
  • Interés legítimo.

Material de imágenes, como secuencias de video que se están grabando en un sistema de circuito cerrado de televisión ("CCTV") de una empresa de Volvo Group ubicado en las instalaciones de la empresa de Volvo Group u otros sistemas de video y de seguridad/monitorización relacionados, ya sea en las instalaciones de Volvo Group o no, pero para el cual tenemos un propósito legítimo para ver/acceder.

  •  Gestionar la seguridad en las instalaciones de Volvo Group.
  • Desarrollar y/o refinar el proceso de producción. 
  • Mejora de la eficiencia.
  • Interés legítimo (para mantener la seguridad y la protección, prevenir fraudes o robos; y (cuando corresponda) para ayudar con el cumplimiento normativo).

Datos de familiares, como el nombre y los datos de contacto de las personas indicadas por usted para comunicarse en caso de emergencia.

  • Comunicarse con los contactos de emergencia de los consultores.
  • Interés legítimo (para gestionar y comunicarse con la fuerza laboral).

 

 

Específicamente sobre categorías especiales de datos personales.

 

Se señala específicamente que algunos aspectos de los datos de salud y seguridad pueden considerarse categorías especiales de datos personales según las leyes de privacidad de datos aplicables y deben manejarse con especial cuidado y requieren medidas de protección adicionales. Volvo solo tratará categorías especiales de datos personales si está autorizada por acuerdo para tratar dichos datos, tiene una obligación legal o una necesidad comercial legítima de tratar dichos datos (incluidas, entre otras, prácticas prudentes para ayudar a gestionar emergencias de salud generalizadas). En tales casos, Volvo le informará y (si así lo exige la ley) solicitará su consentimiento explícito para tratar dichos datos. Debe tener en cuenta que no es una condición de su contrato con nosotros que esté de acuerdo con nuestra solicitud de consentimiento.

Específicamente sobre el monitoreo de CCTV.

Volvo puede utilizar el monitoreo de CCTV (como se define anteriormente) donde lo permita la ley. El monitoreo de CCTV se usa generalmente para controlar y prevenir el acceso no autorizado a las instalaciones y los equipos de Volvo; sin embargo, en algunos países también se puede usar con el fin de garantizar el cumplimiento de las pautas y los procedimientos de salud y seguridad y para fines generales de mejora de la producción. Las imágenes y grabaciones de CCTV se almacenan de forma segura y solo se puede acceder a ellas si es necesario (por ejemplo, para investigar un incidente).

Específicamente sobre la toma de decisiones automatizada.

Volvo no realiza una toma de decisiones automatizada de forma regular y sistemática que produzca un efecto legal sobre las personas o que tenga un efecto igualmente significativo. En el caso de que esté interactuando con una empresa Volvo que esté realizando dicha toma de decisiones automatizada, debe recibir un aviso específico que describa los detalles de la toma de decisiones automatizada.

Volvo obtendrá principalmente sus datos personales de usted mismo, de su empleador, de su gerente de Volvo o de Recursos Humanos, o de cualquier otro tercero al que nos haya dirigido para obtener sus datos personales.

Algunos datos personales también pueden generarse automáticamente desde el sistema de TI de Volvo, o equivalente, por ejemplo, al crear su identificación de usuario para los sistemas Volvo.

A excepción de cierta información requerida por ley, su decisión de proporcionar cualquier dato personal a Volvo es voluntaria. Por lo tanto, no estará sujeto a consecuencias adversas si no desea proporcionar a Volvo sus datos personales. Sin embargo, tenga en cuenta que es necesario que Volvo trate ciertos datos personales relacionados con usted para administrar su tarea de consultoría con Volvo, como la provisión de herramientas y servicios de TI, derechos de acceso a las instalaciones de Volvo y registro de tiempo. En consecuencia, es posible que Volvo no pueda contratarlo como consultor si no proporciona ciertos datos personales necesarios o no permite que Volvo trate dichos datos personales necesarios en relación con su asignación.

Sus datos personales pueden compartirse con otras empresas de Volvo Group y con determinadas categorías de terceros (como se detalla más adelante), lo que puede implicar la transferencia de sus datos personales a otros países.

Intercambiar datos personales dentro de Volvo Group

Volvo Group es una organización global con oficinas y operaciones en todo el mundo, y sus datos personales se pueden transferir o ser accesibles internacionalmente a través del negocio global de Volvo Group y entre sus diversas entidades y afiliadas. Cualquier transferencia de sus datos personales a otras empresas de Volvo Group (incluidas las transferencias desde dentro de la UE/EEE a fuera de la UE/EEE) se regirá por un acuerdo entre empresas basado en las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o cualquier otro mecanismo que las autoridades pertinentes hayan reconocido o aprobado de vez en cuando. Dicho acuerdo refleja los estándares contenidos en las leyes europeas de privacidad de datos (incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE). Tener este acuerdo en vigencia significa que todas las entidades de Volvo Group deben cumplir con las mismas reglas internas. También significa que sus derechos siguen siendo los mismos sin importar dónde Volvo Group realice el tratamiento de sus datos.

Intercambiar datos personales con terceros fuera de Volvo Group

Además del intercambio de datos personales entre empresas de Volvo Group como se establece anteriormente, Volvo también puede compartir sus datos personales con ciertas categorías de terceros, que incluyen:

  • Socios comerciales, como los proveedores de Volvo Group y los proveedores de servicios en relación con su provisión de productos y servicios a Volvo Group, como proveedores de servicios de TI y agencias de viajes.
  • Asesores profesionales, como aseguradoras, abogados y otros asesores profesionales en relación con reclamaciones de seguros, auditorías y recepción de servicios de asesoramiento.
  • Contrapartes y sus asesores, como en relación con proyectos de fusiones y adquisiciones.
  • Proveedores de servicios de emergencia, como la policía, los bomberos, la ambulancia y la asistencia en el camino para proteger su interés vital y otros relacionados con la asistencia de emergencia.
  • Cumplimiento de la ley, autoridades reguladoras y otros organismos públicos y judiciales en relación con obligaciones legales tales como órdenes judiciales o requisitos de informes legales o

 si se considera necesario en casos excepcionales para proteger el interés vital de usted o de otros.

Se espera y se requiere que cualquier proveedor de servicios externo y asesor profesional a quien se divulguen sus datos personales proteja la confidencialidad y seguridad de sus datos personales y solo puede usar sus datos personales de conformidad con las leyes y regulaciones de privacidad de datos aplicables.

Además, en el caso de que cualquier empresa de Volvo Group que esté ubicada dentro de la UE/EEE transfiera datos personales a terceros externos que se encuentren fuera de la UE/EEE, la empresa de Volvo Group correspondiente se asegurará de que existen las protecciones adecuadas que proporcionar niveles adecuados de protección de sus datos personales según lo exigen las leyes de privacidad de datos aplicables (incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE). Por ejemplo, esto puede incluir el uso de cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o cualquier otro mecanismo que las autoridades pertinentes hayan reconocido o aprobado de vez en cuando.

Si tiene preguntas sobre cómo Volvo compartirá sus datos personales, comuníquese con el delegado de protección de datos de Volvo Group a través de los datos de contacto indicados anteriormente.

Volvo utiliza medidas de seguridad legales, técnicas y organizativas adecuadas y razonables, incluida la seguridad de la tecnología de la información y las medidas de seguridad física, para proteger adecuadamente los datos personales.

Estas medidas son adecuadas para los riesgos que plantea el procesamiento de datos personales y a la sensibilidad de los datos personales y tienen en cuenta los requisitos de la legislación local vigente. Además, las medidas se mejoran continuamente en consonancia con el desarrollo de los productos y servicios de seguridad disponibles.

Volvo exige que todas las personas cumplan con las políticas de seguridad vigentes relacionadas con los datos personales cuando utilicen los sistemas Volvo. 

Volvo normalmente conservará sus datos personales durante el plazo de la asignación de consultoría y como se documenta en nuestro programa de retención de datos y suplementos aplicables. Cuando su asignación haya finalizado, Volvo solo tratará los datos personales que se consideren necesarios para el cumplimiento de los fines para los que se recopilaron y solo hasta que se haya cumplido dicho propósito o, si es más tarde, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las obligaciones legales locales o para satisfacer cualquier requisito legal en caso de una disputa o reclamo real, amenazado o anticipado.

Usted puede tener derecho, cuando así lo dispongan las leyes y regulaciones de privacidad de datos vigentes, a:

  • Solicitar acceso a los datos personales que Volvo trata sobre usted: este derecho le permite saber si tenemos datos personales sobre usted y, si lo hacemos, a obtener información y una copia de las piezas y categorías específicas de datos personales.
  • Solicitar una rectificación de sus datos personales: este derecho le permite corregir sus datos personales si son inexactos o incompletos.
  • Oponerse al tratamiento de sus datos personales: este derecho le permite solicitar que Volvo deje de tratar sus datos personales.
  • Solicitar la eliminación de sus datos personales: este derecho le permite solicitar la eliminación de sus datos personales, incluso cuando dichos datos personales ya no sean necesarios para lograr los fines.
  • Solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales: este derecho le permite solicitar que Volvo trate sus datos personales solo en circunstancias limitadas, incluso con su consentimiento.
  • Solicitar la portabilidad de sus datos personales: este derecho le permite recibir una copia (en un formato portátil y, si es técnicamente factible, fácilmente utilizable) de sus datos personales, o solicitar a Volvo que transmita dichos datos personales a otro responsable del tratamiento de datos.
  • En el caso de que el tratamiento que realizamos de sus datos personales o parte de los mismos se base en su consentimiento, retirar en cualquier momento su consentimiento, en cuyo caso Volvo cesará cualquier actividad de tratamiento adicional de sus datos personales o la parte pertinente de los mismos (sin embargo, tal retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento efectuada con anterioridad).

Tenga en cuenta que es posible que Volvo no siempre esté obligado a cumplir con una solicitud de eliminación, restricción, objeción o portabilidad de datos. Se podrá evaluar caso a caso las obligaciones legales de Volvo y la excepción a dichos derechos.

También tiene derecho a presentar reclamos relacionados con el procesamiento de sus datos personales por parte de Volvo ante las autoridades competentes. Para obtener más información sobre estos derechos y cómo ejercerlos, comuníquese con el responsable de privacidad de Volvo Group a través de los datos de contacto indicados anteriormente.

Volvo recomienda la revisión periódica de este Aviso de privacidad para estar al tanto de cualquier cambio.

Nos reservamos el derecho de modificar este Aviso de privacidad según sea necesario. Cuando lo hagamos, notaremos cerca de la parte superior de este Aviso de privacidad la fecha en que se realizan dichos cambios y/o cuando entran en vigencia. 

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